Paperless ngx mit n8n erweitern: Erinnerungen und Ablaufdaten automatisieren

Paperless ngx ist beliebt. Nicht zuletzt, weil es Dokumente sehr effizient und gut verwalten kann. Mein eigenes Archiv ist auf über 770 Dokumente angewachsen. Beeindruckend viel.

Ohne OCR und die Volltextsuche wäre ich mittlerweile wahrscheinlich echt aufgeschmissen. Denn selbst auf dem Smartphone greife ich schnell zur App und suche mir die passenden Dokumente innerhalb von Sekunden raus. Das hat meinen eigenen Arbeitsablauf massiv erleichtert und vor allem verbessert.

Mein eigentliches Problem ist aber immer wieder, dass die Dokumente dort liegen und es eben einfach nur ein digitales Archiv ist. Manchmal habe ich sogar schon wichtige Informationen total vergessen. Eingescannt, in paperless ngx abgelegt und nie wieder dran gedacht. Das kann mitunter ganz schön blöd laufen, wenn es sich dabei um Rechnungen handelt. Zum Glück war es das in meinem Fall nicht.

Aber nicht nur das ist ein Punkt.

Ich will meine Dokumente für mich arbeiten lassen. Mein Kopf ist nicht der richtige Ort für Fristen oder Ablaufdaten. Das Dokumentenmanagementsystem hingegen schon. Denn es soll meine Dokumente verwalten und mit ihnen arbeiten. Ein digitales Datengrab brauche ich in meinem Leben nicht. Dafür gibt es schon die Schublade mit Bedienungsanleitungen.

Paperless als aktives Dokumentenmanagement

Okay, gehen wir mal einen Schritt weiter in die Praxis.

Eine reine Dokumentenablage, ob digital oder analog, bringt erstmal nicht viel. Außer dass die Dokumente an einer Stelle gesammelt sind. Die Magie kommt sozusagen erst mit den Funktionen wie Volltextsuche, OCR oder Tags und Kategorisierungen.

Wenn wir aber in der Praxis mal schauen, dann sehen wir schnell noch mehr Bedarf. Denn es gibt so häufig Dokumente mit Erinnerungsbedarf, wie zum Beispiel:

• Versicherungen
• Strom-/Gasverträge
• Handyverträge
• Mietunterlagen
• Wartungsverträge

Oder es gibt hingegen Dokument mit Ablaufdatum. Dazu gehören gerne mal:

• Reisepass
• Personalausweis
• Zertifikate
• Garantien
• Temporäre Bescheinigungen

Wenn wir uns nicht aktiv um diese Art von Dokumenten kümmern, dann liegen sie auch in Jahren noch herum und haben eigentlich keinen wirklichen Mehrwert geschaffen. Genau das muss aus meiner Sicht ein Dokumentenmanagementsystem verhindern. Denn es steckt ja auch schon der Begriff „Management“ drin. Es geht also nicht um ein reines Archiv wie im Großkonzern.

Die Grundlage: Custom Fields

Um sich genau diese zwei Arten von Dokumenten vorzunehmen, eigenen sich die Custom Fields sehr gut. Sie können nämlich zu jedem Dokument einen ergänzenden Kontext liefern. Zusätzlich sind sie über die API erreichbar, was gleich für die Workflows von entscheidender Bedeutung sein wird.

Was es genau mit den Custom Fields (dt.: Benutzerdefinierte Felder) auf sich hat, habe ich dir ausführlich in meinem Beitrag über die Best Practices mit paperless ngx erklärt.

Auf genau dieses Konstrukt stützen wir uns nun, indem wir zwei benutzerdefinierte Felder anlegen:

• Ablaufdatum
• Erinnerungsdatum

Mit diesen beiden Angaben können wir einen Tag hinterlegen, der sozusagen in jedem Fall zum Stichtag wird.

Diesen Stichtag wiederum machen wir uns dann für die Automation zu nutze, in dem wir auf genau diese Felder hören werden. Gibt es sie hingegen nicht, wird es weder eine Erinnerung geben, noch ein Ablaufdatum. Mit dem Dokument passiert also ohne das Setzen gar nichts.

Die größte Flexibilität besteht damit darin, dass du selbst der Entscheidungsträger bist. Paperless ngx selbst erhält damit zwar keine neue Funktion, liefert aber die wichtigste Datenbasis zur Weiterverarbeitung, ohne dass wir irgendwas Komplexes erfinden müssen.

n8n liefert die Workflows

Ich nutze n8n als meine Automatisierungsplattform für alle Dinge, die nicht in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Smart Home stehen. Da ist es für mich naheliegend, dass ich diese Plattform auch dafür nutze, um mein paperless ngx weiter aufzubohren und mit Zusatzfunktionen auszustatten.

Einen guten Überblick liefere ich dir über dieses System in meinem Artikel n8n im Smart Home & Workflow-Automatisierung.

Kurzum: Ich habe zwei Workflows im Einsatz, die direkt auf paperless ngx zugreifen können. Sie arbeiten zeitgesteuert und werden täglich ausgeführt zu einem festen Zeitpunkt. So kann ich sicherstellen, dass es mit dem Datum keine Probleme gibt und ich zum richtigen Zeitpunkt erinnert werde. In meinem Fall ist das immer am Morgen, wo ich noch sehr gut aufnahmefähig bin und meinen Tag strukturiere.

Damit du mir besser folgen kannst, sehen wir uns die beiden Workflows nun im Detail an und sprechen auch über die Implementierung. Insbesondere darüber, wie die Workflows mit paperless ngx zusammenarbeiten.

Workflow 1: Dokumente automatisch löschen

Ist ein Dokument mit einem Ablaufdatum in paperless ngx versehen, kann unser Workflow diese Dokumente finden. Hierzu rufen wir die API von paperless ngx auf, um eine eigene Suche auf Basis unserer Dokumente durchzuführen. In der Suche fragen wir paperless nach allen Dokumenten, die im benutzerdefinierten Feld das heutige Datum stehen haben.

Dann gibt es zwei Optionen: Entweder es kommt ein JSON mit den entsprechenden Dokumenten zurück (eins oder mehrere) oder es gibt eine leere Rückgabe.

Im Falle einer leeren Rückgabe, ist heute kein Dokument zur Löschung fällig. Wird hingegen mindestens ein Dokument gefunden, kann der Workflow seine Arbeit fortsetzen.

Das Fortsetzen sieht dann vor, dass die ID von jedem Dokument wieder an paperless ngx zurück geliefert wird mit dem Befehl, das Dokument zu löschen. Hierzu bietet das System eine passende API, die wir bequem von n8n ansprechen können.

Nach dem Löschen ist der Workflow dann beendet, unser paperless ngx aufgeräumt und weniger Datenmüll verbleibt auf dem eigenen System. Wir laufen also nicht Gefahr, dass wir in 3 Jahren eine Unmenge an Dokumenten haben, die eigentlich gar nicht mehr relevant sind.

Einziger Haken an diesem Workflow: Du musst das Ablaufdatum selbst setzen. Denn von Haus aus gibt es keinen Mechanismus, der das für dich übernehmen kann. Also im Grunde fasst du jedes Dokument trotzdem händisch an. Aber musst es eben zum Entfernen nicht nochmal extra anfassen.

Meine typischen Anwendungsfälle für diesen Workflow sind Reiseunterlagen oder auch Rechnungen. Denn sind wir mal ehrlich, in 5 Jahren brauche ich die Rechnung von meinem iPhone-Ladekabel nun mal wirklich nicht mehr. Sofern ich sie überhaupt in paperless ngx habe. Aber du verstehst, es gibt immer Dokumente, die man irgendwann nicht mehr braucht.

Ohne Bereinigung entsteht Datenmüll. Insbesondere weil paperless eben auch ein Archiv ist. Und so kann man ganz gezielt dagegen steuern. Bis zum Stichtag könnte ich mich darüber hinaus auch noch anders entscheiden.

Workflow 2: Dokumente zur Erinnerung markieren

Sehr ähnlich zum ersten Workflow funktioniert auch der zweite. Der einzige Unterschied besteht darin, dass wir keinen API-Aufruf zum Löschen machen, sondern eine Erinnerung versenden. Die Erinnerung kann dabei auf verschiedenen Wegen versendet werden.

Üblicherweise verwendet man in n8n aufgrund der einfachen Anbindung gerne Telegram. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass du Home Assistant integrierst und die Benachrichtigungen dann als Push über die Home Assistant App verschickst. Welchen Weg du wählst, steht dir im Grunde frei und hängt von deinen eigenen Vorstellungen ab.

Ich habe mich in meinem Fall für einen Versand über Telegram entschieden, weil ich meine Dokumente und das Management dahinter gezielt vom Smart Home entkoppeln will. Ich habe etwas die Sorge, dass es sonst einfach bei anderen Benachrichtigungen untergehen würde.

Jedenfalls läuft auch hier der Workflow wieder wie gewohnt los und führt seine Abfrage auf paperless ngx per API aus. Die zurück gelieferte Liste von Dokumenten sind dann jene, die für die Erinnerungen wichtig sind. Wir senden also pro gefundenem Dokument eine Benachrichtigung.

Besonders charmant finde ich an der API, dass sie nicht nur eine ID des Dokuments liefert, sondern auch weitere Informationen. So kann ich dann meine Telegram-Nachricht wie folgt aufbauen:

• Dokumentenname
• Eigene Notizen zum Dokument (können in paperless ngx hinterlegt werden)
• Standardtext, dass ich daran erinnert werden wollte

Ich habe also durch meine Benachrichtigung nicht nur die Möglichkeit den Namen des Dokuments zu erfahren, sondern würde auch direkt meine eigenen Notizen sehen. Die komplette Verwaltung erfolgt also auch hier wieder in paperless ngx und der Workflow ist eigentlich nur der verlängerte Arm für die Benachrichtigung.

Durch meine eigenen Notizen kann ich zudem noch wichtige Informationen ergänzen, die dann auch gezielt dann auftauchen, wenn ich mich nochmal mit dem Dokument beschäftigen soll.

In meinem Leben spielt dieser Workflow vor allem dann eine Rolle, wenn es zum Beispiel um wichtigen Schriftverkehr geht, der auf Rückmeldung wartet. Oder auch Reiseunterlagen, die man möglicherweise erst in 2 Monaten braucht. Wenn du zum Beispiel deinen Reisepass digitalisierst, kannst du dich auch vor Ablauf erinnern lassen. Das ist auch immer ganz praktisch, weil man so nichts aus dem Blick verliert.

Konkrete Umsetzung am Beispiel

Damit du beide Workflows umsetzen kannst, musst du die Basics verstehen. Hierzu spielen in meinem Setup drei Systeme eine entscheidende Rolle: paperless ngx als Datenlieferant, n8n als Automatisierungsplattform und Telegram zur Kommunikation. Im nachfolgenden Beispiel stütze ich mich dazu auf meinen Workflow für Erinnerungen.

In paperless ngx legst du je ein benutzerdefiniertes Feld an (in meinem Fall heißt es „Erinnerung“), das du für dein Vorhaben brauchst.

In n8n wiederum brauchst du deinen API-Key von paperless ngx, so dass du per API darauf zugreifen kannst:

GET http://IP-VON-PAPERLESS:PORT/api/documents/

Query-Parameter
custom_field_query: ["Erinnerung","exact","{{ $now.format("yyyy-MM-dd") }}"]

n8n wird daraufhin das jetzige Datum nehmen und damit die Abfrage starten. Also sieht das Datum zum Beispiel so aus: 2026-06-15. Alle Dokumente, die dieses Datum gesetzt haben, werden daraufhin von paperless ngx zurück geliefert. Wichtig ist, dass du bei den Query-Parametern immer das custom_field_query angibst. Denn so weiß paperless ngx, welche Attribute du von deinen Dokumenten abfragen willst.

Danach habe ich in n8n eine IF-Bedingung. Sie prüft, ob mehr als 0 Dokumente zurück geliefert wurde. Falls ja, wird der Workflow fortgesetzt. Das hilft dabei, dass die Benachrichtigung nicht mit leeren Werten weitergeführt wird. Innerhalb der Benachrichtigung rufe ich dann verschiedene Informationen vom Dokument ab, da es uns als gesamtes JSON vorliegt. Und so baue ich dann meine Benachrichtigung zusammen, welche über Telegram (über einen Bot) an mich verschickt wird. Aktuell sind bei mir nur der Titel des Dokuments drin und ein Standardtext.

Übrigens: Den API-Key kannst du in n8n als Credential anlegen mit Generic Credential Type und Header Auth. Dann musst du ihn nicht jedes mal in jedem Node hinterlegen und kannst an einer zentralen Stelle deinen API-Key verwalten. Das macht es im Falle eines Austauschs wesentlich leichter.

Eine alternative Möglichkeit zum Abfragen von Dokumenten wäre folgendes Konstrukt, welches ich auch für das Löschen von Dokumenten nutze:

["Dokument läuft ab","lte","{{ $now.format("yyyy-MM-dd") }}"]

In diesem Fall werden alle Dokumente gesucht, deren „Dokument läuft ab“-Feld kleiner gleich dem eingesetzten Datum ist. Eine vollständige Liste der möglichen Operatoren findest du in der offiziellen Dokumentation im Bereich REST API.

Warum ich n8n nutze

Jetzt kannst du zurecht auf die Fragestellung kommen, warum ich hierfür eigentlich n8n einsetze. Und die Antwort ist ziemlich simpel: Weil es einfach ist.

Ich habe n8n schon seit einigen Monaten im Einsatz und es leistet mir treue Dienste. Es entlastet mich bei Social Media, hilft mir beim Erstellen meines Contents und übernimmt wichtige Hintergrundaufgaben organisatorischer Natur. Und da genau dieses Konstrukt so zuverlässig funktioniert, habe ich mich dafür entschieden. Meine Top-Automationen mit n8n habe ich dir im Blog auch schon festgehalten.

Du könntest aber genauso gut ein einfaches Skript schreiben, welches regelmäßig per Cronjob ausgeführt wird. Der Weg ist im Grunde nicht wichtig, nur das Ziel ist hier das Entscheidende. Und ich bin ganz ehrlich. Wenn ich n8n nicht im Einsatz hätte, würde ich mir wahrscheinlich durch Claude ein Skript schreiben lassen, das direkt auf dem Host läuft. Und dann wäre die Thematik auch schon erledigt.

Und vielleicht ist das auch eine gute Inspiration, um einen zweiten Weg zu verdeutlichen, wie man auch zum Ziel kommt. Denn es muss nicht n8n selbst sein.

Aber ich denke du verstehst, worauf ich hinaus will. Du solltest dich hier an dieser Stelle nicht zu sehr an n8n klammern. Stattdessen ist eher das Konstrukt interessant, wie ich paperless ngx aufgebohrt habe. Um eben noch mehr von dem zu haben, was ich für meine tägliche Arbeit brauche. Deshalb sage ich auch immer so schön, dass nicht der Weg entscheidend ist, sondern das Ziel. Mehrere Wege können zum gleichen Ziel führen.

Mögliche Erweiterungen

Nachdem wir nun das gesamte Konstrukt klar abgesteckt haben, können wir uns Gedanken um mögliche Erweiterungen machen. Denn eines sollte ganz klar sein: Da gibt es schon noch einiges an Potenzial, das man ausschöpfen könnte. Einige Beispiele hierfür, die mir einfallen:

Zusammenfassung per AI: Damit du auch nach Wochen oder Monaten bei einer Erinnerung noch weißt, worum es geht, könnte eine AI das Dokument einmal zusammenfassen bevor du eine Telegram-Nachricht bekommst.

Mehrstufige Erinnerungen: Um genug Vorbereitungszeit zu haben, könnte eine Erinnerung schon 7, 14 oder 30 Tage vorher auslösen. So bleibt dir genug Zeit, dich auf etwas vorzubereiten.

Home Assistant integrieren: Eine eigene Entität könnte die Erinnerung an etwas beinhalten. Diese Entität wird dann wiederum auf deinem Dashboard angezeigt.

Export in anderes System: Wenn du stattdessen lieber ein Langzeitarchiv nutzen willst, könntest du einen Workflow dafür bauen. Er exportiert am Stichtag das Dokument und löscht es in paperless ngx.

Dokument zuschicken lassen: Am Stichtag könnte das Dokument im Original an dich gesendet werden. So hast du es direkt griffbereit, wenn du es brauchst.

Mit Kalender kombinieren: Auf Basis des eigenen Kalenders könnte ein Workflow zum passenden Meeting die richtigen Dokumente beisteuern.

Wie du also siehst, gibt es diverse Möglichkeiten, wie man das ganze System noch weiter ausreizen könnte. Wobei ich mich aktuell mit meinen beiden Workflows sehr zufriedengeben kann. Mir genügt es.

Zusammenfassend

Wie du nun in meinem Artikel gesehen hast, gibt es bei paperless ngx einiges an Potenzial, das bislang noch nicht vollständig ausgereizt ist. Und in der Praxis merkt man schnell, was fehlt. Glücklicherweise gleicht die API das sehr gut aus, da man so noch die Möglichkeit an die Hand bekommt, etwas eigenes zu bauen.

Mir fiel einfach immer wieder auf, dass die Dokumente eigentlich häufig im System verstauben. Und wenn ich einen Stichtag hatte, musste ich trotzdem wieder suchen. Oder ich habe dazu geneigt, es zu vergessen. Denn manchmal bin ich schon echt vergesslich. Das muss ich ganz ehrlich zugeben.

Außerdem helfen geeignete Workflows dabei, dass das ganze System etwas lebendiger und nützlicher wird. Wir können uns sehr praktisch unterstützen lassen und unsere Dokumente „arbeiten“ für uns. Das macht vieles in der Praxis leichter.

Nehmen wir uns zum Beispiel das Potenzial, dass Dokumente pünktlich zum Meeting auf unserem virtuellen Schreibtisch bereit sind. Was könnte da denn noch einfacher sein? So ersparen wir uns vieles an Vorbereitungszeit, die wir sonst immer wieder investieren müssten.

Wie verwaltest du deine Fristen und Dokumente? Und worin siehst du Potenzial, um das vorhandene Konstrukt weiter aufzubohren?

Ergänzende Downloads:

• Workflow zum Löschen alter Dokumente
• Workflow zur Erinnerung an Dokumente