Microsoft Teams für Vernetzung

Aktuell müssen viele Personen im Homeoffice arbeiten und sind auf digitale Tools wie Microsoft Teams angewiesen. Viele machen sich Gedanken darum, wie sie trotz Heimarbeit erreichbar sein können und in ihren Teams arbeiten können.

Im Zuge des Coronavirus müssen wir uns alle Maßnahmen ausdenken, wie wir trotz allen Umständen weiterhin produktiv bleiben können.

Microsoft hat einen genialen Schachzug gewagt und macht sein Tool Microsoft Teams frei verfügbar, wodurch auch kleine und mittelständische Unternehmen nun auf ein gutes Tool zugreifen können.

Wichtig dabei ist jedoch zu wissen, dass selbst Microsoft Teams aktuell Schwierigkeiten aufgrund des hohen Ansturms hat. Dennoch lohnt sich ein Blick auf dieses Tool und ich möchte in diesem Beitrag ein paar grundlegende Funktionen vorstellen.

Quelle: https://news.microsoft.com/de-de/die-kunst-der-zusammenarbeit-microsoft-teams/microsoft-teams/

Wie kann man Microsoft Teams nutzen?

Laut Microsoft können Einzelpersonen mit ihrer E-Mailadresse, beispielsweise der Schul- oder Organisationsadresse, sich sofort registrieren. IT-Fachleute können über ihren Organisationsaccount derzeit eine kostenlose Freischaltung anfordern und damit dieses Tool in ihrem Unternehmen verfügbar machen. (Zur Quelle) Microsoft Teams kostenlos nutzen funktioniert in kleinen Umgebungen auch. Hierzu muss lediglich ein Konto bei Microsoft erstellt werden.

Microsoft Teams läuft im Webbrowser oder als eigenständiger Client auf dem PC. Verfügbar ist die Software für Windows, Mac OS X, Linux, iOS und Android. Damit sind alle wichtigen Geräte und Systeme abgedeckt und eingeschlossen. Wer also auch mobil Teams nutzen möchte, kann durch die Apps jederzeit mit seinen Kollegen vernetzt sein.

Der Vorteil der Webbrowser-Lösung besteht darin, dass kein Download und demnach keine Installation notwendig ist. IT-Abteilungen werden in Unternehmen vermutlich aktuell sehr stark ausgelastet sein, weshalb diese Möglichkeit durchaus ein gängiger Workaround fürs erste sein wird.

Was bietet Microsoft Teams?

Microsoft Teams bietet in seiner Software die Möglichkeiten zum Austausch zwischen Personen innerhalb eines Unternehmens oder sogar unternehmensübergreifend. Dabei eingeschlossen sind Textnachrichten, Telefonie und Videotelefonie. Auch der Dateiaustausch ist kein Problem. Die Daten werden hierbei jedoch auf den Servern von Microsoft gespeichert, was man insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz bedenken muss.

Es ist in Teams auch möglich, Gruppen zu bilden. Hierbei kann ein Unternehmen beispielsweise jeweils Gruppen für jede Abteilung bilden, um so einen schnellen Austausch zwischen allen Mitarbeitern zu ermöglichen.

In diesen Gruppenchats besteht ebenso die Möglichkeit des Dateiaustauschs, so dass wichtige Daten für alle Mitarbeiter verfügbar sind.

Vergleichbar ist Microsoft Teams mit Skype und Skype For Business, wobei Teams hierbei durch die Bildung von Gruppen noch einen Schritt weiter geht. Dateien, welche hochgeladen wurden, sind auch weiterhin erreichbar sollte ein Mitarbeiter seine Verbindung zum Internet verlieren oder nach Feierabend seinen Rechner ausschalten.

Microsoft Teams kombiniert so moderne Kommunikationstools mit der Möglichkeit einer Dateiablage.

Welche Einschränkungen bestehen momentan?

Aufgrund der hohen Auslastung durch viele Heimarbeiter bestehen immer mal wieder Verbindungsprobleme. Beispielsweise konnte ich feststellen, dass Nachrichten manchmal nicht versendet wurden, Benutzerbilder nicht geladen werden oder der typische „Schreibt“-Indikator nicht mehr auftaucht.

Jedoch läuft es verhältnismäßig noch recht stabil und ist für Unternehmen oft die einzige Möglichkeit, Dateien halbwegs sicher auszutauschen. Gerade durch die DSGVO sind im Bereich des elektronischen Austauschs enge Grenzen gesetzt.

Alternativen zu Microsoft Teams

Wer sich nicht an Microsoft Teams wagen möchte und auf der Suche nach Alternativen ist, wird recht schnell fündig. Auch wenn man Microsoft Teams kostenlos privat nutzen kann, sollte man in meinen Augen wenigstens einmal einen Blick auf die Alternativen werfen.

Es gibt ein weiteres sehr ähnliches Tool namens Slack, welches ebenso die gleichen Funktionen bietet, sich jedoch im Handling etwas unterscheidet. Auch dieses Tool läuft über zentrale Server, weshalb dem Datenaustausch zum Teil enge Grenzen gesetzt sind.

Eine weitere Alternative bildet Nextcloud, welche ursprünglich als Dateiablage gedacht war. Auch hierzu habe ich bereits einen Beitrag verfasst. Doch durch Erweiterungen lässt sich die Nextcloud um Kommunikationstools erweitern, so dass auch hier Videotelefonie und Chats möglich sind. Hierzu muss die Erweiterung Talk installiert werden.

Die Nextcloud bietet in meinen Augen einen enormen Vorteil welcher darin besteht, dass Unternehmen dieses Tool komplett auf ihren eigenen Servern bereitstellen kann. Mitarbeiter kommunizieren so über interne Server und sind im Dateiaustausch nicht ganz so stark eingeschränkt, wie bei anderen Tools.

Wer im Besitz eines Synology NAS ist, sollte sich übrigens unbedingt das Tool Synology Chat ansehen. Auch hierüber lassen sich – wie der Name bereits verrät – Chats realisieren und der Dateiaustausch erfolgt vollständig auf der eigenen Infrastruktur.

Sowohl für Synology Chat als auch für die Nextcloud gibt es passende Apps, die aus den jeweiligen App Stores bezogen werden können, um so auch mobil erreichbar zu sein.

Sollten die Server von WhatsApp und Co. eines Tages überlastet sein, sind solche Alternativen auch für Privatpersonen eine denkbare Möglichkeit, um die Kommunikation weiterhin aufrecht zu erhalten.