Ordnerstruktur für das papierlose Büro

Deutschland verbraucht unter den G20-Staaten das meiste Papier. Wir verbrauchen pro Kopf 240,3 Kilogramm Papier, Pappe und Karton. Das geht aus einer Infografik der Wirtschaftswoche hervor (Quelle: Deutschland hat ein Papier-Problem). Mit dem papierlosen Büro kann man diesem Trend entgegenwirken. Doch man benötigt die richtige Ordnerstruktur für das papierlose Büro.

Dass die richtige Struktur nicht einfach aus dem Ärmel geschüttelt werden kann, sehen wir jeden Tag. Wir archivieren E-Mails, Dokumente und weitere Dateien. Im Nachhinein ist es uns dann oft unklar, warum wir welche Daten wo gespeichert haben.

Für dein papierloses Büro musst du dich daher zwangsläufig und frühzeitig mit der Frage auseinandersetzen, wie du deine Daten ablegen möchtest. Ein Richtig oder Falsch gibt es dabei nicht. Höchstens vielleicht dann, wenn du alle Daten in einen einzigen Ordner packst.

In diesem Artikel stellen wir uns nun die Frage, wie wir eine passende Struktur entwickeln und auch noch im Nachhinein den Überblick über unsere Daten behalten. Dazu stelle ich dir zwei grundlegende Möglichkeiten vor, nach denen du vorgehen kannst.

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Dateisysteme – ein kleiner Exkurs

Unter einem Dateisystem versteht man grundsätzlich die Organisation von Daten innerhalb einer Festplatte. Du musst dir vorstellen, dass es auf deiner Festplatte ein Verzeichnis gibt, von dem alles ausgeht. Dieses Verzeichnis nennt man auch Wurzelverzeichnis oder Root-Verzeichnis. Es ist die oberste Ebene und alle weiteren Dateien und Ordner gliedern sich darunter.

In diesem Wurzelverzeichnis lassen sich nun verschiedene Ordner erstellen, die weitere Dateien und Ordner beinhalten. Das kennst du wahrscheinlich schon von deinem Computer. Schaut man sich die Festplatte C eines Windows-Systems an, befinden sich darin eine Vielzahl von Ordnern, die wichtige Daten beinhalten. Irgendwo dort versteckt sind dann schlussendlich auch die Daten, welche du auf deinem Computer speicherst.

Nach diesem Prinzip wollen wir uns nun zwei Möglichkeiten anschauen, wie du deine Daten ordentlich strukturieren kannst.

Die Projektstruktur

Sofern du bei der Arbeit mit verschiedenen Projekten zutun hast weißt du sicherlich, dass bei einem Projekt eine Vielzahl von Dokumenten gespeichert werden müssen. Dazu gibt es meist einen Ordner, der sich beispielsweise Projekte nennt. Innerhalb dieses Ordners können nun einzelne Unterordner angelegt werden, die stellvertretend für die einzelnen Projekte stehen.

Im Alltag lässt sich diese Struktur zunutze machen, indem man seine Daten unterteilt in privat, geschäftlich oder die Uni. Im privaten Ordner gibt es nun Unterverzeichnisse, wie beispielsweise Steuerunterlagen, Ausflüge und Notizen. Dorthin lassen sich nun alle Dateien abspeichern, die in diese Kategorie eingeordnet werden können.

Der Ordner für Steuerunterlagen enthält dann im Laufe der Zeit verschiedene Belege, Rechnungen oder auch Steuerbescheinigungen, die durch das Finanzamt zugestellt werden. Blickst du nun nach einigen Monaten in den Ordner weißt du sofort, welchem Bereich deines Lebens du diese Dateien zuordnen kannst und musst. Kommt es doch einmal zur Situation, dass du weiter unterteilen musst, kannst du die Ordnerstruktur für das papierlose Büro weiter verfeinern. Unterordner für die einzelnen Jahre erleichtern dir die Zuordnung der jeweiligen Dateien zum passenden Jahr. Musst du nun nach Monaten oder Jahren ein einzelnes Dokument finden, kannst du in den Ordner des entsprechenden Jahres navigieren und es versenden oder bearbeiten.

Die Projektstruktur birgt jedoch den Nachteil, dass diese Art der Sortierung oft nicht gebraucht wird oder die Trennung zwischen einzelnen Dateien unklar ist. Wir blicken daher nun auf die zweite Möglichkeit, wie du deine Dateien organisieren kannst.

Die Struktur nach Dateityp

Eine Alternative zur Projektstruktur bietet die Organisation nach Dateityp. Bei dieser Ordnerstruktur für das papierlose Büro legst du dir verschiedene Ordner an, die unterschiedliche Dateitypen beinhalten. Diese Art der Sortierung kennst du eventuell bereits schon von deinem Windows PC. Auch hier gibt es Ordner für Bilder, Dokumente, Musik und Videos. Microsoft gibt dir somit eine Struktur vor, die nach Art der Datei unterscheidet.

Innerhalb dieser Ordner liegen nun alle Dateien, die den entsprechenden Dateityp haben. So findest du im Ordner Bilder alle Bilder, die du jemals erstellt oder heruntergeladen hast. Auf diese Weise wird es dir leicht gemacht, die richtige Datei zu finden. Oder doch nicht?

In meinen Augen ist ein großer Nachteil dieser Organisation, dass die Dateien später gar nicht mehr zuordenbar sind, da wir lediglich nach dem Typ unterscheiden. Stammt ein Foto nun aus dem Jahr 2015 oder doch 2018? Wurde das Dokument im Hinblick auf die Steuer erstellt oder handelt es sich doch eher um eine Notiz aus der Uni?

Mischformen – die Lösung?

Betrachten wir beide Möglichkeiten der Datenorganisation sehen wir, dass jede Variante Vor- und Nachteile hat. Aus diesem Grund stellt sich schnell die Frage, ob eine Kombination beider Möglichkeiten nicht deutlich einfacher und sinnvoller ist. Und in meinen Augen ist sie das!

Auf meinem NAS speichere ich alle meine Daten, um sie auf allen Geräten zur Verfügung zu haben. Dazu gibt es beispielsweise einen Ordner Medien, der sowohl Bilder, Musik und Videos enthält. Bis dahin handelt es sich um eine Organisation nach Dateityp.

Nun unterteile ich meine Dateien jedoch weiter. Ich erstelle Ordner für einzelne Lebenslagen oder Projekte, über die ich den Überblick behalten möchte und auch muss. Bei meinen Bildern gibt es daher Ordner, um die Hundebilder von den Bildern für den Blog zu trennen. Wenn ich nun ein ganz bestimmtes Bild suche, navigiere ich in die Medien und zu den Bildern, wähle dann mein gewünschtes Projekt aus und finde sehr schnell mein Ziel.

Arbeite ich dagegen für die Uni an einer wichtigen Hausarbeit, die sowohl Bilder und Text beinhaltet, erstelle ich mir im Ordner Studium einen weiteren Ordner mit dem Titel meiner Hausarbeit. Dort kann ich nun sämtliche Dateien sammeln, die ich schnell benötige. Dabei muss ich natürlich besonders darauf achten, dass ich meine Struktur so aufbaue, dass ich diese je nach Bedarf in den einzelnen Unterordner anpassen kann. Eine Benennung nach Dokumenten ist daher eher schwierig, denn ich rechne hier nicht damit, dass sich in diesem Ordner Bilder befinden.

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Alternativen zu beiden Formen

Wie mit vielen Dingen im Leben ist weder die eine, noch die andere Struktur für jedes Problem die Lösung. Aus diesem Grund lohnt es sich daher, sich weitere Möglichkeiten anzusehen, nach denen sich Dateien gliedern lassen.

Blicken wir nun gemeinsam auf mehrere Vorschläge, wie sich Dateien organisieren lassen, so dass du den Überblick in deinem Chaos behalten kannst. Hierzu habe ich mir bei anderen Bloggern Inspirationen angesehen, die ich dir an dieser Stelle gerne vorstellen möchte. Ich verlinke dir außerdem den passenden Artikel, damit du bei Bedarf und Interesse selbst genauer nachlesen kannst, was sich hinter dem jeweiligen Prinzip verbirgt.

Das 7-Ordner-System

Entdeckt habe ich das 7-Ordner-System bei Elisabeth Köller, die den Blog Paper.Minimalist betreibt. Sie sagt von sich, dass sie schon ihr ganzes Leben gerne sortiert hat. Und ich finde, das sieht man ihrem Blog auch durchaus an. Sehr aufgeräumt, sortiert und minimalistisch wirkt das Design, das durchaus angenehm anzusehen ist. Großes Kompliment von meiner Seite an dieser Stelle.

Das 7-Ordner-System ist eine Ordnerstruktur für das papierlose Büro und basiert darauf, dass du dir maximal 7 Order auf jeder Hierarchiestufe anlegst. Dabei solltest du maximal 3 Stufen nach unten gehen. Das bedeutet, dass du mit maximal 3 Klicks zu deinen Dateien gelangst und sofort Zugriff auf alle wichtigen Informationen hast.

Auf mich wirkt das System durchaus interessant, hat jedoch sicherlich auch Nachteile. Bei einer Vielzahl von Projekten beispielsweise stößt in meinen Augen die Möglichkeit von maximal 7 Ordnern über 3 Ebenen schnell an seine Grenzen. Rein rechnerisch ergeben sich so maximal 399 Ordner, die ich vermutlich schon durch meine Gliederung der Bilder für den Blog erreicht habe. Dazu kommen für mich noch wichtige Unterlagen wie Verträge, Rechercheinformationen und Rechnungen.

Trotzdem kann ich mir vorstellen, dass gerade im Privathaushalt ein solches System durchaus Potenzial bietet, um für einen Überblick im Chaos zu sorgen. Es ist demnach nicht verkehrt, sich dieses System einmal genauer anzusehen.

Die Ohne-Ordner-Struktur

Ein weiterer Ansatz ist der, dass du gar keine Ordner für dein papierloses Büro brauchst. Ivan Blatter erzählt in seinem Blog, dass er seit langer Zeit nahezu ohne jegliche Struktur arbeitet und sich auf die Suchfunktion seines PCs verlässt. Er gibt aber direkt auch zu bedenken, dass diese Art nur dann funktioniert, wenn du nicht so viele Dateien hast.

Ich selbst betrachte diesen Ansatz für die Ordnerstruktur für das papierlose Büro eher kritisch. Zwar verlasse auch ich mich gerne auf die Suchfunktion des PCs und das funktioniert sehr gut. Doch wenn du Dokumente scannst und kein OCR nutzt, musst du dich vollständig auf die Dateinamen verlassen.

Gerade Unternehmen, Blogger oder andere Gewerbetreibende werden mit dieser Möglichkeit nicht glücklich. Für den Privatgebrauch würde ich aber dringend dafür plädieren, mehr auf die Suchfunktion zu setzen. Sie ist gerade in Kombination mit OCR sehr interessant und genügt sicherlich auch den meisten Anforderungen.

Bedenken muss man dabei jedoch, dass nicht jedes Gerät immer eine exzellente Suchfunktion bietet. Gerade beim mobilen Zugriff auf die Dateien ist es in meinen Augen oft fraglich, ob man so schnell zu seinen Dokumenten kommt. Spätestens wenn mehrere Benutzer gemeinsam Dateien ablegen sollte man sich daher Gedanken machen, ob man nicht doch eine Struktur einführen möchte.

Struktur nach Stellen

Stefan Nehls beschreibt in seinem Blog eine ganz andere Art der Sortierung. Er hat sich Gedanken dazu gemacht, welche Arten von Dokumenten er speichern muss. Daraus entstand eine ganze Liste von Arten, wie beispielsweise Steuerbescheide oder Kontoauszüge. Diese hat er dann in einer höheren Ebene nach der Stelle aufgeteilt, von der er die jeweiligen Dateien bekommen hat.

In der Praxis würde es demnach so aussehen, dass du den Namen der Bank als Ordnername wählst und darin Unterordner für die einzelnen Dokumente anlegst. Diese Struktur kommt der Organisation nach Projekten schon sehr nahe und ist in meinen Augen auch durchaus zu empfehlen.

Ich denke, dass diese Art der Dateiorganisation auch in Unternehmen sehr gut funktionieren kann. Zumindest in der Verwaltung. Hier gibt es unterschiedliche Arten von Dateien zu handhaben, die jeweils eindeutig einem anderen Unternehmen oder einer Privatperson zugeordnet werden können. Kleingewerbetreibende sollten sich daher eventuell überlegen, diese Struktur generell in ihren digitalen Alltag zu übernehmen.

Weitere Informationen zu dieser Variante findest du selbstverständlich im oben verlinkten Artikel, den ich sehr inspirierend fand.

Ordnung ist das halbe digitale Leben

Als Kinder wurde uns beigebracht, dass wir immer für Ordnung sorgen sollen. Das ging uns in jungen Jahren sicherlich auf den Keks, doch hat schon seine Richtigkeit. Im digitalen Alltag sollten wir uns diesen Rat daher immer wieder zu Herzen nehmen. Festplatten sind nicht gerade der teuerste Punkt bei der Digitalisierung, doch verursachen dennoch Kosten.

Täglich sollten wir uns daher mit der Frage beschäftigen, ob wir bestimmte Dokumente noch brauchen oder wirklich alles speichern müssen, was uns in die Hände kommt. Ähnlich wie Dennis Vitt plädiere ich stark dafür, dass wir in unserer Ordnerstruktur für das papierlose Büro immer wieder ausmisten. Unterlagen, die wir wirklich seit Jahren nicht mehr angerührt haben, können bedenkenlos gelöscht werden.

Wer sich dennoch nicht von seinen Daten trennen möchte, kann sich eine externe Festplatte anschaffen. Diese dient der Archivierung und beinhaltet alle Dokumente in einer sauberen Struktur, die wir nicht mehr täglich brauchen. Nach dem Archivieren wandert die Festplatte dann an einen sicheren Ort und kann bei Bedarf wieder angeschlossen werden. Bis dahin entlastet die Archivierung allerdings dein tägliches Leben und sorgt für Sauberkeit im digitalen Bereich.

Der ultimative Pro-Tipp

Haben dich die bisherigen Lösungen für eine sinnvolle Ordnerstruktur auf dem PC noch nicht überzeugt? Dann kann ich dir noch eine weitere Empfehlung geben. Denn seit einiger Zeit verwende ich in meinem Zuhause das System paperless ngx. Damit finde ich nicht nur meine Dokumente sehr schnell wieder, sondern kann sie auch entsprechend kategorisieren.

Mit paperless ngx reicht es, wenn du ein Stichwort aus dem Dokument oder sogar nur den Korrespondenten kennst. Mit der starken Suche und Unterstützung durch maschinelles Lernen hebst du die Arbeit mit deinen Dokumenten auf ein völlig neues Level.

Und glaub mir, ich habe lange mit mir gehadert. Soll ich mir wirklich ein neues System ans Bein binden? Inzwischen kann ich dir jedoch sagen, dass es sich vollumfassend gelohnt hat. Ich will paperless ngx nicht mehr missen und archiviere darin wirklich sehr fleißig all meine Dokumente, die ich so bekomme und mit denen ich arbeiten muss.

Paperless ngx kann kostenlos von dir bezogen und genutzt werden. Da es sich um Open Source handelt, sind keine Lizenzkosten oder ähnliches fällig. Schau es dir gerne mal näher an.