OnlyOffice Desktop Review

Werbung: Dieser Artikel entsteht auf Grund einer Zusammenarbeit mit OnlyOffice.

Vor einiger Zeit habe ich in meinem Blog über OnlyOffice gesprochen. Genauer gesagt ging es um die Online-Editoren (als Erweiterung zu OnlyOffice Desktop) des Unternehmens, die eine starke Alternative zu Microsoft Office darstellen. Diese Stärke können die Editoren insbesondere im Heimbereich ausspielen, denn sie sind kostenlos nutzbar und bilden damit eine wichtige Grundlage für das übergreifende Bearbeiten von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen.

In diesem Artikel möchte ich mit dir mein OnlyOffice Desktop Review genauer ansehen. Diese Software habe ich mir in den vergangenen Tagen genauer angesehen und für mich eine Meinung gebildet, wo sie eine echte Alternative ist. Und ein wichtiger Punkt dabei ist der eben angesprochene Preis.

Doch der Preis ist eben nicht nur der einzige Faktor, der bei einer Dokumenten-Software eine entscheidende Rolle spielt. Viel mehr ist es die Gesamtheit an Funktionen und die Kompatibilität zu anderen Produkten, die den Markt bislang dominieren.

Das Wichtigste gibt es auch in diesem Artikel bereits vorab:

Welches Office ist das beste?

In unserer modernen Welt haben wir uns sehr an die digitale Verarbeitung von Texten, Präsentationen und Tabellen gewöhnt. Es spart uns eine Menge Zeit, Computer als unsere Helfer im Büro oder im Zuhause zu verwenden. Allerdings zeigt sich dabei, dass der beste Rechner recht nutzlos ist, wenn die verwendete Software nicht die richtige ist.

Die Frage, welche Office das beste ist, stellt sich daher zurecht und man sollte sich mit den Produkten zumindest grundlegend auseinander setzen. Wer dabei auf OnlyOffice stößt bemerkt schnell, dass diese Software – zumindest in meinen Augen – entscheidende Vorteile liefert. Sie ist kostenlos nutzbar im Heimgebrauch, man kann mit ihr gängige Formate von Dateien nutzen und sie bietet darüber hinaus noch Integrationen in eigene Speicherlösungen.

Nehmen wir an, du betreibst eine eigene OwnCloud oder Nextcloud, in der all deine Daten abgelegt werden. So hast du von überall Zugriff auf alle wichtigen Dateien, die man so in seinem täglichen Leben braucht. Wieso sollte also nun dein Editor nicht von direkt diesen Speicherquellen Dokumente öffnen können?

OnlyOffice kann genau das und integriert sich damit sehr gut in eigene Umgebungen. Ich zum Beispiel nutze auf meinen eigenen Servern die Nextcloud sehr gerne, um mit anderen an Dokumenten oder Projekten zu arbeiten. Allerdings macht mir meine Office Suite da manchmal einen Strich durch die Rechnung. Denn vor dem Bearbeiten müssen die Dokumente heruntergeladen und nach dem Bearbeiten wieder hochgeladen werden. Das dauert zwar insgesamt nicht lange, ist aber schon sehr nervig.

Mit OnlyOffice ist das nicht notwendig. Ich gebe meine Nextcloud als Speicherort an und kann direkt die gewünschten Dokumente öffnen, bearbeiten und wieder speichern.

Datenschutz bei Dokumenten

Natürlich sind solche Funktionen nicht nur für Privatanwender durchaus interessant. Auch im geschäftlichen Bereich kann es durchaus Sinn ergeben, all seine Dokumente und Daten auf eigenen Servern zu verarbeiten. So behält man nicht nur die Kontrolle, sondern macht sich auch sein Leben hinsichtlich des Datenschutzes ein wenig einfacher.

Gängige Office-Lösungen können da jedoch oft nicht mithalten. Sie basieren darauf, dass Dokumente online in der Cloud abgelegt und von dort aus bearbeitet werden. Das ist zwar sehr komfortabel und auch für den Anwender einfach, aber rechtlich nicht immer ganz unproblematisch. Aber apropos Komfort …

Wer sagt eigentlich, dass andere Lösungen weniger komfortabel sind? Aus OnlyOffice Desktop heraus kann ich Dokumente mit anderen bearbeiten, teilen und auch offline verwenden. Im Grunde bietet es genau den gleichen Funktionsumfang wie die Lösungen manch großer Unternehmen.

Gerade im Geschäftsumfeld kann OnlyOffice daher auch eine sehr interessante Alternative sein, wenn man dazu bereit ist, vorhandene Konzepte zu hinterfragen und auf den Kopf zu stellen. Aber wer das grundsätzlich ausschließt, wird vermutlich sowieso an anderen Stellen noch viele Probleme bekommen. Denn die Welt ist stetig im Wandel und unsere Systeme müssen sich diesem Wandel auch immer wieder anpassen.

OnlyOffice Desktop

Schauen wir uns nun ein paar Funktionen von OnlyOffice genauer an. Wie wir schon am Aufbau der Software erkennen, wirkt es sehr intuitiv und ist auf Anhieb ziemlich gut bedienbar. Sicherlich findet man nicht sofort jeden einzelnen Button. Doch man hat das Gefühl, in einer vertrauten Umgebung zu arbeiten.

In der Mitte der Software befindet sich unser Dokument. An der Oberseite findest du verschiedene Menüpunkte sowie die Auswahl für Formatvorlagen, wo du auch eigene Vorlagen hinzufügen kannst. Über die Menüpunkte kannst du außerdem das Layout deines Dokuments verändern, Verweise nutzen, die Zusammenarbeit starten, das Dokument schützen sowie Plugins nutzen. Natürlich gibt es darüber hinaus noch weitere Funktionen, doch leider können wir nicht auf jede Funktion im Detail eingehen.

Auf der rechten Seite des Bildschirm befinden sich weitere Einstellungen zum Dokument. So siehst du im Screenshot zum Beispiel, dass ich die Zeilenabstände und Einzüge verändern kann, ohne lange in einem Untermenü zu suchen. Weitere Einstellungsmöglichkeiten werden immer dann freigeschaltet, wenn ich entsprechende Elemente im Dokument verwende. Zum Beispiel innerhalb von Tabellen, wo sich dann die Vorlage auswählen und auch die Spaltenbreite anpassen lässt. Verlasse ich den jeweiligen Bereich im Dokument, wird die Einstellungsmöglichkeit wieder entfernt. Ich sehe also immer genau das, was ich in diesem Moment brauche und werde nicht unnötigen Elementen von der Arbeit abgehalten.

Präsentationen und Tabellen

Gerade für Schule, Studium oder Arbeit sind hin und wieder Tabellen und Präsentationen interessant. Auch hier ist die Benutzeroberfläche sehr ähnlich und lässt sich ziemlich leicht handhaben. Wir finden oben wieder unser Hauptmenü sowie auf der rechten Seite Einstellungen, die auf Basis der aktuell ausgewählten Elemente freigeschaltet werden.

Präsentationen können darüber hinaus wie gewohnt über Animationen verfügen, verschiedene Designs aufweisen und entweder frei oder in einem Raster gestaltet werden.

Auch bei der Tabellenkalkulation finden wir unser gewohntes Layout, das jedoch im Vergleich zu Präsentationen und Dokumenten speziell für Tabellen angepasst sind. So finden wir im Menü PivotTabellen und Formeln, mit denen wir unserer Tabellenkalkulation mehr Logik verleihen können.

Selbstverständlich bietet OnlyOffice Tabellen auch die Möglichkeit, dass mehrere Tabellen (sogenannte Sheets) in einem Dokument erstellt werden können. Damit sorgt man für mehr Übersicht und kann noch mehr Informationen innerhalb einer Datei unterbringen.

OnlyOffice Plugins

Manchmal kommt es vor, dass vorhandene Software nicht immer genau das liefert, was man alles braucht. Oder man entdeckt über die Zeit, dass weitere Funktionen sehr hilfreich wären, wenn es sie denn geben würde. Das Positive an der ganzen Sache ist, dass OnlyOffice hierfür vorgesorgt hat. So gibt es diverse Plugins für die Desktop Editoren, die kostenfrei heruntergeladen werden können.

Unter den Erweiterungen befindet sich zum Beispiel ChatGPT. Damit lassen sich nicht nur schnelle Recherchen anstellen, sondern auch Texte generieren. Gerade bei diesem Plugin lässt sich erkennen, dass OnlyOffice immer am Zahn der Zeit ist, denn ChatGPT selbst erlebt gerade in den vergangenen Wochen einen regelrechten Hype.

Wer lieber gerne im Team arbeitet, wird sich mit großer Sicherheit über das Zoom-Plugin freuen. Hiermit lassen sich Videoanrufe direkt aus OnlyOffice heraus machen, so dass man sehr fokussiert an einem gemeinsamen Projekt arbeiten kann.

Darüber hinaus gibt es natürlich noch diverse weitere Plugins. Am Start sind unter anderem WordPress, Twilio, DeepL, Jitsi, LinkedIn, OneDrive, Telegram, Twitter und YouTube. Damit lässt sich die eigene Office-Suite definitiv an den jeweiligen Einsatzzweck anpassen.

Wer hingegen nicht fündig wird, aber eine großartige Idee hat, kann sogar selbst entwickeln. Mit dem notwendigen Know-How können eigene Plugins programmiert und in OnlyOffice integriert werden. In einem Leitfaden gibt es hierzu vom Unternehmen direkt die passenden Informationen.

Und wer nicht genug vom Code bekommt, kann selbstverständlich auf GitHub den Originalcode der Produkte einsehen. Das macht OnlyOffice zu einem sehr transparenten Tool, das in der Praxis durchaus eine große Relevanz besitzt.

Lässt sich mit OnlyOffice Desktop gut arbeiten?

In der Praxis sind all die vorgestellten Funktionen schöne Sachen. Doch die Gesamtheit der Funktionen nützt relativ wenig, wenn sich mit der Software nicht gut arbeiten lässt. Ich habe sie daher eine Weile lang ausprobiert und möchte nun auf meine Erfahrungen zu sprechen kommen.

Insgesamt ist OnlyOffice Desktop eine runde Sache. Es gibt zwar – obwohl OnlyOffice Deutsch beherrscht – an manchen Stellen noch kleinere Übersetzungsschwächen. Doch die stören in der Praxis tatsächlich nicht. Dokumente lassen sich schnell und einfach erstellen, bearbeiten und verändern. Auch Tabellenkalkulationen sind ohne Probleme möglich. Präsentationen habe ich bislang nur angetestet und nicht weiter verwendet. Aktuell habe ich persönlich einfach nichts in dieser Form zu präsentieren.

Was mir an der Suite besonders gefällt, sind die Erweiterungsmöglichkeiten und Integrationen in bestehende Umgebungen. So kann ich zum Beispiel meine eigene Nextcloud als Speicherort verwenden und meinen Servern so noch mehr an Bedeutung verleihen.

Nach meiner Zeit als Student hat sich für mich außerdem die Frage gestellt, ob ich für eine Office-Lizenz wirklich so viel Geld ausgeben möchte. Und ich frage mich wirklich, warum Office 365, wenn doch OnlyOffice einen so großen Funktionsumfang bietet?

Ich kann die Editoren im Web, auf dem PC, dem Tablet und sogar dem Smartphone nutzen. Damit habe ich meine Dokumente immer und überall dabei und im Fall des Falles sehr schnell griffbereit. Auch kleine Änderungen kann ich ortsunabhängig machen, was mir schon an so manchen Tagen wirklich sehr geholfen hat.

Persönlich kann ich sagen, dass ich OnlyOffice Desktop als wirklich starke Software wahrnehme, die wirklich stabil läuft. Es gibt im Grunde kein einziges Argument dafür, warum man der Software nicht zumindest mal eine Chance geben soll. Ich meine immerhin ist es umsonst erhältlich. Bevor ich also nun hergehe und Unmengen an Geld für eine Software investiere, die ich privat vermutlich nicht mal täglich brauche, greife ich persönlich lieber zu OnlyOffice. Hier überwiegen für mich definitiv die Vorteile.