Software für das papierlose Büro – diese gibt es!
Die richtige Software für das papierlose Büro ist ein zentrales Element für den Erfolg. Dass ein papierloses Büro generell Software benötigt um richtig genutzt werden zu können, sollte dabei jeder Person klar sein. Die Software hilft dabei, dich im Alltag zu unterstützen und dir wichtige Funktionen zu liefern. Dabei ist die Auswahl gar nicht mal so leicht und auch ich habe aktuell noch nicht das richtige Setup. Dennoch ist es an der Zeit sich die richtige Software für das papierlose Büro einmal anzusehen. Das ist übrigens auch wichtig für ein papierloses Büro Zuhause. Denn gerade hier sollte der Ablauf sehr einfach sein in meinen Augen.
Wie du vielleicht weißt, arbeite ich aktuell an einem neuen Themenbereich und taste mich Stück für Stück in diese Thematik vor. In meinem Blog nehme ich dich mit auf die Reise, die wir gemeinsam zurücklegen. Um gemeinsam den Umstieg auf das papierlose Büro zu meistern, möchte ich in diesem Artikel meine Gedanken bezüglich der Software mit dir teilen.
Gleich vorweg möchte ich anmerken, dass ich auf die unterschiedlichen Software-Produkte nicht im Detail eingehen werde. Jedenfalls nicht in diesem Artikel. Wenn du allerdings den Wunsch hast, dass ich eine der Anwendungen einmal genauer vorstelle, freue ich mich über dein Feedback in den Kommentaren. Diese findest du am Ende dieser Seite. Dort kannst du mir gerne sagen, für welche Software du dich interessierst und ich werde schauen, wie ich daraus einen passenden Artikel erstellen kann.
Diese Chance solltest du nicht verpassen, denn so hast du als Leser oder als Leserin maßgeblichen Einfluss auf die Inhalte in diesem Themenbereich. Wo gibt es denn sowas heute noch? 😉
Inhalte
- Arten von Software
- Digitalisierung von Dokumenten
- Belege verwalten mit Lexoffice
- Texterkennung (OCR)
- Dokumentenverwaltungssystem
- Andere Software
Welche Arten von Software gibt es?
Grundsätzlich muss man bei der Auswahl der Software zwischen unterschiedlichen Arten unterscheiden. Wir haben Apps und Tools, die zur Erstellung von handschriftlichen Notizen dienen sowie jene, die zur Digitalisierung von Papierdokumenten dienen. Daneben gibt es Tools, die zur Strukturierung der Dokumente dienen. Zuletzt gibt es in meinem Beitrag noch eine Software, die der Verwaltung von Belegen und Rechnungen dient. Letztere ist besonders im gewerblichen Umfeld wichtig und von großer Bedeutung. Selbstverständlich ist damit die Liste nicht vollständig und es wird stetig neue Anwendungen geben. Doch im Groben kann man die Software damit recht gut eingrenzen.
Anwendungen für handschriftliche Notizen habe ich bereits in meinem letzten Artikel angeschnitten. Wenn du dich hierfür interessierst, empfehle ich dir meinen letzten Beitrag dazu. Dort habe ich dir etwas über Apples Notizen sowie Microsofts OneNote erzählt. Anhand der Ausführung kannst du dabei schon erkennen, dass ich mich aktuell primär mit OneNote beschäftige.
In diesem Artikel hingegen konzentrieren wir uns auf drei andere Arten von Software, die ich dir nachfolgend genauer erläutern möchte. Hierzu gehen wir in einzelnen Abschnitten ganz strukturiert vor, damit du den Faden nicht verlierst.
Eine weitere tolle Auflistung verschiedener Software, auch wenn diese nicht vollständig ist, findest du im Blog Digitales Unternehmertum. Dort wird etwas genauer auf die einzelnen Produkte eingegangen, die du für dein digitales Business nutzen kannst.
Digitalisierung von Dokumenten
Zur Digitalisierung von Dokumenten eigenen sich Scanner, die du im Elektronikmarkt kaufen kannst. Meist sind es Kombigeräte (also Drucker mit integrierter Scan-Funktion). Es gibt jedoch auch spezielle Hardware, die sich auf das Digitalisieren von Dokumenten spezialisiert. Diese laufen meist unter dem Namen Dokumentenscanner und verursachen Kosten im dreistelligen Bereich – das ergab jedenfalls meine Recherche.
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Zuletzt aktualisiert 2024-11-25 / (*) Affiliate Links / (**) Affiliate Links, Preis kann abweichen (andere Plattform) / Bilder von der Amazon Product Advertising API / Der angegebene Preis kann seit der letzten Aktualisierung gestiegen sein.
Ich selbst nutze für die Digitalisierung meiner Dokumente in der Regel einen Samsung-Drucker, der durch die App Samsung Printer Experience auf Windows 10 scannen kann. Hier lassen sich die Seiten zu einem PDF zusammenfassen, um sie an einem beliebigen Speicherort abzulegen. Ein Speicherort kann dabei entweder die Cloud oder auch ein NAS-System sein. Selbstverständlich können die Dokumente auch auf deinem Computer direkt gespeichert werden. Nachteilig daran finde ich allerdings, dass ich jede einzelne Seite auf den Scanner legen muss. Der Vorgang kann daher unter Umständen doch einige Minuten in Anspruch nehmen.
Diese klassische Methode ist außerdem eher weniger spektakulär und sollte der breiten Masse bereits bekannt sein. Die Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen zum Scannen reicht außerdem so weit, dass ich hierfür keine gezielte Anleitung geben kann. Leider!
Viel interessanter ist daher die Möglichkeit, dass du mit deinem iPhone oder iPad Dokumente scannen und sie abspeichern kannst. Das funktioniert entweder über Drittanbieter-Apps oder auch über die Notizen-App auf deinem iOS-/iPadOS-Gerät.
Hierzu rufst du die App Notizen auf, erstellst eine neue Notiz und tippst auf das Kamera-Symbol. Nun wählst du den Menüpunkt Dokumente scannen und positionierst dein Dokument vor der Kamera so, dass du einen möglichst guten Blick darauf hast. Bei einer geeigneten Positionierung erkennt dein Gerät das Dokument von allein und scannt es mit der Kamera entsprechend ab.
Das gescannte Dokument liegt nun innerhalb deiner Notiz und kann mit einem Tippen darauf aufgerufen werden. Jetzt hast du die Möglichkeit, das Dokument über das Pfeilchen nach oben an einem anderen Ort abzulegen und damit zu sichern. Die Notiz kannst du im Anschluss daran wieder löschen, da sie nicht mehr gebraucht wird.
Eine ebenfalls sehr gute Anleitung zum Scannen mit dem iPhone findest du außerdem in diesem Blog. Dort wird der Vorgang nochmals genau beschrieben und mit Bildern untermauert.
Vor- und Nachteile der Methode
Ein klarer Vorteil dieser Methode besteht darin, dass du jederzeit und an jedem Ort einen Scan aufnehmen und ihn beispielsweise abspeichern oder versenden kannst. Du brauchst keine zusätzliche Hardware, da dein Smartphone diese Funktion bereits von Haus aus bietet. Damit erreichst du eine maximale Flexibilität und kannst auch ortsunabhängig in einem großen Umfang deine Arbeit erledigen.
Ich konnte so zum Beispiel Dokumente für die Uni scannen und sie direkt an die zuständige Stelle weiterleiten. Der Scan war dabei schneller abgewickelt als über den PC, was natürlich auch eine enorme Zeitersparnis bedeutet. Hilfreich ist die Möglichkeit auch dann, wenn du zum Beispiel im Außendienst arbeitest und nicht immer einen Scanner zur Hand hast. Dokumente lassen sich so sehr schnell an das Büro weiterleiten und zur digitalen Verarbeitung abspeichern. Innerhalb des Unternehmenschats können so die Dokumente auch sehr schnell untereinander ausgetauscht werden.
Nachteilig an der genannten Methode ist allerdings, dass die Beleuchtung in deinem Raum stimmen muss. Klar, die LED am Smartphone kann Abhilfe schaffen, jedoch kann die Beleuchtung etwas ungleichmäßig sein. Hier hat – zumindest was die Qualität angeht – der herkömmliche Scanner noch die Nase vorn. Hochwertige Dokumente (eventuell auch Behördenunterlagen) sollten daher wenn möglich vielleicht eher auf dem herkömmlichen Scanner digitalisiert werden. Für einen schnellen Scan oder zur internen Nutzung reicht die Methode jedoch alle Male. Auch für Studenten ergibt sich so die Möglichkeit, dass sie Dokumente ohne zusätzliche Hardware einscannen und versenden können, wie mein Beispiel gezeigt hat.
Verwaltung von Belegen und Rechnungen
Eher für den gewerblichen Bereich ist eine Software gedacht, die sich um die Verwaltung deiner Belege kümmert. Auch ich nutze eine solche Anwendung, um die Buchhaltung des Gewerbes abzuwickeln. Hierbei setze ich auf Lexoffice, das sowohl auf dem PC, als auch auf mobilen Geräten nutzbar ist.
Innerhalb von Lexoffice kann ich meine Belege hochladen und diese der entsprechenden Zahlung auf dem Konto zuordnen. Durch die Texterkennung und die Verwendung von Metainformationen ist es möglich, dass ich auch Monate später noch einen schnellen Zugriff auf die richtigen Dokumente habe. Das funktioniert sowohl am PC über den Webbrowser sehr gut, als auch auf meinem iPad. Wenn ich einmal unterwegs bin oder der PC gerade nicht greifbar ist, kann ich mobil durch meine Beleg stöbern und neue hinzufügen.
Hochgeladene Belege sind dabei entweder bereits digitale Dokumente, die ich von anderen Unternehmen zugeschickt bekomme oder jene, die ich händisch digitalisieren muss. Dabei kann ich auf die Scan-Funktion meines Smartphones zurückgreifen. Beide technischen Möglichkeiten ergänzen sich damit sehr gut und können in Kombination starke Leistungen vollbringen, die andernfalls deutlich länger dauern würden.
Klar ist mir dabei allerdings, dass ich Belege auf Papier dennoch innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zur Verfügung haben muss. Jedoch erspare ich mir die mühevolle Suche in unzähligen Ordnern, gerade wenn es nur um eine kurze Information geht. Auch der Austausch mit dem Steuerberater wird mir dadurch deutlich leichter gemacht, denn Lexoffice bietet hierfür einen passenden Zugang. Auch wer im Unternehmen mehrere Mitarbeiter mit solchen Aufgaben betraut kann eine gewisse Kollaboration erreichen.
Im Blog Unternehmerkanal findest du eine weitere Beschreibung von Lexoffice, wenn du gerne mehr Informationen dazu hättest.
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Vor- und Nachteile von Lexoffice
Ein klarer Vorteil von Lexoffice ist für mich, dass ich meine Belege rund um die Uhr und ortsunabhängig zur Verfügung habe. Selbst im Urlaub kann ich bei Bedarf schnell auf wichtige Informationen zugreifen und muss nicht warten, bis ich wieder physischen Zugriff auf meine Dokumente habe.
Hinzu kommt, dass ich geräteübergreifend arbeiten kann und durch die Cloud auch eine gewisse Sicherheit habe, dass die Dokumente jederzeit verfügbar sind.
Dieser Vorteil kann sich jedoch auch schnell zum Nachteil entwickeln und das muss jedem Anwender bewusst sein. Dokumente, die sich in der Cloud befinden, sind vom Internet abhängig. Fällt das aus oder hat der Dienst Probleme, gibt es keine Möglichkeit an die Dokumente zuzugreifen. Zwar kann ich sagen, dass ich bisher in der ganzen Zeit keinerlei Probleme hatte, jedoch würde ich es auch nie komplett ausschließen. Eine interne Speicherung von Belegen auf dem eigenen Server würde ich daher auf jeden Fall zusätzlich in Betracht ziehen. Festplatten sind in unserer heutigen Zeit nicht mehr sehr teuer. Sie können in guten Systemen jederzeit ausgewechselt werden, sofern sich der Speicher dem Ende neigt.
Texterkennung in Dokumenten
Bereits angesprochen habe ich die Texterkennung in Dokumenten. Hierbei handelt es sich um ein Verfahren, bei dem der Computer versucht, den Inhalt eines Dokuments zu erfassen. Das bedeutet, dass primär PDF-Dokumente auf ihren Inhalt untersucht werden und dieser zusätzlich zur Datei gespeichert wird. Die Daten, die dem Dokument dabei hinzugefügt werden, nennt man auch Metadaten.
Metadaten beschreiben ein Datum (Einzahl von Daten 😉 ), um dieses verwalten, sortieren oder finden zu können.
Die Texterkennung ist dabei bekannt als OCR, was für Optical Character Recognition steht. Diese Technik wird deshalb benötigt, da Scanner normalerweise nur eine Abfolge von Bildpunkten liefern, die für den Computer selbst keinen Sinn ergeben. Durch OCR versucht der Computer den Inhalt dieser Abfolge zu verstehen. Nach der OCR-Erkennung ist der Computer in der Lage, den Inhalt eines PDFs zu durchsuchen, wodurch man als Mensch einen schnelleren Zugriff erhält.
Wenn du in die Suchleiste deines Datei-Browsers einen Text oder ein Schlagwort eingibst, kann dein PC dir – theoretisch – passende Inhalte vorschlagen. Diese basieren nun auch auf dem Inhalt der Dokumente und nicht mehr nur auf den Dateinamen. Andernfalls wäre eine Suche nur anhand des Dateinamens möglich, was auf Dauer für viel Frust sorgen kann.
Ich selbst nutze OCR in Verbindung mit meinem NAS-System, das hierfür eine geeignete Anwendung liefert, die ich bei Bedarf installieren kann. Das NAS bietet zudem eine Anwendung, um alle Dateien schnell durchsuchen zu können, indem ich ein Schlagwort eingebe. Unter Windows ist das auf einem Netzlaufwerk nicht möglich, da hier die Indexierung nicht auf die Dateien des Netzlaufwerks zugreift. Die Einstellungen am PC lassen sich dahingehend zwar eventuell ändern, doch schlussendlich muss diese dann auf jedem PC getroffen werden.
Dokumentenverwaltungssystem – DMS
Eine weitere wichtige Software, die primär im gewerblichen Umfeld eingesetzt wird, ist ein sogenanntes Dokumentenverwaltungssystem. Hierbei handelt es sich um eine Software, die den vorhandenen Dokumenten weitere Attribute zuordnen, um diese besser einordnen zu können.
Von deinem PC kennst du wahrscheinlich, dass du Dateien lediglich bearbeiten, verschieben oder löschen kannst. Es ist dir aber nicht möglich zu sagen, dass das Dokument beispielsweise eine Rechnung ist, eine eindeutige Rechnungsnummer hat oder zu einem bestimmten Kunden/Projekt gehört.
Das Dokumentenverwaltungssystem arbeitet hier in Kombination mit einer Datenbank, die genau solche Funktionen ermöglicht. Grob gesagt wird in der Datenbank gespeichert, um welches Dokument es sich handelt und über welche Attribute es verfügt. Dadurch kannst du weitere Informationen hinzufügen und beispielsweise auch mehrere Dokumente miteinander verknüpfen. Es ist damit möglich, E-Mails, Rechnungen und auch Belege einander zuzuordnen, so dass sich gewissermaßen eine gesamte Akte ergibt. Diese Akte lässt sich dann über eine Funktion durchsuchen, so dass man schneller zu seinen Informationen gelangt.
Dokumentenverwaltungssysteme werden gerne von Unternehmen eingesetzt, um ein gemeinsames Arbeiten zu ermöglichen. Unterschiedliche Sachbearbeiter erhalten so direkt einen guten Einblick in den vorliegenden Fall und können auf Basis dieser Informationen effizienter ihrer Arbeit nachkommen. Es ist den Unternehmen damit außerdem möglich, auch Monate später noch die Zusammenhänge unterschiedlicher Dokumente schnell zu erfassen. Wer mit eine großen Menge von Daten zutun hat, wird diese Möglichkeit durchaus zu schätzen lernen.
Ein Beispiel für ein Dokumentenverwaltungssystem ist PaperOffice, welches innerhalb des eigenen Netzwerks auch mit dem NAS oder einem anderen Server zusammenarbeiten kann.
Gibt es noch mehr Software?
Leider – oder vielleicht zum Glück – gibt es für das papierlose Büro noch mehr Software, ja. Dabei unterscheiden sich die einzelnen Produkte in ihrem Umfang und in der Handhabung. Das digitale Büro ist oft so individuell wie die Anwender selbst und daher gibt es keine Standardlösung, die für jede Person einwandfrei funktioniert.
Nehmen wir als Beispiel die DMS, welche es in unterschiedlichen Ausprägungen, von verschiedenen Herstellern und zu unterschiedlichen Preisen gibt. Hier gilt es eine genaue Abwägung zu treffen, wie hoch die Kosten sein dürfen und was sich denn für den eigenen Einsatz lohnt. Dann ist natürlich auch die Einbindung in die eigene Arbeitsweise eine große Herausforderung, denn die Anwender müssen dieses System bei ihrer alltäglichen Arbeit nutzen.
Aber auch im Falle der Verwaltung von Belegen gibt es verschiedene Lösungen, die sich meist im Umfang der gebotenen Funktionen und natürlich im Preis unterscheiden. Beispiele hierfür sind Lexoffice, aber auch sevDesk. Zu sevDesk findest du einen tollen Artikel im Blog Arbeiten unterwegs, der die einzelnen Funktionen der Software genauer vorstellt.
Du siehst anhand dieser paar Punkte, dass die richtige Software für das papierlose Büro eine weitreichende Entscheidung ist und es sich daher lohnt, eine genaue Planung durchzuführen. In den weiteren Artikeln zu diesem Themenbereich werde ich dir daher einzelne Lösungen noch weiter im Detail präsentieren und dir auch ein paar Tipps an die Hand geben, wie du die richtige Entscheidung triffst.
2 Kommentare
Yoshi · 27. März 2021 um 10:21
Ich verwende fileee. Das läuft in der Cloud und es gibt eine App. Man scannt entweder neue Dokumente mit dem Handy oder lädt direkt PDFs hoch. fileee verwaltet die Dokumente, man kann sie taggen, durchsuchen, usw.
Toll ist auch die fileeebox, eine Art Schuhkarton, in die man die gescannten Dokumente legt, damit man die Originale im Falle eines Falles noch zur Verfügung hat.
Lukas · 27. März 2021 um 10:48
Hallo Yoshi,
fileee scheint mir ein sehr guter Tipp zu sein, vielen Dank dafür. 🙂
So auf den ersten Blick sieht die Software sehr vielversprechend aus. Ich glaube das muss ich dann meiner Liste noch hinzufügen.
Genial ist in meinen Augen grade für Privatanwender, dass sie hierfür keine eigene Infrastruktur brauchen.