Die Vorteile des papierlosen Büros

Papierlos arbeiten und den Überblick behalten kann ganz schön kompliziert sein. Es bedarf einer guten Planung und der regelmäßigen Überarbeitung der eigenen Struktur. Doch wenn man sich einmal vor Augen führt welch‘ enorm hoher Aufwand für den Start erforderlich sein kann, so stellt man sich durchaus die Frage, was die Vorteile eines papierlosen Büros sind.

In diesem Artikel wollen wir gemeinsam auf die Sonnenseite des papierlosen Büros blicken. Wir schauen uns verschiedene Vorteile an und klären, was es damit wirklich auf sich hat. Dabei versuche ich aus meiner eigenen Sicht die Vorteile einzuschätzen und abzuwägen, ob sie wirklich zutreffend oder reine Illusion sind.

Damit gehört dieser Artikel zu meinem Themenbereich über das papierlose Büro. Wenn du gerne mehr zu diesem Thema erfahren möchtest, schau doch einfach mal im entsprechenden Themenbereich vorbei. Oder hinterlasse mir gerne einen Kommentar mit einem Thema, das du gerne näher betrachten möchtest. So entsteht sicherlich ein toller Artikel, der ideal zur Artikelreihe passt.

#1: Platzersparnis

Nicht gerade von wenigen Plattformen wird immer wieder beworben, dass man mit dem papierlosen Büro sehr viel Platz sparen kann. Die Idee ist dabei, dass du Dokumente direkt nach dem Eingang digitalisieren kannst, sofern sie nicht schon in digitaler Form versendet wurden. Auf einem kleinen NAS oder einem gemieteten Cloudspeicher lagern dann deine unzähligen Dokumente, auf die du täglich zugreifen willst. Die Idee klingt großartig und ist mit absoluter Sicherheit auch sehr erstrebenswert.

Doch blickst du einmal genauer auf die Abläufe in einem Büro beziehungsweise einem Unternehmen, wird dir schnell eine Sache ganz klar. Die originalen Dokumente können oftmals nicht vernichtet werden. Unternehmen unterliegen unterschiedlichen Regularien, die durch unsere Behörden vorgegeben sind. Dazu gehört auch, dass Dokumente bis zu 10 Jahren aufbewahrt werden müssen, bevor du sie vernichten kannst. In einigen Fällen geht das sogar so weit, dass nicht nur Kopien vorliegen müssen, sondern die Originale zwingend erforderlich sind. Damit ist die Platzersparnis oft nur ein vorgeschobenes Argument, das gerade im Unternehmensumfeld nicht zählt.

Im Heimbereich sieht das hingegen schon wieder ganz anders aus. Zwar sollte man auch hier verschiedene Dokumente mindestens ein Jahr aufbewahren (zum Beispiel für den Steuerberater), jedoch sieht man es hier meist etwas lockerer. Damit können gerade Privatpersonen viele Dokumente digitalisieren und entsprechend auf ihren Speicherplätzen ablegen, ohne hierfür das Original zusätzlich abheften zu müssen.

Wer demnach auf ein papierloses Büro umsteigen möchte, muss unbedingt vorher mit entsprechenden Fachleuten darüber sprechen, welche Regularien zu beachten sind.

#2 Zugriff von überall

Digitalisierte Daten lagern auf Cloudspeichern, Servern oder dem eigenen NAS. Diese Speicher sind immer mit dem Internet verbunden und können jederzeit aufgerufen werden. Mittels der passenden Schutzmechanismen ist außerdem sichergestellt, dass nur die richtigen Personen auf deine Daten zugreifen können. Klingt wunderbar, doch funktioniert das wirklich im papierlosen Büro?

In meinen Augen funktioniert das auf alle Fälle! Digitalisierte Dokumente können zum Beispiel über eine geschützte Verbindung jederzeit abgerufen werden und zur Bearbeitung der eigenen Aufgaben herangezogen werden.

Stell dir vor du bist gerade in den USA im Urlaub, dein Kunde oder eine Behörde benötigen aber dringend ein Dokument von dir. Du greifst nun nach deinem Smartphone und öffnest die App, die eine Verbindung zu deinem Speicher herstellt. Dort sind sämtliche Dokumente selbstverständlich sauber sortiert und du kannst innerhalb von wenigen Augenblicken das richtige Dokument per Mail zurückschicken. Klingt das nicht fabelhaft?

Argumentieren nun Unternehmen oder Personen damit, dass Dokumente immer zugreifbar sind, haben sie völlig recht. Dein Büro ist gewissermaßen in deiner Hosentasche, weil sich dort dein Smartphone befindet. Mit diesem hast du jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Dateien und kannst theoretisch von jedem Ort der Welt arbeiten. Gemütlich am Strand mit einem Cocktail und deinem Tablet? Kein Problem!

#3 Virtuelle Zusammenarbeit

Zugegeben, dieses Argument ist eng mit dem obigen verknüpft und doch wieder etwas anders. Unter Kollaboration oder virtueller Zusammenarbeit versteht man Situationen, in denen zum Beispiel Kollegen aus dem Homeoffice miteinander an Projekten arbeiten. Während dem Anruf in Microsoft Teams werden Dokumente ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet. Brauchst du nun ein wichtiges Dokument aus dem Büro, greifst du ganz einfach auf den Server zu und lädst dir das entsprechende Dokument.

Virtuelle Zusammenarbeit ist gerade in Zeiten von Corona enorm wichtig und von großer Bedeutung. Firmen mussten zum Teil schnell auf neue Möglichkeiten umstellen und es blieb nur wenig Zeit, die Infrastruktur auf den aktuellen Stand zu bringen. Erstaunlicherweise funktioniert das aber ziemlich gut. Während man physisch viele Kilometer auseinandersitzt, ist man virtuell gesehen am gleichen Tisch.

Zur Kollaboration gehört aber in Wahrheit nicht nur die Tatsache, dass Dokumente gemeinsam genutzt werden können und digital abgelegt sind. Es gehören weitere Anwendungen dazu, die eine effektive Kommunikation über viele Kilometer ermöglichen müssen. Daher sind vermutlich auch momentan Konferenztools wie Microsoft Teams, Skype oder Zoom so stark nachgefragt, wie noch nie.

Das Argument der virtuellen Zusammenarbeit trifft also im papierlosen Büro absolut zu! Hier gibt es nahezu keine Ausnahme, bei der eine virtuelle Zusammenarbeit durch die Digitalisierung des Büroalltags schwieriger wird.

#4 Einfache Zusammenarbeit mit Behörden

Ich musste schon ein wenig schmunzeln, als ich dieses Argument gelesen habe. Meiner Erfahrung nach zu urteilen, macht ein papierloses Büro die Zusammenarbeit mit Behörden oft schwieriger und nicht einfacher. Den Satz, dass Dokumente im Original benötigt werden, kann ich schon gar nicht mehr hören.

Kurzum lässt sich sagen, dass wir in unserem Land einfach noch nicht bereit sind für eine papierlose Arbeit. Unsere Regularien verbieten uns in vielen Dingen digitaler zu werden und werfen meist mehr Steine in den Weg als sie wegräumen.

Argumentiert man nun damit, dass ein papierloses Büro die Zusammenarbeit mit Behörden vereinfacht, kann ich absolut gar nicht zustimmen. Ich glaube in keinem anderen Punkt würde ich derart vehement widersprechen. Sicher bin ich mir allerdings darin, dass wir es eines Tages schaffen werden, digitaler zu werden. Und ja, damit meine ich auch unsere Behörden. Der Weg dorthin dürfte allerdings noch etwas länger sein.

#5 Die Sicherheit

Digitale Dokumente können signiert und verschlüsselt werden. Durch diese Mechanismen lässt sich einerseits sicherstellen, dass die Dokumente wirklich vom richtigen Absender kommen. Andererseits erlaubt die Verschlüsselung uns, dass wir Dokumente austauschen können, ohne dass sie in fremde Hände gelangen.

Die Digitalisierung ermöglicht uns viele Dinge, die vorher entweder gar nicht oder nur auf einem komplizierten Weg möglich waren. Zwar sind Signaturen und Verschlüsselungen nicht neu, doch durch die Technik haben sie nochmal an Bedeutung gewonnen.

Durch den Einsatz von IT-Systemen lässt sich zudem jederzeit nachvollziehen, wer auf welche Dokumente zugegriffen hat. Ein unbefugter Zugriff wird durch das System abgewehrt und die Daten können nicht in fremde Hände gelangen. Ein Blatt Papier hingegen kann schneller verschwinden als man schauen kann. Wirfst du zum Beispiel ein Papier in den Müll, kann der nächste es aus der Mülltonne holen und den Inhalt lesen und weiterverbreiten.

Zwar sind gelöschte Daten auf einer Festplatte nicht wirklich gelöscht, doch hier erfordert es schon mehr Kenntnisse, um an die Daten zu gelangen. Es kann nicht jede Person eine gelöschte Datei wiederherstellen und so ist im Allgemeinen die Sicherheit durchaus höher.

Die Argumentation, dass ein papierloses Büro demnach mehr Sicherheit bietet, kann ich so bestätigen. Zwar gibt es auf der Welt Hacker, die sich Zugang zu den unterschiedlichsten Systemen verschaffen können, doch der Aufwand ist meist höher als das Stehlen eines Blatt Papiers.

Zum Abschluss eine kurze Zusammenfassung

Nicht jedes Argument, das von manchen Personen hervorgebracht wird, ist tatsächlich ein Vorteil. Oft handelt es sich hierbei nur um Versprechen, damit das eigene Produkt verkauft werden kann. Wer auf dem Weg zu einem papierlosen Büro ist, sollte daher auf der Hut sein. Wie in vielen anderen Lebensbereichen gilt es auch beim papierlosen Büro, die Vorteile gezielt abzuwägen und auf sein eigenes Unternehmen oder das eigene Zuhause zu beziehen.

Wer sich von Versprechen blenden lässt, dass nie wieder Papier benötigt wird, ist zumindest im Jahr 2021 ganz schön an der Nase herumgeführt worden. Zwar steigen immer mehr Unternehmen auf digitale Unterlagen um, doch es gibt noch sehr viel Papierverbrauch auf der Welt. Ein klassisches Beispiel hierfür sind Werbeflyer oder Kataloge, die kostenlos und ungefragt zugestellt werden. Diese haben zwar nichts mit dem papierlosen Büro zutun, sie zeigen allerdings das Festhalten am Papierformat.

Was ist dein Grund, um auf ein papierloses Büro umzusteigen? Hinterlasse mir deine Meinung gerne in den Kommentaren und hilf mir dabei, eine andere Sicht auf die Dinge zu bekommen. Ich freue mich sehr auf unseren Austausch!