Mein Workflow im papierlosen Büro

Gestern habe ich eine interessante Reportage zum Thema Digitalisierung gesehen. In der hieß es von einer der Beteiligten, dass sie nicht mobile-first, sondern mobile-only bevorzugt. Wie gut, dass hierzu mein Workflow im papierlosen Büro ganz gut passt.

In diesem Artikel möchte ich dir einen Einblick in meine Arbeitsweise geben. Und ich will dir vor allem zeigen, wie bequem und sinnvoll das Arbeiten ohne Papier sein kann. Zwar gibt es auch bei mir immer mal wieder etwas Papier, doch nicht mehr in dem Ausmaß wie das noch zu Studienzeiten der Fall war. Und darum bin ich ganz froh.

Ich will dich also gerne auf eine doch recht persönliche Reise mitnehmen. Denn ich werde dir einen tiefen Einblick in meine digitale Welt geben und dir zeigen, welche Strukturen ich mir in den vergangenen Monaten aufgebaut habe. Vielleicht finden wir sogar den einen oder anderen Fall, an dem diese Struktur sich die Zähne ausbeißen muss. Ich bin sehr gespannt!

Wenn dir das Thema rund um das digitale Arbeiten gefällt, empfehle ich dir meinen Themenbereich zum papierlosen Büro. In diesem Themenbereich findest du einiges mehr an Artikeln, Informationen und sinnvolle Tipps für dich und deinen Workflow.

Alles entstand aus einer Idee

Als ich damit angefangen habe, mir Gedanken über Digitalisierung zu machen, war ich noch an der Hochschule. Täglich hatte ich mit Unmengen an Papier und Blättern zutun. Ziemlich bescheiden für eine technische Hochschule, die unter anderem Wirtschaftsinformatiker ausbildet. Und für mich auch immer wieder ein Punkt der Verärgerung.

Denn du kennst sicherlich die Situation, in der ich gesteckt habe. Du hast einen Block voller Notizen auf Papier. Jedes weitere Blatt legst du irgendwie dazwischen, dass du es immer griffbereit hast. Über die Zeit hinweg sammelt sich Papier über Papier und wenn du mal das richtige brauchst, findest du es nicht oder hast es kurz davor ausgemistet. Ziemlich ärgerlich.

Digitale Tools habe ich auch damals nur teilweise genutzt und so hatte ich schnell eine hybride Lösung bestehend aus Word-Dokumenten, Papier und Block. Irgendwie ganz schön unübersichtlich auf Dauer. Und ich habe mich immer gefragt, wieso bekomme ich all das nicht einfach in dieses blöde iPad und habe es immer dabei?

Doch mir standen damals noch einige andere Hürden im Weg, die sich erst so mit der Zeit an der Uni dann etwas geändert haben.

Game-Changer: Technologie

Als ich dann irgendwann von der Hochschule an die Uni gegangen bin, wurde vieles ein wenig anders. Ich habe in der Zeit wesentlich mehr angefangen mit dem iPad zu arbeiten. Auch deshalb, weil ich im Master dann endlich ein iPad Pro mit dem Apple Pencil hatte. Kurios eigentlich, dass es so lange gedauert hat. Aber besser spät als nie.

Mit dem iPad konnte ich endlich vieles digital lösen. Notizen in PDFs schreiben, Notizen in OneNote machen, usw. Mein Weg wurde über die Zeit immer digitaler und vor allem praktischer. Denn anders als ein Block ist das iPad nicht so schnell (vielleicht auch nie?) voll und kann einiges an Dokumenten, Notizen und Bildern beheimaten.

Und dennoch hat es dann immer wieder angefangen, dass ich Schwierigkeiten mit der Struktur hatte. Zwar habe ich vieles auf meinem NAS daheim abgelegt und konnte jederzeit darauf zugreifen, doch die Struktur war noch nicht so ganz optimal. Selbst als ich meine Ordnerstruktur nochmal überarbeitet habe, stieß sie schnell an ihre Grenzen.

Dazu muss man auch sagen, dass sich das iPad über die Zeit weiterentwickelt hat. Am Anfang gab es noch nicht alle Funktionen, die uns heute zur Verfügung stehen. Das kam erst mit den Jahren und macht es heute wirklich super stark.

Zeitsprung: Die Situation heute

Machen wir einen kleinen Zeitsprung in die heutige Zeit. Denn heute sieht mein Workflow im papierlosen Büro schon wesentlich einfacher aus. Dokumente lege ich in einem digitalen Archiv ab. Hier habe ich mich komplett von irgendwelchen Ordnerstrukturen verabschiedet und die Aufgabe an ein System ausgelagert.

Meine Notizen befinden sich alle ausschließlich in OneNote. Hier unterteile ich zwischen Arbeit, Privat, Blog und weiteren Bereichen. Wenn ich eine schnelle Idee habe, die ich irgendwann verfolgen möchte, schreibe ich sie auf. Wenn es etwas gibt, das ich mir für eine längere Zeit merken sollte, schreib ich es auf. OneNote beinhaltet also inzwischen sehr vieles an Information, die anfällt und ich nicht aus den Augen verlieren sollte. Die Strukturierung in verschiedene Notizbücher macht es mir leicht.

Und auch bei der Arbeit begleitet mich mein iPad dafür. Hier nutze ich direkt den Unternehmensaccount, so dass Firmeninformationen auf den vorgesehenen Plattformen bleibt. In OneNote sieht es hingegen einheitlich aus und ich muss mich dort nicht mit verschiedenen Anmeldungen rumschlagen.

Papier, welches ich zum Beispiel durch die analoge Post bekomme, wird digitalisiert und ebenfalls ins Archiv gelegt. Genauso wie wichtige Anhänge aus Mails und sonstige Dokumente, die mir irgendwie zugespielt werden. Unterwegs habe ich dann alles in meinem iPad und kann unbesorgt von überall meine Arbeit verrichten.

So organisiere ich mich heute

Für mich gibt es heute 3 wesentliche Bestandteile meines Lebens, die ich für mich organisiere. Das ist einmal mein reines Privatleben, meine Arbeit und auch mein Blog. Und wenn ich von Blog spreche, dann meine ich im Grunde das gesamte Gewerbe, welches eben auch organisiert sein muss.

In jeder Software unterscheide ich diese 3 Bereiche. Sowohl in OneNote, als auch in meinem Dokumentenarchiv. Bei Mails ist das alles ziemlich simpel, denn hier gibt es eben entsprechend eigene Mailaccounts.

Bei der Arbeit unterteile ich dann nochmal. Gehaltsabrechnungen, Schriftverkehr und weitere Dokumente sind quasi geschäftlich-privat. Denn sie betreffen mich als Privatperson und nicht mich als Mitarbeiter. Die Dokumente liegen also bei mir in meiner Infrastruktur, so dass ich den Überblick behalte. Dokumente, die ich von Kunden bekomme, liegen hingegen (logischerweise) in der Firmeninfrastruktur, so dass ich das strikt von meinem privaten trenne.

Bei meinem Gewerbe ist es zwar ähnlich, dort wandert jedoch alles in mein System. Innerhalb des Systems unterscheide ich dann anhand von Kategorisierungen, um welchen Teilbereich es sich handelt. So sehe ich direkt auf einen Blick, in welchem Kontext ich mich bei einem bestimmten Dokument bewege. Und Ordnerstrukturen erspare ich mir komplett. Wozu auch? Das System hat den Überblick.

Meine Top-Tools für ein digitales Büro

Nun fragst du dich aber sicherlich, auf welche Tools ich zurückgreife, um mich ideal organisieren zu können. Und das ist auch für mich immer eine sehr spannende Frage, denn da kommt der Wirtschaftsinformatiker in mir ganz klar durch.

Wir nutzen in unserem Alltag so viele Tools, schöpfen sie aber kaum bis zum Ende aus und greifen stattdessen zu mehreren Tools. Das erhöht gleichzeitig die Komplexität und macht uns das Leben nicht gerade einfacher. Schnell fällt man daher das Urteil, dass Digitalisierung eben doch nicht so toll ist, wie man sich das vielleicht denkt.

Lass mich dir also nachfolgend einen Überblick geben, welche Tools für mich am wichtigsten sind und auf welche ich definitiv nicht verzichten kann.

OneNote

Wie schon weiter oben erzählt, ist für mich mein OneNote ein wichtiges Drehkreuz. Unter der Woche in meinem Hauptjob verschaffe ich mir jeden Morgen erstmal einen Überblick, was alles abzuarbeiten ist. Dazu habe ich mir in OneNote einen kleinen Schmierzettel angelegt. Dort wandern diese Informationen rein. Je nach Status der Abarbeitung, kann ich dann diese Notizen noch mit weiteren ergänzen. So habe ich immer alles im Blick und verliere mich nicht in irgendwelchen Details oder übersehe etwas.

Für meinen Blog nutze ich OneNote, um neue Artikel zu planen. Was muss alles in den Artikel? Welcher Punkt ist besonders wichtig? Welche Quellen gibt es dazu? Du verstehst schon, was ich meine.

In meinem Privatleben hat OneNote aber auch eine wichtige Bedeutung. Jetzt aktuell zum Glasfaserausbau zum Beispiel. Hier notiere ich mir kurz, den Stand der Baustelle und wann denn eigentlich welcher Schritt angefangen hat. Wenn ich später Content daraus machen will, kann ich darauf zurückgreifen.

Aber auch um Ideen festzuhalten hilft mir dieses Tool enorm. Denn wenn ich abends kurz vor dem Schlafen gehen noch einen guten Gedanken habe, schreibe ich ihn auf. Damit ist er bei mir aus dem Kopf, ich kann mich beruhigt schlafen legen und am nächsten Tag habe ich trotzdem alles wieder griffbereit.

Das iPad hilft mir da vor allem, da ich diese Notizen handschriftlich machen, jederzeit ergänzen und verändern kann. Auf dem Mac kann ich OneNote genauso nutzen, wenn es zum Beispiel in die Umsetzung eines Artikels geht. Und auf dem Smartphone begleitet es mich auch jeden Tag.

Paperless ngx

Ebenfalls sehr wichtig für mich, ist mein Dokumentenarchiv. Hierfür nutze ich die kostenlose Open-Source-Software paperless ngx. Damit kann ich meine Dokumente ohne großen Aufwand direkt verwalten und jederzeit darauf zurück kommen. Auf Wunsch lässt sich das System sogar direkt ins Internet stellen, so dass ich Links zu meinen Dokumenten mit anderen teilen kann.

Stehe ich nun morgens an der Tankstelle und bezahle mit der App, kommt innerhalb von wenigen Minuten der Tankbeleg in mein Mailpostfach. Der Beleg wandert dann in paperless ngx und ich kann dort noch den letzten Kilometerstand hinterlegen. Aufgrund dessen, dass paperless über die Zeit hinweg meine Sortierung erlernt, muss ich fast nie mehr nacharbeiten.

Und wenn ich mal ein Dokument auf dem iPhone habe, kann ich per Shortcut direkt an paperless weiterleiten. Genauso wie ich von meinem Mac direkt die Dokumente ins System archivieren und mich dann wieder anderen Aufgaben widmen kann.

Wenn ich nun ein Dokument suche, gehe ich in paperless und gebe ein Stichwort dazu ein. Alternativ kann ich nach dem Korrespondenten oder dem genauen Dokumentennamen recherchieren. Innerhalb von wenigen Sekunden ist dann das Dokument schon bei mir auf dem Bildschirm. Einfacher geht es kaum.

So schaffe ich es, mehr als 600 Dokumente zu verwalten, ohne dabei den Überblick zu verlieren. Damit du das auch schaffst, habe ich dir ein paar Best Practices zur Verfügung gestellt.

Nextcloud

Die Nextcloud ersetzt bei mir im privaten Umfeld gewissermaßen die Funktionen, die große Unternehmen durch ihre Microsoft-Infrastruktur haben. So kann ich in der Nextcloud auf die Schnelle Dateien mit anderen Teilen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten oder auch Dateien von anderen ablegen lassen.

Darüber hinaus werden Kontakte und Erinnerungen in der Nextcloud abgelegt. So kann ich mir sicher sein, dass alles immer über meine eigene Infrastruktur geht und ich nicht abhängig von anderen Anbietern bin. Zwar erfordert das manchmal ein wenig Aufwand durch Pflege und Wartung, ich spare mir aber auch Kosten ein und kann mich im Betrieb dieser Software etwas weiterbilden.

Das iPhone, iPad und der Mac synchronisieren nun die Kontakte, Erinnerungen und sogar den Kalender mit meinen eigenen Servern in meinem Homelab. Ich muss im Grunde nichts weiter tun als wie gewohnt weiter zu arbeiten. Die Infrastruktur übernimmt im Hintergrund alles weitere.

Lexoffice

Belege und Rechnungen aus und für mein Gewerbe kann ich natürlich nur sehr begrenzt über meine Infrastruktur abwickeln. Weil hier wiederum gesetzliche Vorgaben eine Rolle spielen, die man nicht missachten sollte. Sonst wird es teuer.

Also habe ich auch hier wieder ein System, mit dem ich alles abwickeln kann. Hier greift mir Lexoffice unter die Arme. Denn damit erstelle ich Angebote, Rechnungen, verwalte den Kontostand und mache meine Buchhaltung.

Besonders praktisch dabei ist, dass es ähnlich wie paperless arbeiten kann. So kann ich zum Beispiel von unterwegs kurz einen Beleg am iPhone einscannen oder herunterladen und ihn direkt in Lexoffice hochladen. Die finale Arbeit in der Buchhaltung erfolgt dann entweder daheim am Mac oder wenn ich gerade mal Zeit habe auch mobil am iPad oder iPhone. Je nachdem, wann ich wo Zeit habe.

Ausgangsrechnungen werden direkt über Lexoffice versendet, ohne dass ich hierfür wieder einen extra Download machen muss und den Versand händisch durchführen muss. Auch der Zahlungseingang und -ausgang wird überwacht, so entgeht mir keine Buchung auf dem Geschäftskonto.

In der Praxis gab es dabei noch nie ein Problem und ich kann damit sehr gut arbeiten.

Bitwarden

Ein weiteres unverzichtbares Tool für mich ist mein Passwortmanager. Wirklich, ohne ihn wäre ich völlig aufgeschmissen. Denn wir haben täglich mit so vielen Plattformen, Apps und Websites zutun, die alle ihre eigenen Login-Daten haben. Da den Überblick zu behalten ist nach einer gewissen Zeit eine große Herausforderung.

Bitwarden hilft mir persönlich dabei, dass ich all das unter einen Hut bekomme. Auf dem Smartphone läuft die App und füllt mir meine Zugangsdaten direkt aus. Auf dem Mac läuft im Safari eine Erweiterung für Bitwarden, so dass ich auch hier das automatische Ausfüllen nutzen kann.

Besonders hilfreich ist es für mich auch, dass ich in Bitwarden mit anderen Familienmitgliedern Logins teilen kann. So ist man immer synchron und muss nicht erst eine Änderung des Passworts aufwändig kommunizieren. Das regelt die Technik für mich.

Die Software läuft dazu auch in meinem eigenen Homelab, so dass ich auch hier der Herr über die Daten bin. Ich lagere diese wichtigen Informationen nicht aus, sondern behalte sie stets unter meiner Kontrolle.

Warum ich diesen Weg gehe

Es ist relativ simpel, warum ich diesen Weg gewählt habe. Denn er funktioniert für mich so am besten. Ich komme mit meiner Zusammenstellung an Tools und der gewählten Infrastruktur super klar. Zwar ist es an manchen Stellen ein Aufwand (z. B. bei der Nextcloud), aber auch das hat wiederum Vorteile.

Gerade als Wirtschaftsinformatiker liebe ich es, Tools auszuprobieren und an meiner eigenen Technik zu arbeiten. Ich lerne dadurch unfassbar vieles, was mir durch eine einfache Nutzung der Cloud so nicht möglich wäre. Klar, ich könnte auf irgendeine Cloud zurückgreifen, die ähnliche Funktionen bietet. Doch über das eigene Hosting, Handling und die Herausforderungen würde ich nichts lernen.

So betrachte ich meine eigene Infrastruktur und Zusammenstellung von Tools nicht einfach nur als einen Zeitaufwand oder schönes Projekt. Ich nutze es auch gezielt, um mich selbst weiterzubilden und mehr darüber zu lernen, wie die Tools eigentlich funktionieren. Und vor allem, welche Herausforderungen es gibt, wenn man selbst solche Tools betreibt.

Auf der anderen Seite greife ich natürlich auch auf vorhandene Tools zurück. Einfach um manchen Problemen zu entgehen und auch ein wenig Komfort genießen zu können. Gerade Lexoffice ist dafür ein sehr gutes Beispiel aus meiner Auswahl.

Deine Tool-Auswahl

Was mir außerdem besonders wichtig ist, betrifft deine eigene Tool-Auswahl. Denn natürlich stelle ich dir hier meinen eigenen Workflow vor und erzähle dir, wie ich besonders gut arbeite. Aber Digitalisierung bedeutet eben auch, dass der Weg für dich nicht zwangsläufig auch der beste sein muss.

Vielleicht willst du anstatt eigenen Servern lieber ein Cloud nutzen. Oder statt Lexoffice lieber sevDesk. Das ist völlig in Ordnung, denn in erster Linie musst du mit deinen Tools klar kommen. Ich kann dir zwar sagen, wie es für mich ganz gut funktioniert. Aber mein Weg muss für dich wiederum nicht der einfachste sein.

Es hängt davon ab, was du genau machen willst und wie du am besten arbeiten kannst. Vielleicht nutzt du auch anstatt OneNote lieber eine andere App, weil es dort Funktionen gibt, die du vielleicht eher brauchst. Das ist in Ordnung und du solltest dir selbst einen gewissen Zeitraum zur Verfügung stellen, um dich selbst auszuprobieren.

Ich für meinen Teil weiß auch heute noch nicht, ob ich in 5 Jahren noch genauso arbeite. Vielleicht ersetze ich einzelne Tools wieder durch andere, weil sich dort eine maßgebliche Verbesserung ergeben hat. All das gehört zu diesem Prozess dazu und das solltest du auch für dich selbst so machen.