Papierloses Büro für alle
Papierloses Arbeiten ist der Traum vieler Menschen, die oft mit Büroarbeit zutun haben. Und sogar ein papierloses Büro für daheim kann durchaus hilfreich sein. Dokumente digitalisieren und intelligent verwalten lassen hilft dir dabei, den Überblick zu behalten. Denn dann reicht ein Stichwort und du findest auf Anhieb das richtige Dokument zur richtigen Zeit. Doch bis dahin ist es ein Weg. Und ich möchte dir auf dieser Themenseite zum papierlosen Büro zeigen, woran du alles denken solltest. Ich selbst arbeite schon seit Jahren weitestgehend ohne Papier. Sowohl privat als auch beruflich.
Was ist ein digitales Büro?
Doch was ist ein digitales Büro? Nun, zuerst musst du wissen, dass ich diesen Begriff als Synonym für papierloses Büro verwende. Denn ein papierloses Büro hat sehr viel mit Digitalisierung im Büro zutun. Es geht darum, analoge Prozesse und Unterlagen in eine digitale Form zu bringen.
Der große Vorteil besteht darin, dass du mit einer guten Digitalisierung und Infrastruktur jederzeit von überall auf dein digitales Büro zugreifen kannst. Ich nutze das zum Beispiel, um meine analogen Dokumente immer griffbereit zu haben, wenn ich unterwegs bin. Aber auch wenn ich am heimischen Schreibtisch sitze ist dieser Weg über den PC oder Mac wesentlich leichter, als unzählige Ordner zu wälzen und den passenden Brief zu finden.
Denn was analogen Ordnern bis heute fehlt, ist die Suchfunktion!
Rechtliche Aspekte im papierlosen Büro
Bevor du dich in das Abenteuer papierloses Büro stürzt, musst du jedoch einige Aspekte beachten. So gibt es möglicherweise rechtliche Aspekte, die du beachten musst. Mein Finanzamt zum Beispiel – und ich denke das kann bei dir ähnlich sein – steht total auf Originalbelege. Und das bedeutet im Zweifel auch, dass du Belege in Papierform vorhalten musst. Natürlich kannst du jetzt einiges tun, um da einen anderen Weg zu finden. Allerdings will ich dir ganz dringend den Ratschlag geben, dass du dich vor allem mit deinem Steuerberater dazu austauscht. Wir haben wirklich großartige Steuerberater in unserem Land, die dir da sehr kompetent weiterhelfen können.
Papierlos arbeiten
Das iPad ist ein Symbol des papierlosen Büros wie kein anderes Gerät. Denn für das Apple iPad gibt es diverse Tools, die das Leben im digitalen Büro leichter machen. Wusstest du zum Beispiel, dass das iPad Dokumente scannen kann?
Oder möchtest du doch lieber ein paar allgemeine Tipps zum digitalen Arbeiten ohne Papier? Dann empfehle ich dir diesen Artikel. Dort beschäftige ich mich mit genau diesem Thema und es ist hoch interessant!
Doch neben allgemeinen Tipps ist auch die Ordnerstruktur im papierlosen Büro wichtig. Ich zeige dir, welche Konzepte es gibt und gebe dir eine Entscheidungshilfe an die Hand.
Kommen wir allerdings zum Kernpunkt. Die richtige Software für das papierlose Büro. Mit ihr steht und fällt alles, denn nur mit einer starken Software wirst du dein digitales Büro meistern.
Ist dir das alles zu theoretisch? Dann solltest du einen Blick auf paperless ngx werfen. Hierbei handelt es sich um ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das dir den Alltag mit Dokumenten erleichtert. Egal ob privat oder beruflich.
Hast du weitere Ideen, Anregungen oder Themenwünsche? Dann kontaktiere mich gerne und lass uns über deine Ideen sprechen. Ich freue mich auf deinen Input und deine Vorstellungen, wie das papierlose Büro zum Erfolg wird. Die zur Verfügung stehenden Kontaktmöglichkeiten findest du im Bereich Autor und Kontakt.