OnlyOffice DocSpace: Zusammenarbeit im Team
Werbung: Dieser Artikel entsteht auf Grund einer Zusammenarbeit mit OnlyOffice für OnlyOffice DocSpace.
Kollaborationstools für die Zusammenarbeit im Team sind spätestens seit der langen Zeit im Homeoffice zur Pflicht für jedes Unternehmen geworden. Nicht selten wird hierbei auf übergroße Hersteller gesetzt, die zwar sämtliche Funktionen bieten können, gleichzeitig aber aufgrund des Datenschutzes immer wieder in der Kritik stehen.
Wer nun also die Zusammenarbeit verbessern möchte und nach einer geeigneten Kollaborationssoftware sucht, landet häufig genau dort, wo er oder sie vielleicht gar nicht hin möchte. Anders ist das bei OnlyOffice. Hierbei handelt es sich um eine wirklich starke Alternative zu den größten Anbietern. Wer meinen Blog aufmerksam verfolgt, wird das vermutlich schon bei den Artikeln über die Desktop-Suite sowie die Web-Tools entdeckt haben.
Doch oft ist es so, dass die Möglichkeiten solcher einzelnen Tools schnell erschöpft sind. Aus diesem Grund hat sich OnlyOffice mit dem Produkt DocSpace etwas Neues einfallen lassen, das auf jeden Fall meine Aufmerksamkeit erregt hat.
Um dir nun schnell und unkompliziert einen Eindruck zu vermitteln, habe ich kurzerhand einen kostenlosen Account registriert, um mir das Produkt genauer anzusehen.
Was ist OnlyOffice DocSpace?
Bei OnlyOffice DocSpace handelt es sich um eine Kollaborationssoftware, welche die Zusammenarbeit im Team beziehungsweise die Zusammenarbeit im Betrieb und im privaten Bereich stärken soll. So ist es möglich, dass man gemeinsam Dokumente bearbeiten und zu ihrer Vollendung bringen kann.
Dazu bietet die Software verschiedene Berechtigungsstufen, die je nach Benutzer vergeben werden können. Beispiele hierfür sind Leser, Kommentator, Redakteur und Raum-Administrator. Natürlich gibt es darüber hinaus noch weitere Berechtigungsstufen, die für dich interessant sein können.
Das Unternehmen selbst beschreibt seine Software mit folgendem Satz sehr treffend:
Einfach ausgedrückt ist ONLYOFFICE DocSpace eine Plattform für die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden, Geschäftspartnern, Auftragnehmern und Drittparteien.
OnlyOffice-Website (Stand: 07.05.2023)
Dabei werden die verschiedenen Bereiche in Räume aufgeteilt. Ein Raum kann zum Beispiel für die Zusammenarbeit oder benutzerdefinierten Zwecken dienen. Bei der Zusammenarbeit hast du die Möglichkeit, Dokumente in Echtzeit mit anderen zu bearbeiten sowie Änderungen nachzuverfolgen. Über Plugins lassen sich außerdem weitere Plattformen, wie zum Beispiel Zoom, Jitsi, Telegram oder Rainbow, andocken.
In benutzerdefinierten Räumen besteht die Möglichkeit, Inhalte ausschließlich zur Ansicht freizugeben oder Bewertungen und Kommentare einzufordern. Besonders interessant für dich kann vielleicht auch sein, dass man so Online-Formulare teilen kann und andere diese ausfüllen können.
Sicherheit bei OnlyOffice
Seine eigenen Dokumente online zu bearbeiten bedeutet natürlich auch, dass der Faktor Sicherheit eine große Rolle spielen muss. Und genau das tut es bei OnlyOffice.
OnlyOffice DocSpace ist vollständig DSGVO-konform und persönliche Daten werden mit großer Sorgfalt behandelt. Um das zu unterstützen setzt man bei der Software auf den Verschlüsselungsstandard AES-256 (Wikipedia). Dass HTTPS zum Einsatz kommt, sollte eigentlich kaum erwähnenswert sein, da das im heutigen Zeitalter Standard ist.
Besonders interessant für Unternehmen dürfte hingegen sein, dass es eine genaue Aktivitätsverfolgung sowie Audit-Berichte gibt. Auch für Privatnutzer wie dich kann das interessant sein, wenn du die Sicherheit deiner Dokumente checken möchtest. In erster Linie adressiert man hier jedoch in meinen Augen Unternehmen. Das zeigt auch, dass OnlyOffice DocSpace nicht nur für Privatanwender gemacht ist, sondern auch für Unternehmen eine großartige Alternative sein kann.
Um die eigene Sicherheit noch weiter zu erhöhen, lassen sich Passwortstärken für den eigenen DocSpace erstellen. Darüber hinaus wird eine 2-Faktor-Authentifizierung angeboten und Single-Sign-On unterstützt. Wem das noch nicht genügt, kann zusätzlich eine Beschränkung für den Zugriff erstellen, der auf IP-Adressen basiert. So wird auf einer zusätzlichen Ebene sichergestellt, dass nicht jeder Zugriff auf den eigenen OnlyOffice DocSpace erhält.
Auch gegen Datenverlust gibt es Absicherungen. So unterstützt die Software das Erstellen von Datensicherungen. Datensicherungen können auf Wunsch auch auf DropBox, Google Drive oder OneDrive abgelegt werden. Zumindest sofern das gewünscht ist. Alternativ können Datensicherungen von dir heruntergeladen oder in einen speziellen Backup-Raum verschoben werden.
Preise und Tarifpläne
Ebenfalls interessant für dich dürfte die Preisgestaltung des Produkts sein. Und hier habe ich wirklich großartige Nachrichten für dich. Denn OnlyOffice DocSpace lässt sich kostenlos nutzen (Stand: 07.05.2023), obwohl es ein befristetes Angebot zu sein scheint.
Grundsätzlich kommt OnlyOffice DocSpace im Mai 2023 mit zwei verschiedenen Preismodellen daher. Auf der einen Seite finden wir das Preismodell Startup. Es beinhaltet einen Administrator- sowie 2 Power-Benutzer-Zugänge. Es können bis zu 12 Räume erstellt und unbegrenzte Benutzer den Räumen zugeordnet werden. Pro Speicherplatz stehen dir 2 GB Speicher zur Verfügung.
Der Tarifplan Business kostet dich (Stand: 07.05.2023) 15 Euro pro Monat pro Admin/Power-User. Er enthält eine unbegrenzte Anzahl an Administratoren und Power-Benutzer. Ebenso können beliebig viele Räume erstellt werden. Auch hier kannst du beliebig viele Benutzer einem Raum zuordnen. Für Dateien stehen dir hier 100 GB pro Administrator und Power-Benutzer zur Verfügung. Darüber hinaus ist ein Branding möglich und der Support während der Geschäftszeit ist mit enthalten.
Da OnlyOffice DocSpace ein aktuell sehr neues Produkt ist kann man jedoch erwarten, dass sich die Preisgestaltung über die nächsten Monate hinweg nochmal verändert.
Elegant ist jedoch, dass sich auch der Tarifplan Business kostenlos ausprobieren lässt.
Für wen ist OnlyOffice DocSpace geeignet?
Zurecht stellst du dir nun vielleicht die Frage, was OnlyOffice DocSpace mit dem Thema in meinem Blog zutun hat oder wer es generell nutzen kann. Lass mich dazu kurz ein wenig ausholen.
In meiner Zeit als Blogger kam es häufiger vor, dass ich mit anderen zusammen an Dokumenten oder Inhalten gearbeitet habe. Der Austausch von Dateien per E-Mail ist dabei natürlich nur in einem begrenzten Umfang möglich, denn man verliert sehr schnell den Überblick darüber. Hier greift die Software ein, die mir mein Leben leichter machen kann. Und deines sicherlich auch.
Wenn du nun also Dokumente über das Smart Home mit anderen teilen oder gemeinsam bearbeiten möchtest, kannst du auf OnlyOffice DocSpace zurückgreifen.
Genauso geeignet ist es für all diejenigen, die sich vielleicht noch im Studium befinden und mit ihren Kommilitonen gemeinsam an Hausarbeiten oder Abgaben arbeiten müssen. Denn der große Vorteil besteht hier darin, dass man nicht lange eine Plattform aufsetzen oder alle informieren muss. Jeder hat das zur Verfügung, was er für seine Arbeit braucht.
Und wenn wir schon bei der Arbeit sind … Auch für Selbstständig oder Unternehmen kann OnlyOffice DocSpace eine großartige Alternative zu vielen der bekannten Tools sein. So koordiniert man einen effektiven Dokumentenfluss ganz einfach online und ist auch dazu in der Lage, Mitarbeiter im Homeoffice effizient mit Arbeitsmaterialien zu versorgen.
Solltest du dich also in mindestens einem der Szenarien wiedererkennen, dann lohnt es sich für dich auf jeden Fall, einfach mal bei OnlyOffice DocSpace vorbeizuschauen.
Ein Blick in die Software
Auf der Suche nach Kollaborationstools spielt natürlich auch der erste Eindruck eine maßgebliche Rolle. OnlyOffice DocSpace geht hier mit seiner schlichten Bedienung einen sehr eleganten Weg und überfordert den Nutzer nicht mit überfüllten Benutzeroberflächen.
Dokumente im Internet gemeinsam bearbeiten macht hier definitiv Spaß. In meinem Fall wird sogar der vom System vorgegebene Darkmode genutzt, was mir sehr gefällt. Selbstverständlich lässt sich das in den Einstellungen jedoch auch anpassen.
Die Erstellungen von Räumen im Tool geht ebenfalls sehr einfach von der Hand. Nach der Erstellung hat man die Möglichkeit, Dokumente in den Raum hochzuladen oder neue zu erstellen. Beim Erstellen neuer Dokumente wird man dann direkt in die Online-Editoren weitergeleitet, die ebenfalls sehr umfassend und praktisch in der Bedienung sind.
In der Raumansicht selbst lässt sich der Versionsverlauf anzeigen sowie neue Mitglieder hinzufügen. So entsteht buchstäblich ein gemeinsamer Raum für die Zusammenarbeit im Team.
Wird ein Raum nach der Zusammenarbeit im Team nicht mehr benötigt, so kann man ihn ganz einfach und bequem ins Archiv verschieben. Und schon ist er weg. Platz für neue Gedanken und Arbeiten.
Mein Fazit zu OnlyOffice DocSpace
Alles in allem ergibt sich ein vollständiges Bild und ein vollständiger Eindruck über eine Software erst nach einiger Zeit. Dennoch halte ich persönlich diese Kollaborationstools – insbesondere OnlyOffice – für sehr interessant und als echten Konkurrenten zu den ganz großen Platzhirschen.
Auch die Preisgestaltung ist bei vielen Produkten für Einzelpersonen interessant und spart im Zweifel sehr viel Geld ein, das man dann wieder an anderer Stelle zur Verfügung hat. Keine schlechte Sache in unserer aktuellen Zeit, in der wir leben.
Gleichzeitig kann das Unternehmen mit geordneten und übersichtlichen Benutzeroberflächen punkten, die es auch Laien sehr einfach macht, diese Tools zu bedienen. Betrachtet man außerdem die ganze Palette an Tools wird schnell klar, dass das Unternehmen hier eindeutig mehr sein möchte als nur ein weiteres Textverarbeitungsprogramm.
OnlyOffice definiert das Arbeiten an Dokumenten auf einem ganz anderen Weg und setzt sehr stark auf die Zusammenarbeit. Zu Zeiten, in denen wir uns häufig an vielen verschiedenen Orten bewegen, ist das auf jeden Fall ein ganz zentraler Punkt. Das beschäftigt nicht nur uns Enthusiasten, sondern ganze Bereiche in Unternehmen. Doch während andere noch an ihrer optimalen Lösung tüfteln, könntest du sie heute schon gefunden haben.
Ich für meinen Teil werde OnlyOffice DocSpace in den kommenden Wochen und Monaten weiterhin ausprobieren. Vielleicht schaffe ich mir so einen geeigneten Workspace, um endlich effektiv und effizient mit anderen zusammenarbeiten zu können. Die einfache Bedienung spricht auf jeden Fall schon für sich und erlaubt es mir, dass ich deutlich weniger Verwaltungsaufwand habe und ganz gezielt meiner Arbeit nachgehen kann.
Und wie sieht es bei dir aus?
0 Kommentare