Dokumentenmanagementsystem – Was ist das?

Das papierlose Büro ist gewissermaßen ein erstrebenswerter Zustand, den sich viele Unternehmen insbesondere in Zeiten von viel Homeoffice wünschen. So lässt sich die Flut an Dokumenten und Papieren in den Griff bekommen. Doch um diesen Zustand zu erreichen, benötigt man eine Reihe an Tools. Eines dieser Tools ist das Dokumentenmanagementsystem, um das es in diesem Beitrag gehen wird.

Was ein Dokumentenmanagementsystem ist, bleibt viel zu oft unbeantwortet und wirft schlussendlich mehr Fragen auf. Im Zuge meines neuen Themenbereichs möchte ich daher gemeinsam mit dir einen Blick auf diese Software werfen und die wichtigsten Fragen klären.

Die Definition von Dokumentenmanagementsystemen werden wir zu Beginn in Angriff nehmen und mit den Lösungen abschließen. Bis dorthin hast du dann einen umfassenden ersten Eindruck. Offene Fragen, Ideen und Vorschläge klären wir gerne in den Kommentaren am Ende dieser Seite.

Beachte bitte bei dem Einsatz einer Software für das Unternehmen, dass du gewissen Regulationen unterliegst. Dabei gilt zum Beispiel die GoBD, eine Archivierungspflicht usw. Ich kann keine Rechtsberatung durchführen und rate dir daher dringend, einen Experten zu befragen, wenn es um die Einhaltung der vorgegebenen Richtlinien geht.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Das Dokumentenmanagementsystem wird in der Kurzform mit DMS abgekürzt. Ein Synonym ist beispielsweise Dokumentenmanagementsoftware, wenn man grundsätzlich über verschiedene Softwarelösungen spricht.

Grundsätzlich dient das DMS dem zentralen Archivieren und Verwalten von Dokumenten. Diese Funktion ist insbesondere dann hilfreich, wenn man es mit einer Vielzahl von Dokumenten zutun hat oder in einem Unternehmen über mehrere Abteilungen an gemeinsamen Dokumenten arbeitet.

Damit ist der grundlegende Rahmen des Systems abgesteckt. Ein DMS dient innerhalb von Unternehmen dem kollaborativen Arbeiten sowie der Archivierung von wichtigen Dokumenten. Im privaten Umfeld ist das DMS eher selten, kann allerdings auch zur Strukturierung eingesetzt werden. Ein Hemmnis hierbei sind die oft hohen Kosten oder die geringe technische Affinität, die den Einsatz hemmen oder unmöglich machen.

Zum Einsatz wird neben dem entsprechenden Wissen auch die technische Infrastruktur benötigt. Da ein DMS selten ein in sich geschlossenes System ist und sich eher in einen vorhandenen oder zu erstellenden Workflow einreiht, benötigt man verschiedene Grundlagen. Diese Grundlagen können einerseits verschiedene Server sein, andererseits allerdings auch unterschiedliche Software, die für den Betrieb notwendig ist.

Dokumentenmanagementsystem Definition

Blicken wir auf die Definition eines Dokumentenmanagementsystems, müssen wir zwischen zwei Sichtweisen unterscheiden. Im engeren Sinne beziehen wir uns auf die Kernfunktionen der Software, während im weiteren Sinne auch anknüpfende Systeme und Möglichkeiten im Fokus stehen.

Im Umgangssprachlichen betrachtet man ein DMS meist im weiteren Sinne, wodurch die Kernfunktionalitäten nicht richtig zum Ausdruck kommen. Mit dieser Problematik räumen wir an dieser Stelle auf. Wir sehen dadurch auch gleich, was ein DMS wirklich leistet und wofür es doch noch auf externe Systeme angewiesen ist. Einige Beispiele werde ich dir in den nachfolgenden Abschnitten aufzeigen.

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DMS im engeren Sinne

Im engeren Sinne dient ein Dokumentenmanagementsystem der Versionierung und Organisation von Dokumenten. Hierzu werden vorhandene Dokumente mit sogenannten Metadaten versehen. Metadaten sind Daten über Daten, welche die Dokumente beschreiben. Klassische Beispiele hierfür sind die Angabe des Erhalts, Versionsnummer oder auch Sachbearbeiter.

Metadaten werden zur Erstellung von Dokumenten zwar immer angelegt, jedoch selten in einem brauchbaren Maße. Gesetzliche Regelungen geben eine Menge von Handlungsanweisungen vor, bei denen Unternehmen auf zusätzliche Informationen angewiesen sind. Das klassische Betriebssystem mit seinem Dateimanager kann diesen Anforderungen nur in einem begrenzten Maße Rechnung tragen. Gespeichert werden an dieser Stelle beispielsweise nur das Erstelldatum, Änderungsdatum und die entsprechenden Zugriffsrechte.

Weiterhin dient das DMS als elektronische und dynamische Akte, die eine herkömmliche Aktenhaltung im Schrank ablösen soll. Gewissermaßen wird für jedes Projekt oder jeden Kunden eine Akte angelegt, die sämtliche Dokumente beinhaltet. Diese Dokumente können Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen sein.

Dynamisch ist die Akte deshalb, da sie sich je nach Geschäftsvorfall erweitert und immer wieder verändert. Akten können archiviert werden, wodurch sich ihr eigener Zustand verändert.

DMS im weiteren Sinne

Im weiteren Sinne betrachtet man die Dokumentenmanagementsoftware als übergreifendes System zum kollaborativen Arbeiten. Das bedeutet, dass mehrere Abteilungen und Mitarbeiter gemeinsam für Dokumente verantwortlich sind oder Zugriff darauf brauchen.

In einem Unternehmen ist ein klassisches Beispiel hierfür die Rechnung. Sie wird durch einen Mitarbeiter oder eine Abteilung erzeugt, muss jedoch später im Rechnungswesen nochmal geprüft werden. Besonders hinsichtlich des Zahlungseingangs. Im DMS können hierfür Berechtigungen erteilt werden, so dass die Abteilungen zum Beispiel lesenden oder auch schreibenden Zugriff auf eine Akte oder ein Dokument erhalten.

Zum weiteren Sinne gehören ebenso die Funktionen des Scannens, Kommunikation und Groupware-Funktionalitäten im Allgemeinen. Für derartige Funktionen sind die Systeme jedoch oft auf weitere Software oder Server angewiesen. Von Haus aus bieten nur wenige bis gar keine Lösungen diese Möglichkeiten, da sie den Funktionsumfang enorm anheben würden und damit auch die Wartung deutlich komplexer wird.

Technologie des DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem dient bei der Archivierung und Verwaltung von Dokumenten lediglich als Teilsystem einer gesamten Infrastruktur. Das bedeutet, dass das System alleine keine Aufgaben erfüllen kann. Vergleichbar ist das mit deinem Webbrowser. Der Browser allein kann seinen Zweck nicht erfüllen, wenn du keine Internetverbindung hast oder es gar keine Websites gibt. Er ist somit auf eine weitere Infrastruktur angewiesen.

Für das DMS benötigt man in den meisten Fällen einen sogenannten Datenbankserver. Dieser arbeitet beispielsweise auf Basis von MySQL und beinhaltet sämtliche Informationen zu den Dokumenten. Innerhalb der Datenbank sind die einzelnen Daten in Tabellen organisiert. Jeder Datensatz ist stellt eine eigene Zeile innerhalb einer Tabelle dar. Diese Zeilen haben unterschiedliche Spalten. In den Spalten sind die einzelnen Attribute gespeichert, auf die das DMS zugreift. Die Organisation innerhalb einer Datenbank ist stark vergleichbar mit Excel. Auch hier werden Daten in Zeilen und Spalten aufgeteilt.

Zur Technologie gehört ebenfalls ein sogenannter Dateiserver. Dieser Server kümmert sich um die Speicherung der Dokumente. Ein Dateiserver ist in diesem Fall vergleichbar mit deiner Festplatte. Daten werden in verschiedenen Ordnern abgelegt, welche schlussendlich die Struktur ergeben. Ein Beispiel für einen Dateiserver ist ein NAS-System. Dieses stellt dir in deinem Netzwerk unterschiedliche Speicherbereiche zur Ablage von Dateien zur Verfügung. Ein Dateiserver ist dabei nicht auf Dokumente begrenzt, sondern nimmt jede Art von Datei auf. Er ist ebenso dafür verantwortlich, dass die Dateien entsprechend der Berechtigung wieder abgerufen werden können.

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Weitere Technologien für das DMS

Neben den beiden oben genannten Lösungen und Servern, kann der Betrieb von weiterer Infrastruktur erforderlich sein. Der Bedarf wird dabei durch die Software und deren Umsetzung bestimmt. Einige Tools enthalten bereits die nachfolgend genannten Funktionalitäten, andere benötigen diese durch ergänzende Produkte. Ein weiterer Aspekt, der den Bedarf ausmacht, ist die sogenannte Skalierung.

In größeren Umgebungen kann der Betrieb eigener Server für die Funktionalitäten notwendig sein, um alle Mitarbeiter mit angemessener Geschwindigkeit zu versorgen. Kleine Umgebungen brauchen dabei weniger Ressourcen als größere Umgebungen. So ist beispielsweise die IT-Infrastruktur von Mercedes Benz völlig anders ausgelegt als im Kiosk um die Ecke.

Zu den weiteren Technologien gehört oft ein sogenannter Konvertierungsserver. Dieser dient zur Wandlung von Dokumenten in ein sogenanntes Langzeitdatenformat. Ein solches Format kann zum Beispiel ein PDF-Dokument sein. Diese sind ohne weitere Hilfsmittel nicht editierbar und können daher nicht mehr verändert werden.

Der Kommunikationsserver kümmert sich um die Transaktionen. Eine Transaktion ist eine Anforderung an das DMS mit der Bitte, ein Dokument zu speichern, verändern oder löschen. In einem großen Unternehmen finden dabei unzählige Transaktionen statt, die sinnvoll in eine Ablaufreihenfolge gebracht werden müssen. Es ist zum Beispiel nicht möglich, ein Dokument zu löschen und danach eine Änderung daran zu speichern. Der Transaktionsserver übernimmt die Koordination.

Zugriff auf das DMS

Technologien sind insbesondere auch für den Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem erforderlich. Der Zugriff darauf kann grundsätzlich über zwei verschiedene Wege passieren. Die erste Möglichkeit ist der Einsatz einer eigenen Anwendung, die auf dem Computer installiert wird. Er erhält dadurch die Möglichkeit, auf abgelegte Dokumente und ganze Akten zuzugreifen. Ohne diese Software kommt er an die entsprechenden Informationen nicht heran.

Die zweite Möglichkeit bildet der Einsatz des Webbrowsers. Hierbei wird das DMS im Gesamten als Webanwendung bereitgestellt, wodurch der Einsatz eines Webservers essentiell ist. Vorteil hierbei ist, dass von unterschiedlichen Geräten zugegriffen werden kann, ohne dass diese mit einer speziellen Software ausgestattet werden.

Bei einem hybriden Zugriff werden beide Möglichkeiten miteinander kombiniert. So können zum Beispiel Tablets über den Webbrowser zugreifen, während auf dem Arbeitsplatzrechner eine Anwendung installiert ist, die zusätzlichen Komfort bietet. Der hybride Einsatz erleichtert oft die Nutzung der Anwendung, da im Zweifelsfall über den Webbrowser der Zugriff erfolgen kann.

Der Unterschied zwischen beiden Zugriffsvarianten besteht außerdem darin, dass bei einer klassischen Anwendung der PC für die korrekte Ausführung zuständig ist. Im Falle des Zugriffs über den Webbrowser liegt die Hauptverantwortung bei der IT, die für die Wartung und Instandhaltung des Servers zuständig ist.

Dokumentenmanagementsystem Vorteile

Nachdem wir uns nun ausgiebig mit der Frage beschäftigt haben, was ein Dokumentenmanagementsystem ist, möchte ich mich nun mit dir über die Vorteile unterhalten. Wir konzentrieren uns dabei auf drei wesentliche Vorteile, die dir das System bietet. Diese drei Vorteile decken in meinen Augen sowohl den gewerblichen, als auch den privaten Bereich vollumfänglich ab. Genauere Details obliegen dabei natürlich dir, denn du musst für dich oder dein Unternehmen entscheiden, welcher Vorteil aus deiner Sicht entscheidend ist.

Dokumente wiederfinden. Hierbei handelt es sich um den wohl wichtigsten Punkt beim Einsatz eines DMS. Dokumente werden zu einem Zeitpunkt digitalisiert oder eingelagert. Diese Archivierung dient dazu, dass zu jeder Zeit nachgeschlagen werden kann und Informationen zur Verfügung stehen. Die Dokumentenmanagementsoftware kann durch die Verwaltung mit Metadaten dazu beitragen, dass die Dokumente mit einem Kunden oder einem konkreten Projekt verknüpft sind. Dadurch fällt die Suche leichter und Dokumente werden schneller gefunden.

Dokumente klassifizieren. Die Klassifizierung dient der Einordnung und sorgt damit für unterschiedliche virtuelle Ablagen, in denen sich die Dokumente befinden. Rechnungen, Angebote, Behördenpost oder private Dokumente befinden sich damit immer im gleichen Stapel und ergeben oft eine zeitliche Reihenfolge. Dadurch wird die Navigation vereinfacht und das Verständnis der Dokumente wird erleichtert.

Doppelentwicklungen vermeiden. Die Problematik von doppelten Dokumenten ist in einem Unternehmen bekannt. Oftmals ist man sich nicht mehr sicher, wo Gesagtes oder Besprochenes niedergeschrieben ist. Das DMS hilft dabei, diese Problematik zu vermeiden. Durch die Klassifizierung und Sortierung der Dokumente ist jederzeit ersichtlich, welches Dokument wohin gehört.

Wer kann das DMS nutzen?

Prinzipiell nutzbar ist ein DMS für jede Person. Selbstverständlich ergibt der Einsatz dieser Software erst dann einen Sinn, wenn man es regelmäßig mit Dokumenten zutun hat. Eine einfache Nutzung von Dokumenten kann auch ohne eine solche Software erfolgen und ist dann günstiger sowie einfacher. Dennoch beschränkt sich das DMS nicht nur auf Unternehmen. Auch im privaten Bereich lässt sich damit Ordnung ins Chaos bringen. Dabei muss man sich nur einmal vor Augen führen, mit wie vielen Dokumenten wir es täglich zutun haben.

Im Privatumfeld archiviert, organisiert und verwaltet die Dokumentenmanagementsoftware Rechnungen, Urkunden oder auch Zeugnisse. Denkbar sind auch Briefe, die von Behörden zugestellt wurden. Das System kann darüber hinaus als persönliche Ablage dienen, wodurch sich virtuell mehrere Stapel bilden lassen.

Innerhalb eines Unternehmens werden ähnliche Dokumente verwaltet. Hier liegt die Priorität sicherlich nicht nur auf Rechnungen und Angeboten, sondern generell auf kaufmännischen Dokumenten und allem, was sonst noch anfällt.

Der Unterschied zwischen der privaten und gewerblichen Anwendung liegt hierbei meist in der ausgewählten Software sowie dem Aufbau der Infrastruktur. Wie ich bereits in einem vorherigen Abschnitt erwähnt habe, benötigen Unternehmen in der Regel eine stärker ausgebaute Infrastruktur, da die Software hierbei deutlich mehr Ressourcen verschlingt.

Unterschiedliche Dokumentenmanagementsysteme

Um grundsätzlich die verschiedenen Softwarelösungen verstehen zu können, bedarf es einer grundsätzlichen Unterteilung zwischen zwei möglichen Formen. Eine Form ist das Anbieten eines Clouddiensts, wobei die Software auf einem fremden Server liegt und die Daten dorthin geschickt werden. Für viele ist das eine komfortable Lösung, jedoch besteht hierbei auch immer eine Abwägung zwischen DSGVO und Komfort.

Die zweite Form des Einsatzes ist eine sogenannte On-Premise-Lösung. On Premise bedeutet wörtlich übersetzt vor Ort und besagt, dass die Software nicht in einem fremden Rechenzentrum betrieben wird. Es bedeutet allerdings nicht, dass hierfür kein Server erforderlich ist.

Wer auf der Suche nach einer guten Softwarelösung für sein DMS ist, muss sich daher früher oder später mit dem Thema Cloud vs On Premise beschäftigen. Spätestens dann, wenn der Kauf einer Software oder die erste Mietzahlung ansteht. Während On Premise entweder in Form einer monatlichen oder jährlichen Lizenz sowie einer Einmalzahlung möglich ist, werden Clouddienste in der Regel immer monatlich abgerechnet. Die Wartung und Instandhaltung fällt bei Cloudlösungen selbstverständlich weg.

Eine Liste möglicher Systeme könnte ich an dieser Stelle einfügen. Das Problem daran ist jedoch, dass sich die Landschaft der verfügbaren Tools regelmäßig verändert und neue Produkte hinzukommen. Daher möchte ich als Beispiel lediglich die folgenden erwähnen und dich bitten, dich selbst auf die Suche zu begeben, wenn du mehr zu einer gezielten Software wissen möchtest. Ebenso möchte ich dich um Verständnis dafür bitten, denn bei der großen Anzahl von Software ist es auch für mich nur extrem schwer Möglich, einen Überblick zu haben. Solltest du jedoch ein DMS haben, das du unschlagbar gut findest oder in der Liste wiederfinden willst, dann hinterlasse mir gerne einen Kommentar und ich werde es gerne hinzufügen. Alternativ kannst du mir diesbezüglich auch gerne eine E-Mail schreiben.

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