OnlyOffice Docs im Überblick

Werbung: Dieser Artikel entsteht auf Grund einer Zusammenarbeit mit OnlyOffice.

Dokumente gemeinsam bearbeiten und immer die Möglichkeit der Bearbeitung zu haben, ist ein großes Thema. Unternehmen nutzen hierfür gerne die Online-Dienste namhafter US-Unternehmen. Doch es gibt auch Möglichkeiten für den Privatanwender, der gerne mit seiner Familie an einem Dokument arbeiten will. Die Lösung hierzu lautet OnlyOffice Docs.

In diesem Artikel möchte ich mir mit dir die Lösung OnlyOffice Docs ansehen. Wir werden klären, um was es sich dabei handelt, wie man es nutzt und welchen Vorteil das für dich bringen kann. Interessant dabei ist, dass ich beruflich eine andere Lösung einsetze und daher einen ganz guten Vergleich anstellen kann.

Das Wichtigste vorab:

Was ist OnlyOffice?

Bei OnlyOffice handelt es sich um eine umfassende Lösung für das Bearbeiten von Dokumenten, Präsentationen und Zusammenarbeiten an Dateien. Dabei gibt es verschiedene Lösungen des Unternehmens, die auf unterschiedliche Zielgruppen ausgerichtet sind.

Ein großer Vorteil ist, dass OnlyOffice auf einem eigenen Server installiert werden kann. So wird es möglich, dass die Daten auf einem eigenen Gerät verarbeitet werden und kein externer Dienstleister dafür benötigt wird. Ich kann zum Beispiel innerhalb meiner Proxmox-Umgebung einen eigenen Server bereitstellen, der für die Bearbeitung von Dokumenten dienen kann.

Jedes Familienmitglied kann dann seinen eigenen Zugang zu OnlyOffice bekommen und ab diesem Moment Dokumente bearbeiten.

Da man natürlich nicht immer und überall Zugriff auf einen Online-Dienst haben kann, gibt es auch Offline-Versionen der Software. Vergleichbar sind die Offline-Versionen mit einem lokal installierten Microsoft Office. Sie unterscheiden sich jedoch ganz stark in der Preisgestaltung, zu der wir aber gleich nochmal kommen werden.

Editionen von OnlyOffice Docs

OnlyOffice Docs gibt es in drei verschiedenen Variationen. Diese unterscheiden sich anhand der Zielgruppe, für die sie gedacht sind.

Zur Verfügung stehen dabei Docs Enterprise, Docs Developer und Docs Community. Je nachdem, welche Variante man für sich selbst auswählt, kann man diese entweder in einer Cloud betreiben oder auf dem eigenen Server installieren.

Ein großer Pluspunkt der Office Suite ist dabei, dass der Code auf GitHub eingesehen werden kann. So ist es theoretisch (und auch praktisch) möglich, sich einen vollumfassenden Eindruck zu verschaffen. Das kann im Zweifel dabei helfen, heimliche Spionage vollkommen auszuschließen. Anders als bei proprietären Lösungen kann man nämlich wirklich alles von A-Z einsehen.

Wer seine OnlyOffice Suite gerne in der Cloud oder auf einem anderen Server (der nicht der eigene ist) installieren möchte, muss dafür natürlich entsprechend bezahlen. Die Preisgestaltung hängt dabei vom jeweiligen Hoster ab, weshalb sich ein Vergleich in meinen Augen absolut lohnt.

Das führt uns auch schon zum Thema Preisgestaltung.

OnlyOffice Preise

Die Preisgestaltung von OnlyOffice ist für mich auf den ersten Blick etwas irritierend. Zwar wird sofort klar, dass zwischen Privatanwender und Geschäftskunden unterschieden wird, aber an manchen Stellen kommt dann auch wieder das Wort kostenlos ins Spiel.

Ich würde mir persönlich wünschen, dass OnlyOffice hier eine ganz klare Struktur präsentiert, die der Kunde auch auf einen Blick nachvollziehen kann. Hier sollte auch auf den Unterschied zwischen Privatgebrauch und Community explizit eingegangen werden. Das wäre für mich persönlich wesentlich einfacher.

Nach meinen Recherchen ist die Preisgestaltung für Privatanwender wie folgt aufgebaut (Stand: November 2022).

Desktop-Editoren, die als Ersatz für Microsoft Office genutzt werden können, sind kostenlos und Open Source. Eine selbst gehostete Instanz von Editoren kostet einmalig 139 Euro für bis zu 10 Benutzer. Updates sind 1 Jahr lang inbegriffen. Die selbst gehosteten Produktivitätsapps für Familienprojekte können kostenlos heruntergeladen und auf einem Server installiert werden. Ein sicherer Bereich zum Speichern und Bearbeiten von Dokumenten online kann ebenfalls kostenlos genutzt werden.

Mobile Geräte sind wohl grundsätzlich kostenlos in die Lösung integrierbar, wobei die Apps aus den jeweiligen App Stores heruntergeladen werden müssen. Das kann besonders für Tablets durchaus interessant sein in meinen Augen.

Mein erster Eindruck von OnlyOffice

Wenn ich ehrlich bin, muss ich gestehen, dass ich seit ich denken kann eigentlich nur Microsoft-Produkte für meine Dokumente verwendet habe. Gerade bei der Arbeit hat man oft gar nicht die Wahl, denn die Vorgaben machen eben andere. Privat war ich bislang sehr bequem und habe eben die gleiche Lösung genutzt. Gerade als Student war die Lizenz dabei sowieso recht günstig zu erwerben.

Das mag vielleicht auch der Grund sein, weshalb ich mich nie mit Alternativen beschäftigt habe. Doch schon mein erster Blick auf OnlyOffice ist positiv. Die Suite und die Editoren wirken vertraut und bieten sehr viele Möglichkeiten. Besonders positiv für mich ist dabei, dass der Online-Editor auch einen Darkmode unterstützt und ich so nicht das Gefühl habe, dass ich gerade völlig bestrahlt werde von meinem Bildschirm.

Als Fan von selbst gehosteten Diensten erfreut es mich außerdem sehr, dass ich auf einem einzigen Server die komplette Familie mit entsprechenden Editoren versorgen kann. Großes Plus dabei ist natürlich, dass ich diese auch von unterwegs nutzen kann, sofern ich sie brauche. Alles was hierzu auf einem PC installiert sein muss, ist ein aktueller Webbrowser.

Die Funktion, gemeinsam Dokumente zu bearbeiten ist dabei ebenfalls echt keine schlechte Sache. Gerade wenn man einmal an einem Dokument arbeiten möchte, aber nicht am gleichen PC sitzt, hat so jeder einen Überblick.

Interessant dürfte eine selbst gehostete Instanz von OnlyOffice übrigens auch dann sein, wenn sich Unternehmen um das Thema Datenschutz sorgen. Denn auf einem eigenen Server kann man die Dateien viel sorgloser bearbeiten als in irgendwelchen Cloudlösungen. Wenn der Server dann noch über jede Menge Speicher verfügt, kann OnlyOffice zur zentralen Dokumentablage werden und jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die entsprechenden Dokumente, die er für seine tägliche Arbeit benötigt.

Bedenkt man dabei auch, dass es heute nicht unüblich ist an verschiedenen Orten zu arbeiten, wird eine weitere Stärke klar. OnlyOffice bietet dem Anwender die Möglichkeit, direkt einen Chat innerhalb der Dokumente zu führen oder gemeinsam an digitalen Projekten zu arbeiten. Mal kurz einen Link zum entsprechenden Dokument versenden und dann gemeinsam an einem Ziel arbeiten ist so keine Schwierigkeit mehr.

OnlyOffice Personal im Test

Für den Test habe ich mir OnlyOffice Personal ausgesucht. Hierbei handelt es sich um einen persönlichen Bereich zum Speichern und Bearbeiten von Dokumenten. Ich habe hier die Möglichkeit, Links zu meinen Dokumenten zu teilen und so in Echtzeit mit Bekannten, Geschäftspartnern oder der Familie zusammen zu arbeiten. Laut Angaben auf der offiziellen Website, wird OnlyOffice Personal dabei idealerweise von Studenten, Bloggern und Freiberuflern eingesetzt.

Nach dem Login erwartet dich eine Übersicht deiner abgelegten Dateien, die du mit den entsprechenden Online-Editoren bearbeiten kannst. Ähnlich wie bei der Nextcloud, die übrigens eine Integration von OnlyOffice erlaubt. Testweise habe ich mir ein Dokument unter dem Namen Mein Testdokument angelegt. Du findest es im Screenshot sogar ganz oben.

Die Übersicht Meine Dokumente sieht dabei aus, wie ein ganz normaler Dateiexplorer. Es sind auch Informationen darüber ersichtlich, wann das Dokument erstellt oder verändert wurde und welche Größe es hat. Über die Buttons ganz rechts habe ich dann noch die Möglichkeit, ein Dokument zu teilen, sperren oder weitere Aktionen aufzurufen.

Praktisch ist auch, dass ich in der Übersicht direkt die Möglichkeit habe, weitere Konten hinzuzufügen. Dabei stehen unter anderem Dienste wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive zur Verfügung. Wer seine Daten lieber in einer eigenen Nextcloud speichert, kann auch dieses Konto hinzufügen.

Alleine an den Integrationsmöglichkeiten wird aus meiner Sicht deutlich, dass OnlyOffice sich nicht als geschlossene Lösung sieht. Viel mehr ist es ein Teil einer gesamtheitlichen Struktur, wie man seine eigenen Daten bearbeitet und verwaltet.

Der Online-Editor von OnlyOffice

Bei einer Lösung für die Bearbeitung von Dokumenten, kommt es aber nicht nur auf die zentrale Dateiablage an. Viel mehr spielt der Editor eine ganz maßgebliche Rolle, denn dieser sollte intuitiv nutzbar sein. Und hier wird aus meiner Sicht direkt eine Sache deutlich. Der Online-Editor von OnlyOffice für Textdokumente ähnelt sehr stark der Lösung von Microsoft. Das hat natürlich den Vorteil, dass die Bedienung für viele Anwender sehr intuitiv wirkt und auch der Umstieg kein großes Problem darstellt.

An der Oberseite der Anwendung finden wir verschiedene Einstellungsmöglichkeiten für das Dokument und den darin enthaltenen Text. Wir können aus verschiedenen Formatvorlagen wählen und sogar eigene hinzufügen. Ebenso stehen weitere Optionen zur Verfügung, wie zum Beispiel das Layout, Verweise und der große Punkt Zusammenarbeit.

Links vom Dokument befinden sich Schnellzugriffe für unterschiedliche Funktionen. Hier können Kommentare im Dokument hinterlassen oder auch ein Chat mit anderen Bearbeitern geführt werden. Das ist ein nettes Feature, das insbesondere die Zusammenarbeit deutlich erleichtern dürfte.

Wie aus dem Screenshot zu erkennen ist, befindet sich der Chat aufgeklappt links. Dort erhält man (leider nicht im Screenshot) einen schönen chronologischen Verlauf der Unterhaltung und kann bei Bedarf nochmal nachsehen, was geschrieben wurde.

Benutzen von Office-Dokumenten

Wem es beim ersten Screenshot noch nicht aufgefallen ist, sollte nochmal einen genauen Blick darauf werfen. OnlyOffice speichert seine Textdokumente im Format DOCX ab, wodurch sie kompatibel zu Microsoft Office sind. Das bedeutet im Klartext, dass Dokumente zwischen Microsoft Office und OnlyOffice ausgetauscht werden können.

Spaßeshalber habe ich dabei mal ein altes Dokument von mir hochgeladen. Im Dokument enthalten sind verschiedene Formatierungen und Bilder. Das Dokument habe ich vor langer Zeit mit Microsoft Office erstellt und seither lag es unangetastet auf meinem NAS. Ich meine mich sogar noch zu erinnern, dass es zu Schulzeiten entstanden ist. Aber nun gut.

Der Upload verlief ohne Probleme und auch beim Öffnen der Datei gab es keine Schwierigkeiten. Besonders erstaunt war ich darüber, dass alle Formatierungen und Bilder wie im Original auch sind. Es gab keinerlei Schwierigkeiten in der Darstellung und man könnte meinen, das Dokument sei in OnlyOffice erstellt worden.

Schlussendlich bedeutet das für dich, dass du ohne Probleme Dokumente mit Geschäftspartnern, Freunden oder der Familie austauschen kannst, unabhängig von deren eingesetzten Lösung. Ob es hierzu unbedingt DOCX braucht, sei mal dahingestellt. Ich würde jedoch behaupten, dass dieses Dateiformat durch Microsoft so stark verbreitet ist, dass es gewissermaßen der Quasi-Standard ist.

Mein Fazit zu Office Suite

Ich muss ja wirklich gestehen, dass ich OnlyOffice zuvor nie so im Blick hatte. Und ehrlich gesagt hätte ich vermutlich auch nie darüber nachgedacht, meine Office Suite zu wechseln. Doch die Kooperation hatte auch für mich einige Vorteile.

So habe ich mich zum Beispiel im Zuge der Erstellung meines Artikels viel mehr mit diesen Produkten beschäftigt, als ich es vermutlich sonst je getan hätte. Und besonders eine Sache gefällt mir dabei ganz besonders. Und das ist die Zusammenarbeit mit anderen.

Jetzt spiele ich aktuell mit dem Gedanken, meine Pläne für Microsoft Office über Bord zu werfen und komplett zu OnlyOffice zu wechseln. Ich meine, wieso schlussendlich auch nicht? Eine Einmallizenz für einen eigenen Server ist auf Dauer gesehen wesentlich günstiger als die monatliche oder jährliche Zahlung eines Abonnements, das darüber hinaus noch an Dienste eines Unternehmens gekoppelt ist. Ich habe nicht die volle Kontrolle und ich weiß schlussendlich auch nicht zuverlässig, was mit meinen Daten passiert. Auf einem eigenen Server sieht das schon wieder etwas anders aus.

Während meines Tests habe ich ein wenig mit den verschiedenen Funktionen gespielt und einiges ausprobiert. Und ich muss sagen, das Tool gefällt mir. Gerade OnlyOffice Personal ist wirklich schnell und scheint zuverlässig zu arbeiten. Alles, was ich zum Bearbeiten brauche, ist ein aktueller Browser. Und den habe ich schlussendlich auf jedem Gerät. Insbesondere auf jedem Computer.

Mein Tipp an dich zum Abschluss

Mir ist durchaus bewusst, dass Kooperationen und bezahlte Postings auf den einen oder anderen Leser mitunter etwas voreingenommen wirken können. Aber genau hier habe ich einen tollen Tipp für dich, der dich eventuell begeistern könnte.

OnlyOffice Personal kannst du kostenlos nutzen und ausprobieren. Wenn es dir nicht mehr gefällt, dann nutzt du es nicht mehr. Du musst für die Registrierung und das Nutzen des Online-Editors nichts bezahlen und auch keine Zahlungsinformationen hinterlegen. Alles was du brauchst, ist eine E-Mailadresse, einen Vornamen und einen Nachnamen. Ich bin fest davon überzeugt, dass du alle drei Dinge hast!

Bevor du also nun auf die Suche gehst nach dem nächsten Abonnement, das du für die Bearbeitung von Dokumenten abschließen musst, wirf doch mal einen Blick auf die kostenlosen Produkte des Unternehmens. Vielleicht gefällt es dir und du bist so begeistert, dass du sie weiterhin einsetzt. Und falls nicht? Na dann hast du doch nichts verloren. Du kannst jederzeit deine Dokumente herunterladen und in der Cloud löschen. Oder du verzichtest komplett auf den Clouddienst und bearbeitest deine Dokumente mit den Offline-Tools genauso wie online.

Es liegt ganz alleine bei dir. Vielleicht ist heute der Tag, um einfach mal etwas Neues auszuprobieren. Ich für meinen Teil werde OnlyOffice auf jeden Fall noch weiterhin nutzen und vielleicht noch das eine oder andere entdecken, das mich nochmals begeistert oder auch etwas finden, das mich daran stört. Für den jetzigen Moment bin ich jedenfalls ziemlich positiv überrascht von den Produkten und finde sie auch qualitativ gelungen.