Digitalisierung in kleinen Unternehmen

Jeder spricht über Digitalisierung bzw. Digital Transformation (zu Deutsch: Digitale Transformation) und jeder muss mitmischen. Insbesondere große Unternehmen testen häufig neue Technologien aus und versuchen ihre Unternehmensprozesse durch IT effizienter zu gestalten.  Riesen wie Otto machen es bereits vor, indem sie für Bewerbungsgespräche Skype Interviews anbieten. Auch andere Konzerne wie Daimler bieten ihren Mitarbeitern über Social Intranets eine Möglichkeit zur internen Kommunikation und Vernetzung. Doch kleine Betriebe (oftmals auch KMU genannt), insbesondere im Handwerk, bleiben auf der Strecke. Dabei könnte es doch so einfach sein.

Warum scheitern dann gerade kleine Unternehmen an der Digitalisierung? Warum empfinden kleine Betriebe die Hürden als so groß, dass sie scheinbar unüberwindbar sind? Gibt es dort überhaupt eine Definition für Digitalisierung?

Mein Einblick in kleine Betriebe hat gezeigt, dass oft der Mut zur Neuerung fehlt, da man sich zu stark von der Technik abhängig fühlt. Weiterhin ist es so, dass sich niemand findet, der sich mit der Thematik auskennt oder darin einarbeiten möchte. In meinen Augen kann man dieser Problematik nur entgegenwirken, indem man kleinen Betrieben den finanziellen und persönlichen Anreiz liefert, dass sie Mut zur Neuerung zeigen.

Dabei darf man allerdings nicht vergessen, dass die angepriesene Lösung nicht zu groß sein sollte. Gerade professionelle Werkzeuge liefern oft Funktionen für die man bezahlen muss, von denen ein kleiner Betrieb allerdings nur einen winzigen Bruchteil nutzen kann.

Ein kleiner Leitfaden für kleine Betriebe

Ich möchte in diesem Beitrag zeigen, dass es auch für kleine Betriebe gute Möglichkeiten gibt, wie sie in die Thematik Digitalisierung einsteigen können. Dabei möchte ich insbesondere kostenlose Tools vorstellen, welche jederzeit eingesetzt werden können, selbst wenn die Betriebe wenig Hintergrundwissen im Bereich der IT haben. Selbstverständlich wird man früher oder später nicht um Investitionen herum kommen. Diese können jedoch in einem kleinen Maß bleiben, so dass keine unvernünftig hohe Kosten entstehen.

Jeder Betrieb muss selbstverständlich selbst über Sinn und Unsinn des jeweiligen Tools entscheiden. Nicht für alle Betriebe ergibt es einen Sinn, eine große Palette an Tools bereit zu halten. Denn man darf niemals vergessen, dass jedes System regelmäßige Updates und Pflege benötigt.

Kommunikation

Kommunikation ist in allen Betrieben – egal welcher Größe – essentiell. Mitarbeiter befinden sich im Außeneinsatz und brauchen ab und an Informationen über bestimmte Abläufe oder wollen offene Fragen des Kunden direkt ans Büro übermitteln. Viele nutzen hierfür bislang WhatsApp, einige sicherlich auch SMS. Doch damit befindet man sich eher auf der dunklen Seite des Gesetzes, denn die Nutzung von WhatsApp im kommerziellen Sinne ist verboten. Sicherlich wird es in vielen Fällen sowieso nicht ans Tageslicht kommen, doch spätestens im Punkt Datenschutz sollten die Alarmglocken läuten.

Doch was nutzt man stattdessen?

In größeren Betrieben nutzt man häufig Microsofts Skype For Business oder Microsoft Teams. Der Vorteil besteht darin, dass diese Software im Paket enthalten ist und das Unternehmen bereits dafür bezahlt hat. Es bietet darüber hinaus sehr nützliche Funktionen für die Erstellung von Kanälen bzw. Teams, so dass Informationen immer am richtigen Ort zu finden sind. In kleinen Betrieben ist dieses Tools aufgrund von Lizenzkosten allerdings oft keine Möglichkeit. Jedoch muss man dazu sagen, dass Microsoft Teams seit diesem Jahr kostenfrei genutzt werden kann. Ein Blick auf das Tool zu werfen ist definitiv kein Fehler.

Statt Microsoft Teams kann man sich auch einmal Slack ansehen. Hierbei handelt es sich um ein Kommunikationstool, dass geltende Sicherheitsrichtlinien wahrt und dennoch eine professionelle Kommunikation ermöglicht. Es kann dabei kostenlos eingesetzt werden, man kann allerdings auch (freiwillig) auf eine kostenpflichtige Version mit erweiterter Funktionalität umsteigen. Weiterhin ermöglicht Slack (Video-) Telefonie, so dass man kontinuierlich in Kontakt bleiben kann. Per App ist man dabei auch mobil immer erreichbar.

Alle Angaben beziehen sich auf die jeweils kostenfreien Versionen der Tools.

Dateiaustausch

Quelle: Nextcloud

Neben der Kommunikation ist auch das Thema Dateiaustausch sehr wichtig. Erst kürzlich hatte ich den Fall, dass im Drei-Personen-Betrieb Dateien zwischen Home Office und Büro ausgetauscht werden sollten. Doch wie kann man das einfach bewerkstelligen?

Im kleinen Betrieb würden nun viele auf die Idee kommen, sich Dateien per E-Mail zukommen zu lassen. Funktioniert, ist halt Mist. Die Dateien müssen an einer Stelle zentral gesammelt werden, da man sonst schnell den Überblick verliert und viele unterschiedliche Versionen auf einem Rechner sammelt. Und sind wir mal ehrlich, der Austausch per E-Mail ist nicht gerade komfortabel.

Aus diesem Grund sollte man über ein NAS nachdenken, auf dem Dateien zentral im Netzwerk gesammelt werden können. Ein NAS ist ein kleiner Server bzw. eine Festplatte, die im Netzwerk erreichbar ist und Dateien speichern kann. Durch richtige Einstellungen können unterschiedliche Mitarbeiter immer auf die für sie wichtigen Dateien zugreifen und haben außerhalb ihres Kompetenzbereichs keinen Zugriff.

Alternativ lässt sich dieses Problem auch über eine eigene Cloud lösen, in der Unternehmensdaten abgelegt werden können. Eine gute Software hierfür ist beispielsweise Nextcloud. Sie ist kostenfrei verfügbar, kann auch einem entsprechenden NAS-System abgelegt werden oder auf einem Server bei einem Hoster betrieben werden. Hier legt man entsprechend der Unternehmensstruktur Gruppen an und richtet Freigaben für die Gruppen an. Außerdem ist die Nextcloud für Unternehmen gut einsetzbar, da diese Wert auf die DSGVO (engl.: GDPR) und Compliance legt.

Ein weiterer Vorteil bei der Nextcloud besteht darin, dass man auch externen Personen eine Möglichkeit zur Dateiablage oder zum Dateiabruf bereitstellen kann. Dem Kunden können so direkt alle Dateien, die sein Projekt betreffen, zur Verfügung gestellt werden. Viele der Kunden werden diesen Service sehr schätzen.

Terminverwaltung

Sicherlich kennt auch jeder im Betrieb iCloud, Google Calendar und alle weiteren bekannten Tools zur Verwaltung von Terminen. Vermutlich setzen auch einige kleine Betriebe auf diese Technologien und tragen all ihre Termine in einen solchen Kalender ein. Aber hast du schon einmal darüber nachgedacht, ob das zum Thema DSGVO passen kann? Lass mich Erleuchtung ins Dunkle bringen: keine geschäftlichen Termine in solchen Kalendern. Niemals.

Man könnte nun das traditionelle Terminbuch weiterführen und dieses überall mitnehmen. Allerdings sieht man hier schon das Problem, es kann immer nur eine Person über die Termine verfügen.

Stattdessen kann man auch hier voll auf die Nextcloud setzen. Sie enthält ein Terminverwaltungsmodul, mit dem man alle Termine abbilden kann. Dabei kann man Termine in unterschiedliche Kalender sortieren und auch einzelne Personen zu Terminen einladen. Jeder Mitarbeiter kann seinen persönlichen Kalender zur Verfügung gestellt bekommen, in dem er seine geschäftliche Termine speichert. Über Gruppenkalender können Termine für mehrere Personen zugänglich gemacht werden und so kann das Büro Termine für die Mitarbeiter planen und jederzeit Auskunft darüber geben, wann ein Mitarbeiter verfügbar ist.

Quelle: Nextcloud

Natürlich kann man auch seine persönlichen Kalender für Büromitarbeiter freigeben und so behält man stets den Überblick.

Als Besonderheit unterstützt die Nextcloud auch die Integration von mobilen Endgeräten, so dass alle Kalender stets auch auf dem Handy verfügbar sind. Und das beste daran ist, dass die Einrichtung kinderleicht vonstatten geht!

Adressdaten

Kommunikation, Dateiaustausch und Terminverwaltung haben wir bereits digitalisiert. Nun folgt in der Digitalisierung noch das Thema Adressdaten.

Nun darfst du drei Mal raten. Auch das können wir mit der Nextcloud abwickeln. Die enthält neben dem Terminmodul noch ein Adressmodul, in dem du alle Daten zu deinen Kontakten hinterlegen kannst. E-Mailadressen, Telefonnummern, Postadresse und vieles mehr. Dabei kannst du auch hier bestimmen, welche Gruppen oder Benutzer Zugriff auf diese Daten haben sollen. Schön dabei ist auch, dass du über das Adressbuch direkt dein standardmäßiges E-Mailprogramm öffnen kannst und so direkt die entsprechende Person kontaktieren kannst.

Quelle: Nextcloud

Wer natürlich sehr komfortabel leben möchte, kann für die Nextcloud ein E-Mailmodul installieren, so dass direkt aus der Cloud heraus E-Mails versendet werden können.

Digitale Notizen

Neben Kollaboration, digitalen Terminkalendern und E-Mails bleiben Notizen oftmals auf Papier. In einem Beitrag über Notizen auf einem Tablet habe ich schon einmal beschrieben, wie man sich die Technik der Tablet PCs zunutze machen kann, um Papiermüll zu vermeiden.

Hierbei ist der Vorteil nicht nur der, dass Unternehmen etwas umweltbewusster werden, indem sie weniger Papiermüll erzeugen. Sie können alle Notizen direkt mit anderen teilen oder per E-Mail an den Kunden verschicken. Hilfreich kann das insbesondere dann sein, wenn man bei einem Vorort-Termin Gesprächsnotizen anfertig, die der Kunde später auch gerne hätte. Es wäre auch denkbar, dass beide Parteien durch ihre Unterschrift die Richtigkeit der Notizen bestätigen, so dass man später ein Dokument hat, auf das man sich berufen kann.

Diese Notizen lassen sich natürlich auch direkt im entsprechenden Format in die Nextcloud exportieren, so dass sie im Unternehmen den richtigen Personen zur Verfügung stehen. Dadurch können Notizen als kleines Briefing betrachtet werden, ohne dass sofort ein umfangreicher Austausch nötig ist.

Digitalisierung muss nicht schwer sein

Selbstverständlich ist es nun so, dass das elektronische Abwickeln von Terminen, Adressdaten und vielem mehr nicht das komplette Digitalisierung abdeckt.

Allerdings ist es ein Schritt in die richtige Richtung und macht das berufliche Leben für viele einfacher. Man wird dadurch flexibler und kann seine Bürotätigkeiten auch am Abend oder am Wochenende im Home Office abwickeln, da man kontinuierlich alle Daten dabei hat. Zur Not sogar in der Hosentasche, wenn es einmal drauf ankommt. Natürlich funktioniert das nur, wenn man seine Geschäfte konsequent digital abwickelt.

Wie du außerdem sehen konntest, muss gute Software nicht unbedingt teuer sein. Auch sogenannte Open Source Software, welche kein Geld kostet, kann gute Dienste leisten und sollte für viele kleine Betriebe mehr als ausreichend sein. Es ist nicht einmal mehr so, dass die Einrichtung zu komplex ist. Die Einrichtung kann von jeder Person vorgenommen werden. Hilfreich ist es natürlich, wenn eine erfahrenere Person dabei einen Blick auf die Installation wirft oder diese gar übernimmt.

Solltest du dich allerdings selbst an die Sache wagen kann ich dir einige Tipps mit auf den Weg geben. Du benötigst für deine Cloud eine Domain, also eine Adresse unter welcher die Cloud erreichbar ist. Im Idealfall ist die Domain leicht zu merken und passt du dir beziehungsweise deinem Betrieb. Außerdem brauchst du einen Webspace oder einen Server, auf dem die Daten später mitsamt der Software gespeichert werden. Viele Anbieter stellen für einen Server auch gleichzeitig eine Inklusivdomain zur Verfügung, so dass man diese beiden Dinge nicht getrennt voneinander mieten muss. Ein Vergleich der Anbieter lohnt sich hier auf alle Fälle.

Die Allzweckwaffe für dein digitales Büro

Quelle: Nextcloud

Wie du in meinem Beitrag herauslesen konntest, rate ich stark zum System Nextcloud. Deren Vorteile sind unter anderem im letzten Abschnitt aufgelistet.

Auch ich setze dieses System ein und nutze es auf einem eigenen Server, da ich dort mehrere Vorzüge genießen kann. Ich habe eine garantierte Leistung und bin von anderen komplett isoliert. Dies wäre auch für den Unternehmenseinsatz die Entscheidung. Über Erweiterungen kann man die Funktionalität jederzeit ausbauen und stößt erst sehr spät an Grenzen. Das liegt unter anderem daran, dass es eine große Community gibt, welche sich um das System kümmert und kontinuierlich neue Funktionalitäten einbaut.

Was ich persönlich außerdem sehr spannend finde ist, dass die Nextcloud ebenfalls Erweiterungen dafür bietet, dass Benutzer untereinander Kurznachrichten austauschen können und auch Videotelefonie betreiben können. Auch Gruppenchats sind hierbei denkbar. Das schönste an dieser Lösung ist, dass man selbst der Herr über seine Daten ist und bleibt. Solange alles innerhalb der Cloud abläuft, sollte niemand darauf Zugriff haben. Damit sollte WhatsApp und SMS im Unternehmen endgültig abgelöst sein!

Besser geht es nicht, oder?