Umstieg auf papierloses Büro – so gelingt es

Neue Abläufe in unseren Alltag zu integrieren kann sehr schwer sein. Wir Menschen sind Gewohnheitstiere und zumindest daran wird sich vermutlich nichts ändern. Doch wir können unseren Alltag verändern, um zu mehr Effizienz zu gelangen. Um auf ein papierloses Büro umzustellen gibt es in meinen Augen 6 essentielle Schritte, die du durchlaufen musst.

In diesem Artikel zeige ich dir, welche Schritte du durchlaufen musst für den Umstieg auf ein papierloses Büro. Wir beschäftigen uns dabei mit den einzelnen Schritten und blicken dabei ab und an auch mal auf kleine Details.

Alle Schritte kannst du selbstverständlich an deine eigenen Bedürfnisse anpassen. Jede Situation ist individuell und muss im Detail betrachtet werden. Das ist am Ende des Beitrags dein Part, den du sicherlich mit Freude übernehmen wirst. Dazu kannst du mir gerne deine eigenen Erfahrungen in die Kommentare schreiben und weitere Tipps geben, die dir sehr wichtig sind.

Umstieg auf papierloses Büro – 6 Schritte

Damit du mir während meiner Ausführung folgen kannst, beginnen wir bei den Basics. Es geht zuerst um die grundlegende Struktur, die du in deinem Alltag brauchst. Danach werden wir weiter über einen konkreten Workflow gehen und bei der Optimierung enden. Der letzte Punkt wird dabei enorm entscheidend sein, denn es wird nicht direkt perfekt laufen.

Doch mit ein wenig Initiative und Freude an deinem Business wirst du dir schnell einen optimierten Workflow zusammenstellen können. Betrachte den Umstieg auf ein papierloses Büro daher eher als Prozess. Ein Prozess, den du immer wieder neu denken und an veränderte Gegebenheiten anpassen musst.

Es ist wie in jedem Business. Du musst mit der Zeit gehen, sonst gehst du mit der Zeit. Daher finde ich persönlich es auch enorm wichtig, dass man sich gegenüber Innovationen und neuen Abläufen nicht versperrt, sondern immer nach Wegen sucht, um für sich selbst das Beste daraus zu machen.

Doch lass uns gar nicht lange um den heißen Brei reden. Wir starten in 6 wichtige Schritte für den Umstieg auf ein papierloses Büro.

#1 Plane dein papierloses Büro

Planung ist keine Sache, die jeder gerne tut. Doch ohne eine richtige Planung ist es enorm schwierig, den Durchblick zu behalten. Die Planung hilft dir außerdem dabei, dass du deine Ziele nicht aus den Augen verlierst. Wenn dir nun jemand erzählt, dass du dir zuerst Gedanken machen musst, will derjenige dich keinesfalls verärgern. Sieh es als Chance von Beginn an alles so optimal wie möglich zu machen.

Zur Planung deines papierlosen Büros gehört es, dass du dich grundlegend fragst, wie es funktionieren soll. Wie digital möchtest du insgesamt werden? Und was lässt sich nicht digitalisieren?

Ich denke jedes einzelne Dokument zu digitalisieren, das in deinem Briefkasten landet, ist eine ziemlich strenge Umsetzung deines Ziels. Doch ob sie auch so effizient ist, kann in meinen Augen hinterfragt werden. Viel wichtiger ist es, die richtigen Dokumente und Abläufe zu digitalisieren anstatt wahllos zu scannen.

Im ersten Schritt musst du dir daher klar werden, was deine Ziele sind. Diese Ziele kannst du dir immer wieder vor Augen führen, um so richtig durchzustarten. Ohne Ziele hingegen wirst du wohl kaum merken, wie erfolgreich du mit deinem Vorhaben warst.

#2 Erstelle die passende Infrastruktur

Hier blüht mein Informatiker-Herz auf. Das gebe ich zu! Doch was früher deine Aktenschränke waren, wird ab heute deine digitale Infrastruktur sein. Nur wenn sie optimal läuft und zu deinen Zielen passt, kannst du effizient arbeiten.

Stell dir vor, du speicherst alle Dokumente auf deinem Notebook. Dieses Notebook steht bei dir im Büro oder im heimischen Arbeitszimmer. Nun bist du allerdings unterwegs bei einem Kunden oder pendelst zwischen Büro und Homeoffice. Was passiert mit deinen Dokumenten? Pendeln sie mit dir? Manchmal vielleicht, aber sicherlich nicht immer. Und immer dann, wenn du sie nicht dabei hast, wirst du sie brauchen.

Für den Umstieg auf ein papierloses Büro solltest du dich daher fragen, wie deine Infrastruktur aussehen muss. Kannst du dir vorstellen, alle deine Dokumente in der Cloud abzulegen? Wie ist das mit dem Datenschutz? Oder möchtest du lieber alle Dokumente bei dir im Büro auf einem NAS lagern?

Im zweiten Schritt der Umstellung ist es in meinen Augen ganz essenziell, dass du dich mit diesen Fragen beschäftigst. Da es dafür keine Musterlösung geben kann, wirst du vermutlich auch keine zufriedenstellende Antwort von anderen erhalten. Ich persönlich bevorzuge es, dass all meine Dokumente immer auf meinen eigenen Servern liegen. Andere hingegen sind Verfechter der Cloud-Infrastruktur.

Meiner Meinung nach die wichtigste Frage hierbei ist, ob du anderen Menschen all deine geschäftlichen Dokumente anvertrauen möchtest. Kannst du das mit einem Nein beantworten, würde die Cloud schon einmal als Speicherort ausfallen.

#3 Setze auf die richtige Software

Nachdem wir uns nun vor Augen geführt haben, dass wir eine gute Planung und Infrastruktur brauchen, kommen wir zum nächsten Schritt. Hier musst du klären, welche Software für dich passend ist. Die Auswahl am Markt ist enorm groß und du wirst dich vermutlich wundern, wie viele Hersteller stolz ihre eigenen Lösungen präsentieren.

Bei der Software kannst du zwei große Bereiche unterscheiden. Auf der einen Seite gibt es Software as a Service, wo du regelmäßig eine Miete bezahlst. Dabei ist es gar nicht ungewöhnlich, wenn die Software ausschließlich in der Cloud läuft. Denk dabei nur an mein Beispiel mit Lexoffice.

Der zweite Bereich ist die sogenannte On Premise Software. Diese bezahlst du häufig einmalig und installierst sie auf deinem Computer. Lange Zeit war Microsoft Office hierfür ein exzellentes Beispiel. Doch seit Microsoft auch für sich die Cloud entdeckt hat, wurde nach und nach auf ein Abo umgestellt.

Doch nicht nur die Frage nach der Bezahlung stellt sich. Du musst für dich festhalten, welche Funktionen eine gute Software für dich braucht. Wie viele Zusatzfunktionen willst du nutzen und welche helfen dir bei deiner täglichen Arbeit wirklich? Nicht immer ist das größte Paket an Software auch das richtige für dich.

Persönlich bevorzuge ich die Art von Software, die sich über die Zeit hinweg erweitern lässt. Ich starte mit einer Grundausrüstung und nehme mir weitere Module hinzu, wenn ich sie brauche. Manchmal merkt man dabei auch schnell, dass man auf Zusatzfunktionen ganz gut verzichten kann. Ich denke ein Versuch sollte es doch wert sein, oder?

#4 Lege einen Workflow fest

Ähnlich wie im ersten Schritt, sind wir nun wieder im Bereich der Planung. Anders als im ersten Schritt wollen wir nun aber keine Ziele festlegen, sondern einen konkreten Plan an den wir uns halten.

Dein Workflow entscheidet maßgeblich darüber, wie gut dein Büro funktioniert. Dokumente zu scannen nachdem sie bearbeitet wurden ergibt vielleicht weniger Sinn, als sie im Voraus zu digitalisieren. Doch auch hier scheiden sich die Geister. Daher solltest du dich fragen, wann der richtige Zeitpunkt für die Digitalisierung von Dokumenten gekommen ist.

Ebenso musst du dich fragen, was mit den Originaldokumenten passiert, sofern du sie auf Papier erhalten hast. Ich erwähne es vielleicht inzwischen schon zum x. Male doch es ist wichtig, dass du dich mit den gesetzlichen Regelungen auseinander setzt. Nicht immer kannst du die Originale nach dem Digitalisieren vernichten. Daher musst du dich unbedingt mit einem Profi beraten, wie du an dieser Stelle vorgehen kannst.

Zusammen mit deinem Steuerberater und eventuell einem Anwalt kannst du dann den richtigen Workflow erstellen. Er kann beispielsweise so aussehen, dass Eingangsdokumente digitalisiert, abgeheftet und danach bearbeitet werden. Die Bearbeitung kannst du dank der richtigen Software komplett digital und selbstverständlich ortsunabhängig durchführen.

Die Digitalisierung der Dokumente ermöglicht dir, dass du zu jeder Zeit und an jedem Ort einen vollen Zugriff auf dein Archiv hast. Nicht nur direkt bei deinem Kunden vor Ort hast du alle Dokumente griffbereit, du kannst auch bequem aus dem Homeoffice jederzeit an allen wichtigen Dingen arbeiten.

#5 Halte dich an deine Planung

Nachdem du bereits dein papierloses Büro aufgebaut hast, musst du an dir selbst arbeiten. Du musst dich selbst dazu verpflichten, deinen Workflow einzuhalten. Wenn du dich selbst nicht an deine Planung hältst, wird sie nicht funktionieren.

Führe dir jeden Tag vor Augen, an welchen Zielen du arbeitest. Was möchtest du erreichen?

Wie eingangs bereits erwähnt, sind wir Menschen Gewohnheitstiere. Wir brauchen einige Zeit, um Abläufe und Vorgehensweisen zu verinnerlichen. Diese Zeit wirst du auch beim Umstieg auf ein papierloses Büro brauchen. Und das ist völlig in Ordnung.

Wichtig dabei ist nur, dass du nicht selbst nachsichtig mit dir wirst. Sobald du in den Trott kommst, dass du deinen eigenen Workflow missachtest, wirst du das immer wieder tun. Spätestens dann ist dein Umstieg gescheitert und du wirst in einem endlosen Chaos untergehen.

Im papierlosen Büro (oder generell im Büro) ist es in meinen Augen absolut tödlich, wenn du einen Teil digital bearbeitest und bei einem anderen Teil weiterhin auf Papier arbeitest. Zumindest wenn es sich um den gleichen Vorgang handelt, solltest du konsequent bleiben. Das bedeutet aber auch, dass du zum Beispiel Skizzen und Notizen auf Papier machen darfst. Nur darfst du nicht damit beginnen, dass du es einmal so und beim anderen mal wieder anders machst.

#6 Optimiere dein Büro

Jeder neue Workflow wird von dir von Beginn an durchdacht. Trotzdem kann sich mit der Zeit herausstellen, dass du wichtige Punkte nicht bedacht hast. Dann ist es an der Zeit, dein eigenes Konzept zu überarbeiten und die Struktur zu optimieren.

Ein klassisches Beispiel für Optimierung ist, wenn dein Business wächst und du mit der Zeit Mitarbeiter einstellen wirst. Nun musst du dir überlegen, wie diese auf die richtigen Dokumente zugreifen können, ohne direkt alle Daten einsehen zu können.

Doch auch wenn du weiterhin alleine arbeitest kommst du an den Punkt, der Veränderung bedeutet. Deine bisherige Struktur passt einfach nicht mehr und du kannst die Wünsche deiner Kunden nicht mehr erfüllen, weil du viel zu sehr mit deiner eigenen Organisation beschäftigt bist. An diesem Punkt musst du unbedingt nachsteuern und dir überlegen, wie du dein eigenes Büro effizienter gestalten kannst, um wieder die Nummer 1 zu werden.

Das Thema Digitalisierung verändert sich kontinuierlich. Es wird neue Produkte am Markt geben und auch Tipps, die dein Arbeiten erleichtern. Freunde dich daher unbedingt mit dem Gedanken an, dass du nicht einmal etwas umstellst und es wird für immer funktionieren. Du wirst den Wandel mitmachen müssen, um auch weiterhin auf deinem Gebiet effizient arbeiten zu können.

Der Start ist nicht immer leicht

Anders als viele andere denke ich, dass der Start für dich nicht immer leicht sein wird. Du wirst mit vielen Fragen konfrontiert sein, auf die du eine Antwort suchen musst. Dazu gehört es auch, dass du dich mit Dingen auseinandersetzen musst, die du vorher vielleicht nicht kanntest.

Doch ich glaube fest daran, dass wenn du deine Ziele vor Augen hast, kannst du das schaffen.

Dein Prozess, den du durchlaufen wirst, steht und fällt mit einer geeigneten Planung. Ich rate dir unbedingt, ruhig etwas mehr Zeit in deine Planung zu investieren und mit der Umsetzung noch etwas zu warten, bis du Klarheit hast. Gerade die gesetzlichen Verpflichtungen sind Dinge, die du unbedingt im Auge behalten musst. Doch das ist nicht die Schuld des papierlosen Büros. Gesetzliche Verpflichtungen und Vorgaben hast du generell, sobald du ein Business startest.

Zum Schluss habe ich noch einen weiteren Tipp für dich, der dich nun allerdings nicht überraschen dürfte.

Profitiere von den Erfahrungen, die andere auf diesem Gebiet bereits gemacht haben. Es gibt viele Autoren und Blogger, die mit der Umstellung auf ein papierloses Büro schon sehr gute Erfahrungen machen konnten. Sie geben ihr Wissen dabei an dich weiter und du hast die Chance mit ihnen direkt in Kontakt zu treten. Bei rechtlichen Fragen ist es außerdem gut, wenn du die richtigen Personen um dich hast und diesen deine Fragen stellen kannst.

Baue dir unbedingt ein Netzwerk an Personen auf, die dich kompetent beraten und dir bei Fehlern helfen können. Vernetzung ist in unserer heutigen Zeit etwas ganz wichtiges.