Im März habe ich dir bereits ein Tool vorgestellt, das mich momentan wirklich auf Wolke 7 hebt: n8n. In diesem Artikel wollen wir gemeinsam meine Top 5 der n8n Workflows ansehen, die mir wirklich einen Mehrwert liefern.
Ich nehme dabei nicht explizit Bezug auf mein Smart Home. Wir blicken stattdessen generell auf das Thema Automation, denn ich glaube hier liegt ein wirklich großes Potenzial. Dieses Potenzial ist dabei nicht nur für Unternehmen interessant, sondern auch für dich. Denn genau du wirst in deinem täglichen Leben immer wieder auf Aufgaben stoßen, die einfach nur zeitraubend sind.
Genau diese zeitraubenden Aufgaben sollten in einem möglichst effektiven Wege automatisiert werden. Denn warum sollten wir unsere Zeit für stumpfe Aufgaben aufbringen, wenn die Technik es mindestens genauso gut kann?
Lass mich dich in diesem Artikel in meine persönliche Welt der Automation entführen. Und ich garantiere dir, dass du an mindestens einem der gezeigten n8n Workflows in naher Zukunft selbst bauen willst! Lass gerne auch mal unten in den Kommentaren dein Feedback da, was du am liebsten in deinem Leben automatisieren würdest. Ich bin gespannt!
Wie ich zu meinen Workflows komme
Schon bevor ich mir die n8n Community Edition in meinem Homelab über Portainer installiert habe wusste ich, dass ich gewisse Dinge automatisieren will. Und mir war auch ziemlich schnell das Potenzial klar, welches die Software mit sich bringt. Dennoch verstehe ich, dass der Anfang für dich vielleicht schwer sein kann. Daher habe ich einen Ratschlag für dich parat, der mich persönlich immer wieder leitet.
Ich schaue mir in meinem Alltag ziemlich genau an, was ich jeden Tag tue. Manchmal führe ich darüber auch ein paar Notizen, um schnell wiederkehrende Muster zu erkennen. Und genau diese Muster versuche ich dann zu standardisieren.
Aus dieser Standardisierung heraus ergeben sich dann wunderbare Möglichkeiten, diese wiederkehrenden Aufgaben an einen Workflow abzugeben. Einige Beispiele wirst du gleich sehen, die mir persönlich sehr stark im Alltag helfen.
Bevor du diese Dinge jedoch automatisieren kannst, musst du möglicherweise von deinem gewohnten Schema etwas abweichen. Denn nicht alles lässt sich immer 1:1 übertragen. Und genau hier liegt die Kunst. Meine Tabellen zum Beispiel (dazu kommen wir gleich) habe ich von meinem lokalen NAS in Google Drive verlagert, um sie über die passende Schnittstelle zu befüllen. Das war zwar am Anfang etwas seltsam für mich, hat sich dann aber schnell als große Hilfe herausgestellt. Indem ich von meinem gewohnten Muster abgewichen bin, konnte ich so einiges an Zeit einsparen. Und genau diese Zeit steht mir nun wiederum für andere Dinge (wie diesen Blogpost) zur Verfügung.
Ordnung im Postfach
Tägliche bekomme ich wirklich unzählige Mails. Vieles davon ist einfach nur für die Tonne, anderes ist durchaus wichtig. Hier den Überblick zu behalten ist echt nicht leicht. Zu Spitzenzeiten hatte ich irgendwann mal um die 5.000 ungelesene Mails. Ein Chaos, das wirklich nur noch durch die Suchfunktion irgendwie halbes zu retten war.
An der Stelle kommt n8n für mich ins Spiel. Und das sogar völlig ohne KI Agenten. Denn die braucht es hier gar nicht mal zwangsläufig. Denn in erster Linie geht es für mich nur um eines: Ordnung.
Ich habe mir für meine wichtigsten Postfächer einen Workflow gebaut. Sowohl im privaten Bereich als auch für meinen Blog. Und dieser Workflow ist bis heute einer meiner hilfreichsten Workflows in n8n, die ich jemals gebaut habe.
Lass mich dir zeigen, wie ich auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der einzelnen Postfächer eingehe, so dass auch du deinen Nutzen daraus ziehen kannst. Denn ich bin mir wirklich sicher, dass du genauso wie ich täglich mehrere Mails bekommst, die du eigentlich gar nicht manuell sortieren willst.
Mein privates Postfach ausgemistet
In meinem privaten Postfach geht es vor allem um drei wichtige Komponenten: wichtige Mails, Newsletter und Spam-Mails. Diese drei Bereiche müssen effektiv verwaltet werden. Hierzu nutze ich den n8n Outlook Node, der auf mein Postfach zugreifen kann. Einmal pro Stunde werden so alle ungelesenen E-Mails durchgearbeitet. Seither habe ich nie mehr als 30 ungelesene Mails zu Spitzenzeiten.
Dabei setze ich vor allem auf eine Kombination von Outlook-Regeln und n8n. Denn in erster Linie kategorisieren mir die Outlook-Regeln meine Mails ein. So erhalten zum Beispiel Newsletter automatisch die entsprechende Kategorie und können in n8n schnell weiterverarbeitet werden. Das siehst du im großen Switch-Node.
Drum herum gibt es noch einzelne kleinere Absplitterungen vom Workflow, die sich ausschließlich um den Spam kümmern. Diese Mails werden sofort aussortiert und direkt wieder gelöscht. Meist komme ich also gar nicht mal damit in Berührung.
Darüber hinaus werden wiederkehrende Rechnungen direkt an mein paperless ngx weitergeleitet. So habe ich zu jeder Zeit die volle Übersicht über meine eingegangenen Rechnungen und kann darauf reagieren.
Aktuell überlege ich noch, ob ich beim Speichern einer Rechnung eine kurze Info über Telegram an mich versenden lasse. Einfach nur deshalb, dass mir wirklich gar nichts entgehen kann.
Post an meinen Blog
Natürlich gibt es nicht nur private Mails bei mir. Durch meinen Blog erhalte ich regelmäßig neue Mails, Rechnungen und diverse andere Mails. Auch hier braucht es einen wirklich guten Workflow in n8n, der das alles abbilden kann. Und ich bilde mir zumindest ein, dass ich ihn gefunden habe.
Kurz zur Hintergrundinfo: Ich habe unterhalb des Posteingangs für so ziemlich alles einen Unterordner. So kann ich auch nach Wochen immer noch gezielt auf die passenden Informationen zurückgreifen. Allerdings hat die Sache einen Haken. Denn ich bin ehrlich gesagt viel zu bequem meine Mails zu sortieren. Zumal ich die meisten sowieso am Smartphone beantworte und ich es dort als umständlich und zeitfressend wahrnehme.
Für meinen Blog werden also erstmal Newsletter von wichtigen Mails getrennt (mein Newsletter ist natürlich wichtig). Newsletter werden spätestens nach 7 Tagen gelöscht, da sie dann meist sowieso nicht mehr von Bedeutung sind. Will ich sie behalten, muss ich sie händisch verschieben.
Wichtige Mails und Kommunikation wird anhand des Sendernamens oder der E-Mailadresse in die passenden Unterordner einsortiert. So kann ich mir diesen Schritt sparen und habe aber dennoch meine gewohnte Ordnung immer noch zur Verfügung.
Außerdem werden Rechnungen direkt in meine Buchhaltungssoftware übernommen, so dass ich diesen Schritt nicht auch noch manuell machen muss.
Automatische Arbeitszeiterfassung
Da sich mein Leben jedoch nicht nur um E-Mails dreht und ich auch noch einer richtigen Arbeit nachgehe, brauche ich auch dort hin und wieder etwas Unterstützung. Insbesondere bei der Protokollierung meiner Arbeitszeit.
Meine größte Schwierigkeit war es immer, konsequent meine Arbeitszeit einzutragen. Lieber habe ich diese 10 Sekunden noch dafür genutzt, die letzte wichtige Nachricht an einen Kunden zu schicken oder den Code noch kurz ins GitHub zu bringen. Einige von euch werden das sicherlich kennen.
Meine n8n Automation greift mir hier unter die Arme. Denn auf dem iPhone wird bei der Ankunft im Büro automatisch der Fokus „Arbeit“ gesetzt. Beim Verlassen des Büros wird dieser Fokus wieder deaktiviert.
Ich habe mir also nun in n8n eine Automation gebaut, die einen Webhook entgegennimmt. Dieser wird von meinem iPhone beim Aktivieren und Deaktivieren des Fokus an meine n8n-Instanz geschickt. Mit dem zusätzlichen Wert true oder false weiß der Workflow sofort, ob ich gerade angekommen bin oder nicht. Je nachdem wird dann auf die nächste (oder letzte) Viertelstunde gerundet und die Arbeitszeit in mein Sheet eingetragen.
Jetzt kann man zurecht sagen, dass viele Unternehmen ihre eigenen Tools haben zur Erfassung der Arbeitszeit. Und das ist sicher richtig. Aber wenn du mal den Eintrag vergisst, kannst du in deiner eigenen Tabelle nachsehen und weißt direkt wieder, wann du gekommen und gegangen bist. Großartig, oder?
Social Media Unterstützung
Wenn ich es schon nicht schaffe meine Arbeitszeit selbst zu protokollieren, wie soll ich dann auch noch im normalen Alltag diverse Social Media Plattformen befüllen? Ich sage dir, das ist echt zeitraubend und nicht gerade die beste Aufgabe, die man so hat.
Da ich jedoch ziemlich aktiv auf Threads (und LinkedIn) bin, kann ich mir diese Tatsache zunutze machen. Und genau das habe ich getan. Denn n8n unterstützt mich inzwischen auch bei Social Media.
Nehmen wir an ich poste am Morgen an der Kaffeemaschine auf Threads, was mich so bewegt. Das dauert nicht wirklich lange. Aber nun müssten die ganzen Inhalte auch noch auf die anderen Kanäle. Und jetzt wird es aus meiner Sicht echt lästig. Und genau dort greift für mich n8n ein.
Mein n8n checkt regelmäßig, ob es neue Beiträge von mir auf Threads gibt. Dann wird geprüft, ob es sich um ein Bild oder nur einen Text handelt. Je nachdem läuft dann der Workflow weiter und bringt genau diesen Inhalt auch zu Twitter und Mastodon. So schaffe ich es selbst an stressigen Tagen auf diversen Kanälen präsent zu sein.
Und das Beste an diesem Workflow ist, dass GPT mich dabei unterstützt, die Inhalte auf die jeweilige Plattform anzupassen. Das hat mir in der Vergangenheit nun schon wirklich verdammt viel Zeit erspart und ich bin mit den Ergebnissen zufrieden. Außer dass die Schnittstelle von Twitter manchmal etwas zickig ist.
Wallbox-Ladungen protokollieren
Aus reinem Interesse und auch für ein solides Datenfundament für meine Artikel lasse ich meine Wallbox-Ladungen in ein eigenes Sheet protokollieren. Ergänzt wird es dann durch die Ladungen, die ich an städtischen Säulen oder Schnellladern auch noch habe. Alle Daten wandern in dieselbe Tabelle, so dass ich den Überblick behalte für zukünftige Blogposts.
Da meine Wallbox aber über Home Assistant bereits mit meinem Homelab verbunden ist, kann ich mir genau das zunutze machen. Und das tue ich an dieser Stelle.
Sobald die Ladung an der Wallbox beendet ist, wird eine Nachricht per MQTT an n8n verschickt. Das klappt deshalb so gut, da sowohl Home Assistant als auch n8n bei mir im Homelab laufen.
Empfängt n8n also nun die Nachricht über MQTT, dann läuft der Workflow los und berechnet einige Daten. Hierzu ruft er weitere Informationen von Home Assistant ab und fügt die berechneten Informationen einem Sheet in meinem Google Drive hinzu. Ich selbst muss an der Stelle gar nicht mehr eingreifen und spare mir so den mühsamen Vorgang die Daten an die richtige Stelle zu übertragen.
Besonders praktisch ist dabei einfach, dass meine Wallbox schon von Haus aus mit anderen Systemen über Modbus kommunizieren kann und ich so über Home Assistant den passenden Workflow schaffen konnte.
Verkehrsmeldungen
Sobald am Morgen mein Elektroauto aufgeladen ist und ich mich auf die Fahrt ins Büro mache, spielen für mich Verkehrsinformationen eine große Rolle. Zwar fahre ich immer mit Google Maps wegen den Staus, doch schon vorab informiert zu werden ist manchmal echt hilfreich.
Ich habe mir also einen Workflow in n8n gebaut, der offizielle Meldungen zur A8 aus dem Internet abruft und sie mir über Home Assistant per Push Notification bereitstellt. Der Workflow ist dabei auf meine Arbeitstage zugeschnitten, wenn auch noch nicht perfekt.
Ich erhalte also jeden Morgen eine Push Benachrichtigung, wenn auf der A8 ein besonderes Vorkommnis ist und kann so meine Fahrt ins Büro besser einplanen und abschätzen. Dabei wird die Benachrichtigung natürlich nur dann ausgelöst, wenn auch wirklich was los ist. Und es im betroffenen Gebiet ist. Denn in die andere Richtung interessieren mich die Verkehrsmeldungen tendenziell eher nicht.
n8n übernimmt dabei die Aufgabe über einen Scheduled Trigger den Abruf der Daten, durchforstet sie nach den betroffenen Gebieten und gibt dann wiederum über MQTT eine Nachricht an mein Smart Home. Das Smart Home ist dann für die Zustellung der Push Benachrichtigung zuständig, da das innerhalb der Home Assistant App einfach sehr komfortabel gelöst ist, ohne dass ich hier noch viel mehr drum herum entwickeln muss. Ich baue einfach nur die entsprechende Automation, die dann durch n8n ausgelöst wird.
Bonustipp: Persönlicher Agent
Neben all den wirklich hilfreichen Workflows in n8n kannst du dir auch deinen eigenen KI-basierten Agenten bauen, der dich in vielerlei Hinsicht unterstützt. Die Basis hierfür lautet LLMs, die dich durch natürliche Sprache verstehen. Anleitungen dazu gibt es im Internet inzwischen wie Sand am Meer.
Doch das eigentlich Spannende daran ist, dass dieser Agent wirklich super viele Aufgaben übernehmen kann. Auch wenn ich es zu Beginn nur für Scam gehalten habe, ist dem definitiv nicht so. Denn der persönliche Agent kann auf verschiedene Workflows in n8n zugreifen und so das passende Wissen liefern. Besonders sicher kannst du dir das bauen, indem du ein lokales Sprachmodell zur Hilfe nimmst. So bleiben deine Daten bei dir im Haus.
Der persönliche Agent kann auf Dokumente in paperless ngx zugreifen, deine E-Mails und sogar deinen Kalender. Damit lassen sich schon mal die wichtigsten Basics abdecken, wie man dich im Alltag entlasten kann. Und wenn dir das noch nicht genügt, dann baue ihm doch einfach ein Langzeitgedächtnis.
Das Langzeitgedächtnis für deinen Agenten kann ein einfaches Dokument sein, das er selbst verwaltet. Testweise habe ich zum Beispiel ein Google Doc genutzt und dem Unter-Agenten die Aufgabe gegeben, das Wissen darin selbstständig zu verwalten. Das hat erstaunlich gut funktioniert und er wusste auch noch lange Zeit später, worüber wir gesprochen haben und welche Informationen er sich behalten sollte.
Ist n8n einen Versuch wert?
Nach all den Workflows und Einblicken in meine persönliche Arbeitsweise will ich dir zuletzt noch die Frage beantworten, ob n8n einen Versuch wert ist. Und in meiner Ansicht ist es das auf alle Fälle!
Als begeisterter Smart Home Enthusiast und Automatisierungs-Fan bin ich immer auf der Suche nach besseren Lösungen für mich und mein Zuhause. Gerade für meinen Blog habe ich immer mal wieder mit Zapier experimentiert, bin aber dann schlussendlich nicht glücklich geworden. Ich kann aber auch gar nicht so richtig festmachen, woran es gelegen hat.
Mit n8n hat sich das für mich grundlegend verändert. Ja, am Anfang musst du wirklich unfassbar viel Zeit investieren bis alles so abgebildet ist, wie du es auch brauchst. Und du wirst auch nicht drum herum kommen, immer wieder Anpassungen vorzunehmen. Aber das Gesamtbild und die Arbeitsentlastung sind einfach echt grandios.
Alleine die Tatsache, dass ich mir durch n8n Stunden in meinem Postfach spare oder das automatische Posting auf verschiedenen Kanälen übernommen wird, ist einfach eine echte Erleichterung. Ich habe für mich den Eindruck, dass ich so wesentlich mehr schaffen kann und trotzdem noch Zeit einspare. Genau das ist der Faktor, um den es bei der Automatisierung geht.
Und ganz ehrlich … Ich kann bis heute nicht verstehen, warum so viele Unternehmen nicht auf diese Tools zurückgreifen, wenn schon wir im privaten Umfeld sowas gezielt für uns einsetzen.
Ich bin wirklich gespannt, was da in der Zukunft noch kommen wird und wie sich vor allem die KI-Agenten weiterentwickeln.
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