Papierloses Arbeiten mit iPad Pro

Papierloses Arbeiten scheint durch das iPad Pro (und natürlich das Microsoft Surface) einen regelrechten Aufschwung zu erleben. Notizen werden mit dem Apple Pencil handschriftlich verfasst und digital abgespeichert. Das habe ich am eigenen Leib erlebt und stelle dir in diesem Artikel eine kleine Übersicht bereit, was zum papierlosen Büro und Studium mit dem iPad Pro gehört.

Ich selbst beschäftige mich im Moment stark mit dem iPad Pro und versuche meine alltäglichen Dinge mit diesem Tablet zu erledigen. Hierzu greife ich selbstverständlich auf verschiedene Tools zurück.

Meine Prioritäten beim iPad:

• Handschriftliche Notizen erstellen
• Daten auf dem eigenen NAS speichern
• Weitestgehend unabhängig von Clouds arbeiten
• Multitasking

Passende Apps hierfür gibt es wirklich jede Menge. Hierzu habe ich mich im Vorfeld bereits umgesehen und bin auf einen Artikel gestoßen, der einen Überblick über verschiedene Apps liefert. Der Artikel ist unter dem Titel Papierloses Büro am iPad Pro im Ingenieurs-Blog erschienen.

Anknüpfend daran möchte ich nun ein paar meiner eigenen Eindrücke und Arbeitsweisen zum Thema papierloses Arbeiten genauer erläutern.

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Handschriftliche Notizen am iPad Pro

Wenn du dir ein iPad Pro zulegst oder mit dem Gedanken spielst dir eines zu kaufen, stößt du mit großer Sicherheit ebenfalls auf den Apple Pencil. Mit ihm lassen sich Notizen handschriftlich festhalten und im Anschluss daran digital verwalten. Die Verwaltung erfolgt dabei entweder über die iCloud oder eine andere Cloud. Einige Apps bieten auch die Speicherung direkt auf dem iPad ohne eine Verbindung zur Außenwelt.

Es eignet sich allerdings nicht jede App und Konstellation dazu, diese Funktion zu nutzen. OneNote und die Notizen-App bieten in meinen Augen eine sehr gute Unterstützung für den Einsatz des Stifts und papierloses Arbeiten. Auf diese zwei Apps möchte ich daher gleich genauer eingehen.

Viele NAS-Systeme bieten Erweiterungen, um weitere Funktionen hinzuzufügen. Synology und QNAP beispielsweise bieten eine Anwendung, um Notizen digital auf dem eigenen NAS zu verwalten und zu organisieren. Hierbei bestehen jedoch große Unterschiede zu den alternativen Notizanwendungen. Synology unterstützt zum Beispiel den Apple Pencil, jedoch nur in einem sehr rudimentären Umfang. Bei QNAP ist mir eine Unterstützung bislang nicht bekannt, was natürlich sehr schade ist.

Dabei ist die eher eingeschränkte Nutzung des Apple Pencils bei Synology lange nicht das einzige Problem. Im Blog Journalisten-Tools gibt es hierzu einen sehr schönen Artikel, der die generellen Einschränkungen etwas genauer beschreibt. Hier wird die NoteStation mit Evernote verglichen.

Weitere Quellen zu handschriftlichen Notizen:

• MacLife: Endlich papierlos? Das iPad als Notizbuch
• Smart Classroom: GoodNotes 5: Schreiben auf dem iPad
• Dailyplanner: Uni mit dem iPad – Apps & Tipps fürs Studieren

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Apple Notizen

Die Notizen-App erlaubt das freie Schreiben und Erzeugen von Dokumenten. Die Notizen lassen sich dabei in verschiedene Ordner und unterschiedliche Einzelnotizen gliedern. Bei der Gliederung für das papierlose Arbeiten ist es in meinen Augen sehr hilfreich, wenn man sich eine Struktur erschafft, die flexibel erweiterbar ist. Das kann zum Beispiel mit Hilfe verschiedener Ordner geschehen.

Alle Notizen werden dabei entweder auf dem Gerät selbst gespeichert oder über die iCloud synchronisiert. Das ist natürlich sehr bequem, birgt jedoch gerade im Hinblick auf ein papierloses Büro das Risiko, dass Kundendaten entsprechend in fremden Clouds gelagert werden, die eventuell nicht mit dem Datenschutz der EU konform sind.

Dennoch erlaubt die App, dass man in der Gestaltung seiner Notizen sehr frei ist. Es können Bilder angefügt und mit Kommentaren versehen werden. Dazu gibt es unterschiedliche Stifte, wie zum Beispiel Textmarker oder Bleistifte, die bei der Gestaltung eine entscheidende Rolle spielen. Das Teilen der Notizen mit Freunden oder der Familie ist ebenfalls kein Problem, solange sie ebenfalls ein Gerät von Apple besitzen und die iCloud nutzen.

Anders funktioniert es nur, wenn die Notizen als PDF exportiert und versendet werden. Dann ist auch die Ablage auf dem eigenen NAS kein Problem, so dass die Daten nicht in der Cloud bleiben müssen. Dennoch gilt hier ein wenig Vorsicht, denn während der Bearbeitung ist bei sensiblen Daten das lokale Arbeiten zu empfehlen.

Zum Thema Apples Notizen hat Lars Bobach einen ausführlichen Artikel geschrieben, in dem er auch die Vor- und Nachteile aus seiner Sicht auflistet.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote ist gewissermaßen einer der Alleskönner unter den Apps für handschriftliches Arbeiten. Neben der iOS-App und der Windows-Anwendung gibt es auch OneNote online, wodurch direkt im Browser auf die Notizen zugegriffen werden kann.

Sicherlich bietet das einen großen Komfort sofern man über mehrere Geräte verteilt arbeitet. Jedoch werden auch hier die Daten in der Cloud gespeichert und können nur auf diese Weise am iPad genutzt werden. OneNote für PC bietet zwar die Möglichkeit, dass Notizbücher auf einem Netzlaufwerk abgelegt werden können, das iPad kann auf diese allerdings nicht zugreifen.

Dennoch ist auch hier die Flut an Möglichkeiten ordentlich. Es können in Notizen weitere Elemente eingefügt werden (z. B. Bilder und Anhänge), welche die eigenen Notizen auf sinnvolle Art und Weise ergänzen.

Zur Unterstützung der Übersichtlichkeit lassen sich verschiedene Notizbücher erstellen, die alle über Abschnitte verfügen. Innerhalb dieser Abschnitte können einzelne Seiten angelegt werden. Das Prinzip dieser Unterteilung kennt man gewissermaßen aus Ordnern, die im Studium zum Beispiel verschiedene Module enthalten und durch Trenner voneinander abgetrennt sind.

Die eigenen Notizen lassen sich aus OneNote direkt per Kopie senden und in diesem Fall ebenfalls auf dem eigenen NAS speichern. Die Synchronisierung mit der Microsoft Cloud kann man meines Wissens jedoch nicht abschalten. Daher ist auch hier die Frage nach dem Datenschutz im Hinblick auf papierloses Arbeiten gerade für Anwender aus dem Unternehmensumfeld präsent.

Daten vom eigenen NAS auf dem iPad

Für mich persönlich ist eine zentrale Datenablage für papierloses Arbeiten im Netzwerk zur Pflicht geworden, damit nicht einzelne Dokumente über verschiedene Geräte verstreut sind. Dazu nutze ich ein NAS, das mir ausreichend Speicherplatz bietet und mir jederzeit den Zugriff auf meine Daten erlaubt.

Aus diesem Grund ist ein wichtiges Kriterium für mich daher, dass ich von meinem iPad Pro auf diese Daten zugreifen kann. Das geht sehr komfortabel über die Dateien-App auf dem iPad. Hier kann ich externe Server einbinden, zu denen eine Verbindung aufgebaut wird. Dazu benötigst du die IP-Adresse des Geräts sowie deine Zugangsdaten, so dass deine Ordnerstruktur geladen wird.

Im Anschluss daran kannst du mit Dateien (der App) bequem sämtliche Operationen machen, die du vielleicht bereits von einem Mac oder einem Windows PC kennst. Dateien verschieben, umbenennen und löschen ist kein Problem. PDF-Dokumente zum Beispiel lassen sich innerhalb der App öffnen und mit dem Apple Pencil auch bearbeiten. Im Studium hat mir diese Möglichkeit bisher sehr häufig weitergeholfen, da ich so die Unterlagen um eigene Notizen ergänzen konnte. Jedoch erlauben nicht alle PDF-Dokumente das Bearbeiten.

Angefertigte Notizen können direkt in die Dateien-App exportiert werden und dann entsprechend auf dem NAS abgelegt werden. Hier arbeitet die Integration der unterschiedlichen Apps sehr gut. Wer auf dem iPad Word installiert hat und ein entsprechendes Dokument auswählt, wird außerdem direkt in die richtige App weitergeleitet.

Das Arbeiten läuft damit insgesamt sehr komfortabel ab und ist gerade von unterwegs eine wirkliche Erleichterung. Im Hinblick auf den Mobile First Ansatz ist es außerdem gut, dass das iPad mit diesen intelligenten Funktionen gezielt unterstützt. Das war früher noch deutlich komplizierter auf Smartphones.

Eine tolle Vorstellung der Dateien-App gibt es im Blog Papierlos studieren.

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Daten mit eigenen Servern synchronisieren

Was mich bis heute an den Apple-Geräten wirklich begeistert, ist die Integration fremder Server. Ich selbst betreibe eine Nextcloud-Installation innerhalb meines Netzwerks, die einen Teil meiner Daten für papierloses Arbeiten bereitstellt. Jedenfalls die Daten im Hinblick auf Termine und Kontakte.

Auslöser hierfür war, dass ich als Betreiber des Blogs natürlich auch die DSGVO wahren muss. Das betrifft nicht nur den sichtbaren Teil, sondern auch die Daten, die für die Verwaltung anfallen. Telefonnummern oder E-Mailadressen verwahre ich daher auf meiner eigenen Infrastruktur, die dank der Account-Integration mit meinen mobilen Geräten synchronisiert werden kann.

Wenn ich nun einen Termin auf meinem iPad erstelle – beispielsweise nach einer E-Mail-Konversation – wird dieser Termin auf die Nextcloud übertragen. Von dort aus holt sich das iPhone diese Informationen und ich habe den Termin auch in meinem Kalender auf dem Smartphone verfügbar. Ähnlich handhaben es auch Unternehmen, wobei diese natürlich häufiger auf andere Softwarelösungen zurückgreifen. Mir bekannt sind hier Lösungen von Microsoft, die auf einem eigenen Exchange-Server laufen.

Doch im kleinen Stil oder für den Hausgebrauch sind die Lizenzgebühren viel zu hoch und der Mehrwert rechtfertigt die Kosten nicht. Daher setze ich auf eine Open Source Lösung, die mich im Grunde nur ein paar Minuten Arbeit und einen eigenen Server kostet. Ein eigener Server kann dabei übrigens auch das NAS sein, das gewissermaßen die große Festplatte des iPads ist.

Dass ist bei der Nutzung der Nextcloud nicht der einzige bin, zeigt Lars von Dasnetzundich.de – auch er setzt laut einem seiner Artikel die Nextcloud in Kombination mit Termin- und Kontaktverwaltung ein.

Multitasking mit dem iPad Pro

Zuletzt möchte ich noch ein paar Worte zum Thema Multitasking anmerken. Auf dem PC sind wir es gewohnt, dass wir mehrere Programme zeitgleich nutzen können. Gerade jetzt in Zeiten des Homeoffice haben wir nicht selten unseren Chat mit den Kollegen und unsere eigentliche Software geöffnet. Diese Dinge müssen natürlich auf einem Gerät funktionieren das den Anspruch erhebt, Computer zu ersetzen.

Woran ich mich persönlich beim iPad Pro sehr stark gewöhnt habe ist die Funktion, dass ich zwei Apps im Split View geöffnet haben kann. So konnte ich beispielsweise in den vergangenen Wochen auf der linken Seite mein PDF-Dokument für mein Studium öffnen, während ich auf der rechten Seite des Displays in OneNote meine Aufgaben bearbeitet habe. Diesen Komfort möchte ich bei meinem Tablet nicht mehr missen und ich kann schon fast gar nicht mehr verstehen, wie wir so lange ohne diese Funktion ausgekommen sind.

Dabei ist es genauso erstaunlich, wie viel das Gerät überhaupt parallel erledigen kann. Zum Test habe ich neben meinen zwei geöffneten Apps noch ein Video abspielen lassen mit der Funktion Bild-in-Bild.

Einen wirklich guten Artikel zum Thema Multitasking auf dem iPad gibt es im Blog Marcos leben. Hier würde ich dir einen Besuch eindeutig empfehlen.

Ist papierloses Arbeiten möglich?

Ich habe gelernt, dass es mit dem richtigen Gadget wirklich möglich ist, in einem bestimmten umfang papierlos zu arbeiten. Alles lässt sich jedoch damit noch nicht realisieren, denn es hängt auch sehr stark davon ab, wie das Gegenüber damit umgeht.

Denken wir zum Beispiel an Formulare für Behörden, so stoßen wir mit dem papierlosen Vorschlag eher auf Ablehnung. Das ist jedenfalls mein bisheriger Eindruck. Dennoch glaube ich, dass wir in einer nicht ganz so fernen Zukunft immer stärker auf digitale Weisen miteinander interagieren und auf diese Weise auch wichtige Dokumente austauschen. Denn dass papierloses Arbeiten Vorteile bietet, steht außer Frage.

Schaut man sich in vielen Büros einmal die Flut an Zetteln an so kann ich mir nur eine abschließende Frage stellen: Warum nutzen wir nicht öfter die Möglichkeiten der Digitalisierung, die uns heute schon zur Verfügung stehen?

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Papierloses Arbeiten mit iPad Pro

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Papierloses Arbeiten ist möglich ✔ das iPad Pro unterstützt dazu sogar Multitasking ✔ Die Geräte werden immer besser ✔ Zwei Apps im Vergleich

Author

Lukas K.

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Hobbyblogging

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